Электронный документооборот 1С ЭДО

Введение электронного документооборота на предприятии – не новшество, а необходимость, обусловленная требованиями современности. Успешное ведение бизнеса предполагает экономию трудовых часов на обработку входящей и исходящей корреспонденции, архивирование и оперативный поиск необходимой информации. Существует множество программ для организации электронного документооборота компании, однако при наличии любого программного продукта семейства 1С, необходимость приобретения дополнительного программного обеспечения отпадает сама собой.

Что такое 1С-ЭДО и для чего он нужен?

С абсолютной уверенностью можно сказать, что все документы действующих хозяйствующих субъектов формируются изначально в электронном виде с применением компьютерной техники. Это и письма в различные государственные органы и контрагентам, счета-фактуры, накладные, годовые и квартальные отчеты. Затем происходит процесс распечатывания на принтере, визирование у лиц, имеющих право подписи, отсылка корреспонденции либо, опять же, сканирование уже с подписями и печатями компании с последующей отправкой адресату в электронном виде.

Система электронного документооборота 1С позволяет экономить до 90% времени компании на осуществление всех вышеуказанных операций.

В отличие от классического внутреннего документооборота система позволяет в режиме реального времени осуществлять процедуры создания, проверки и визирования документов, а также отслеживать время начала и окончания работы над документом, его архивирование и быстрый поиск содержащейся в нем информации. Правовая база для этого в России уже имеется: Федеральный закон от 06.04,2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи», Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 года №1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» и пр.

Компания 1С совместно с крупнейшим оператором передачи электронной отчетности Такском разработала модуль «1С-Такском», позволяющий организовать электронный документооборот не только с контролирующими органами, но и с контрагентами компании, а также вести внутренний документооборот. Соответствующий модуль реализован почти во всех продуктах семейства 1С.

Затраты на внедрение ЭДО

Использование в компании внешнего ЭДО в 1С 8.3 не потребует больших дополнительных затрат. В первую очередь необходимо подписать договор с оператором передачи данных (как правило, организации выбирают в качестве такого оператора компанию, через которую отправляют электронную отчетность), приобрести флешку с электронно-цифровой подписью, а также установить программу Крипто-Про на компьютеры (если ваша компания участвует в электронных торгах, программа уже установлена на вашем компьютере). Цену 1C ЭДО вы можете посмотреть на нашем сайте или узнать у наших специалистов.

Настройка ЭДО в 1С. Электронный документооборот между организациями

После проведения вышеуказанных процедур, необходимо в 1С зайти в меню справочника «Контрагенты».

При нажатии кнопки «Создать» всплывает окно для формирования карточки нового контрагента. В ячейке «Автоматическое заполнение реквизитов по ИНН или наименованию» вводите имеющиеся у вас сведения и нажимаете кнопку «Заполнить». Система автоматически заполняет карточку на основании сведений, находящихся в едином реестре юридических лиц: краткое и полное наименование организации, ОГРН, юридический адрес.

Также возможно внести изменения в карточки уже введенных в систему контрагентов.

Далее необходимо перейти в меню «Администрирование – Обмен электронными документами».

Ставим галочку в ячейке «Электронные подписи» раздела «Электронные подписи и шифрование».

Важно! Для облегчения работы в 1С-ЭДО разработчики предусмотрели возможность электронной отправки «Заявления на выпуск сертификата» в удостоверяющий центр.

Для этого нужно перейти в раздел «Настройки цифровой подписи и шифрования», заполнить поля заявления, распечатать его, либо направить в удостоверяющий центр в электронной версии.

Далее нажимаем раздел «Обмен с контрагентами», который раскрывается следующими подразделами.

При установлении галочки в поле «Сервисы ЭДО» подразделы автоматически становятся активными. Необходимо выбрать «Подключиться к сервису 1С-ЭДО» и «Подключиться к сервису 1С-Такском». При нажатии данных ячеек открывается окно «Помощник подключения к сервису 1С-ЭДО».

При нажатии ячейки «Сертификат» открывается окно «Выбора сертификата для шифрования и расшифровки данных», в котором вы можете выбрать приобретенный для отправки корреспонденции сертификат.

После выбора сертификата нужно нажать на кнопку «Далее», в открывшемся окне набрать выданный оператором передачи данных пароль.

После необходимо вернуться в окно «Подключения к сервису 1С-ЭДО» и последовательно заполнить поля идентификатора организации и закрыть окно, нажав кнопку «Готово».

При подключении к сервису 1С-Такском также необходимо последовательно заполнить аналогичные поля выбора сертификата и внесения пароля.

В профиле настроек ЭДО открывается окно «Помощник настройки прямого обмена с контрагентами», в котором последовательно заполняются поля идентификатора организации (он выдается при регистрации компании в системе ЭДО, его необходимо запросить у оператора передачи данных), способ обмена и сертификат.

После заполнения профилей настроек ЭДО необходимо перейти в подраздел «Настройки ЭДО». Данный раздел заполняется по каждому контрагенту отдельно.

При нажатии кнопки «Создать» возникает окно, в котором последовательно заполняется информация из профиля настроек ЭДО, наименование контрагента, его договор и идентификаторы получателя и отправителя.

Электронный документооборот через 1С настраивается по желанию потребителя с проверкой полученной корреспонденции в соответствии с расписанием (один раз в день или же ежечасно). Данная функция становится весьма актуальной в свете того, что в соответствии с действующим законодательством компании обязаны проверять корреспонденцию из Пенсионного фонда ежедневно.

Электронный документооборот в организации настраивается как с автоматической отправкой корреспонденции, так и с ручной, когда бизнес-процесс требует дополнительного контроля в этой части.

В случае заполнения в реквизитах организации логотипа и печати организации, в электронных документах проставляются отсканированные печать и подписи ответственных лиц.

Настройка роуминга

Для того чтобы обмениваться счетами-фактурами, УПД, актами и другими документами с контрагентами, необходимо настроить роуминг между вашими операторами. При этом между рядом операторов реализован механизм автоматической настройки роуминга, то есть без вашего участия. Между операторами, входящими в Хаб 1С: Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ и Удостоверяющим центром, роуминг настраивается автоматически. Но если ваш контрагент использует Контур.Диадок, что случается довольно часто, то роуминг надо настраивать вручную. Это очень трудоемкий процесс, который может занимать от 5 до 30 дней. Статус настройки автоматически не отображается, отслеживать его надо самостоятельно. Такая настройка роуминга отнимает много сил и усложняет процесс обмена электронными документами.