Что такое ЭДО: основные понятия

https://wiseadvice-it.ru/publichnaya-oferta/ https://wiseadvice-it.ru/publichnaya-oferta/

Что такое 1С-ЭДО и для чего он нужен?

ЭДО (Электронный Документооборот) — это цифровая среда, где компании и физлица передают друг другу юридически значимые бумаги без единого листа. Вместо кипы документов на столе — файлы формируются в электронном виде, неотделимо заверяются Электронной Подписью (ЭП) и мгновенно отправляются через защищенные операторские платформы. Результат: полная замена бумажного оборота на легальный, быстрый и контролируемый процесс. ЭДО значительно ускоряет и упрощает обмен информацией с клиентами, поставщиками, государственными органами и внутри самой компании. Он позволяет эффективно контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально разрозненными подразделениями.

Введение электронного документооборота на предприятии – не новшество, а необходимость, обусловленная требованиями современности. Успешное ведение бизнеса предполагает экономию трудовых часов на обработку входящей и исходящей корреспонденции, архивирование и оперативный поиск необходимой информации. Существует множество программ для организации электронного документооборота компании, однако при наличии любого программного продукта семейства 1С, необходимость приобретения дополнительного программного обеспечения отпадает сама собой.

В рамках электронного документооборота (узнать стоимость эдо 1с) все документы создаются и обрабатываются в электронном формате, подписываются электронной цифровой подписью, что обеспечивает их юридическую значимость.

Преимущества использования Электронного Документооборота:

• Экономия времени. Заполнение электронных документов значительно быстрее, чем их бумажных аналогов. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.
• Экономия средств. Электронный документооборот снижает расходы на бумагу, картриджи для принтеров и архива. Эти экономии могут быть значительными, особенно для крупных организаций.
• Скорость обработки. Электронные документы доставляются адресату мгновенно после отправки, что существенно ускоряет рабочие процессы и повышает общую эфективность бизнеса.
• Безопасность. Передача информации через ЭДО осуществляется по защищенным каналам с высоким уровнем безопасности, минимизирует риск утечек или данных.

Типы:

• Внутренний ЭДО. Используется для работы с документами внутри компании, когда нет необходимости взаимодействия с внешними структурами. Это упрощает внутренние процессы и повышает прозрачность документооборота внутри организации.
• Внешний электронный документооборот. Предназначен для взаимодействия с партнерами, клиентами или государственными органами. Это позволяет эффективно обмениваться документами с внешними сторонами, ускоряя бизнес-процессы и улучшая сотрудничество.

Электронный документооборот далеко не новое явление в индустрии информационных технологий, в последние годы получившее к тому же поддержку государства в виде госпрограмм, законов и мероприятий по популяризации. Но, несмотря на это, документооборот в цифровом виде – явление все еще не массовое, хотя внедрение его в организации может не только упростить отношения с контрагентами, но и значительно сократить издержки бизнеса.

Подтверждением этих слов может стать опыт построения системы электронного документооборота для холдинга Брис-Босфор: Крупнейший российский производитель обуви Брис-Босфор, внедрив систему ЭДО, сократил трудозатраты на работу с документами на 30% во всех своих подразделениях, включая склады, фабрику и офисы.

Для понимания преимуществ использования безбумажного документооборота, а также средств и способов его внедрения, разберем основные понятия и определения.

Электронный документооборот (ЭДО) – это совокупность процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам и договорились о том, чтобы ими обмениваться, необходимо обеспечить ваше с ним цифровое взаимодействие с технической стороны, то есть организовать систему обмена.

В отличие от классического внутреннего документооборота система позволяет в режиме реального времени осуществлять процедуры создания, проверки и визирования документов, а также отслеживать время начала и окончания работы над документом, его архивирование и быстрый поиск содержащейся в нем информации. Правовая база для этого в России уже имеется: Федеральный закон от 06.04,2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи», Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 года №1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» и пр.

Что представляют собой электронные документы и кому они нужны?

Электронные документы – это информация, представленная в электронной форме, пригодной для восприятия, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (например, в программах системы «1С:Предприятие»).

Электронные документы по утвержденным форматам являются неотъемлемой составляющей бухгалтерских и других учетных информационных систем, но для того чтобы такой документ имел юридическую силу подписанного бумажного оригинала, то есть давал право на судебную защиту, он должен быть подписан цифровой подписью ответственного лица.

Список документов, которыми можно обмениваться по электронному документообороту

Электронным может быть любой документ, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его применение или была сделана оговорка на предоставление бумажного оригинала.

Поэтому отдельными законодательными актами вводились:

• Электронные счета-фактуры;
• Трудовые книжки;
• Часть кадровых документов;
• б/л и др.

Виды и способы организации

Самым распространенным примером системы ЭДО является электронная почта. Такая система жизнеспособна и даже может быть эффективной только в том случае, когда обе стороны согласовали свои действия (заключили соглашение). При этом обмен счетами-фактурами (УПД - универсальный передаточный документ) в таком варианте невозможен, т.к. не будет соблюдаться регламент передачи. И это не единственный минус. Почта небезопасный канал с точки зрения взлома, так еще и некоторые контролирующие органы (например, налоговая) по этой причине не принимают документы через почтовый клиент.

Чтобы избежать рисков, связанных с переходом на цифровой документооборот, и обмениваться с контрагентами как неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.), так и формализованными документами (для которых ФНС России официально утвердила формат), правильнее осуществлять оборот электронных документов используя специально созданные системы Операторов электронного документооборота.

Оператор ЭДО – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для обеспечения и поддержки обмена открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между сторонами. По сути, система оператора представляет собой высоконагруженный сервис интернет почты с защищенными каналами связи и шифрованием, обеспечивающими безопасность передачи документов с соблюдением законодательно установленных форматов документов и регламентов передачи.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы операторы примерно одинаковы, но в качестве сервиса могут быть отличия:

• Быстрота отзыва техподдержки;
• Готов ли оператор помогать подключать контрагентов;
• Какие возможности интеграции он предлагает;
• Есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Именно на такие моменты следует обращать внимание при выборе посредника для внедрения электронного ДО в организации.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

При регистрации в системе оператора организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена.

Контрагенту, с которым вам нужно настроить обмен, также придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого – тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи. После отправки и принятия приглашения маршрут будет построен, а обмен с этим контрагентом доступен.

Регистрируясь в системе ЭДО оператора, участник присоединяется к регламенту работы сервиса, поэтому в дальнейшем заключать специальные соглашения с каждым контрагентом не потребуется, значительно облегчая процесс подключения.

Для обмена документами с контрагентами, подключенными к разным операторам электронного документооборота, необходимо настраивать роуминг. При этом не между всеми операторами реализован механизм автоматической настройки роуминга. Например, между операторами, входящими в Хаб 1С (Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр), к которым можно подключиться через сервис 1С-ЭДО, есть прямой роуминг, который настраивается самостоятельно без вашего участия. Однако если ваш контрагент использует Контур.Диадок, что бывает довольно часто, а вы – 1С-ЭДО, то придется проходить процедуру настройки роуминга, которая может занимать в среднем 5-6 дней. Статус настройки не отображается автоматически, его надо отслеживать самостоятельно, а это крайне неудобно.

Специалисты WiseAdvice, которые имеют опыт разработки документооборота более 26 лет, создали технологию безроумингового документооборота– WA:ЭДО, которая существенно упрощает процесс обмена электронными документами. Технология позволяет работать с операторами в едином интерфейсе: личном кабинете, 1С (благодаря глубокой интеграции) или эмейлу. Являясь агрегатором операторов электронного документооборота, мы можем отправлять исходящие документы самым дешевым маршрутом. Расширенный функционал включает, например, настройку маршрутов согласования и автоподпись документов. WA:ЭДО делает электронный документооборот простым, удобным и дешевым. Технология доступна под проектное внедрение на вашей территории.

Основные функции электронного документооборота

Помимо стандартного обмена формализованными и неформализованными документами, оператор предоставляет пользователям готовый сервис и автоматически выполняет важные функции:

• Уведомляет ФНС о присоединении к обмену (важно при обмене счетами-фактурами);
• Обеспечивает конфиденциальность обмена информацией, используя защищенные каналы передачи данных;
• Следит за форматами и регламентами (например, при обмене электронными счетами фактурами) и гарантирует соблюдение законодательства РФ;
• Проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов;
• Гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом;
• Реализует обмен приглашениями.

Как понять, нужен ли переход на ЭДО и каковы будут последствия?

1. Прежде всего, нужно узнать, используют ли ваши партнеры документооборот в цифровом виде. Для этого можно обратиться за помощью к предполагаемому оператору или разослать всем партнерам письма с запросом.
2. После получения информации оценить объем документов с контрагентами, которые уже используют ЭДО.
3. Даже если список контрагентов, технически готовых получать и отправлять вам электронные документы, невелик, но объем документов с этими партнерами существенный, вы уже сможете значительно упростить как процессы получения и отправки подписанных документов, так и процессы согласования и своевременной корректировки в случае обнаружения ошибок.
4. Уточнить у оператора возможности интеграции с учетной системой для минимизации затрат труда на загрузку и выгрузку документов.

Как внедрить электронный документооборот в организации и начать использовать безбумажный документооборот?

1. Выбрав оператора документооборота, вы получите ту самую техническую возможность для защищенного обмена – программу, которая создана для этих целей и позволяет:
   • Пригласить партнеров к обмену или принять входящее приглашение;
   • Создавать, подписывать, отправлять партнерам исходящие документы;
   • Получать электронные документы от партнеров, подписывать/отклонять/проверять цифровые подписи;
   • Хранить электронные документы (по закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет, т.е. переход на ЭДО будет включать в себя организацию электронного архива).
2. Приобрести (у оператора или в любом аккредитованном удостоверяющем центре) электронную подпись на уполномоченное лицо организации и пройти регистрацию в системе оператора. Если ранее вы приобрели ЭП для сдачи отчетности, то она может подойти для электронного документооборота (необходимо уточнить у оператора). Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь такую подпись.
3. После регистрации в системе отправить приглашения к обмену контрагентам.
4. Внедрить интеграционное решение оператора.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Проблемы внедрения систем электронного документооборота

Помимо нежелания контрагентов использовать системы электронного документооборота, зачастую сотрудники внутри компании могут противостоять новшествами и пытаться вести процесс документооборота по старинке. Но, как показывает практика, сотрудники достаточно быстро понимают преимущества ЭДО, поскольку системы документооборота можно легко сравнить с другими телекоммуникационными инструментами, с появлением которых трудовые будни административных департаментов компаний сильно изменились в сторону эффективности:

• Системы интернет-банкинга позволяют в on-line режиме управлять платежами и бюджетом, поэтому сотрудники больше не тратят время каждое утро, чтобы ехать в банк за выпиской или бежать туда же с платежкой для срочной отправки.
• Системы электронной передачи отчетности в контролирующие органы. Бухгалтеры перестали стоять в бесконечных очередях в налоговой или на почте в последний день сдачи отчетности, а спокойно формируют ее и передают до начала следующего календарного дня. То же касается и общения с ПФР, ФСС, ФСРАР и другими.
• Системы электронных торгов, где все процедуры, включая подписание государственных контрактов, осуществляются в электронном виде в системе оператора ЭТП (электронная торговая площадка).

Что изменится при переходе на ЭДО в организации вне зависимости от размера и формы собственности

1. Скорость получения оригинала документа. Процесс передачи документа занимает, как правило, от нескольких минут в рамках одного оператора до нескольких часов при роуминговом обмене. Бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день поступления документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров. При обнаружении ошибок процесс получения корректировочного документа будет так же быстр и прост.
2. Способ получения и отправки оригинала документа в режиме online при использовании электронного ДО несравним с обменом бумажными оригиналами. Вы получите возможность круглосуточно, находясь в любой точке мира с доступом в интернет, осуществлять любые операции с документами, в том числе подписывать исходящие или полученные документы.  
3. Контроль движения отправленного документа. В случае задержки подписания со стороны партнера можно легко напомнить ему об этом, т.е. упростить процесс получения оригинала, снижая риски из-за его отсутствия. При бумажном обмене именно это является основной проблемой: чаще всего, стороны обмениваются сканами документов, процесс же получения оригиналов по разным причинам затруднен или вовсе не происходит. В случае недобросовестности партнера отсутствие оригиналов может повлечь серьезные проблемы.
4. Сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение дает возможность эффективнее использовать время сотрудников и сократить затраты (бумага, картриджи, почтовые расходы, содержание архива). Если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц, издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год. При бумажном обороте полученный от контрагента (входящий документ) после подписания отправляется снова контрагенту, т.е. и по входящим документам тоже имеют место расходы, которые программа поможет исключить.
5. Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в цифровом архиве. Используя систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве. В случае необходимости, хранящиеся в архиве документы можно легко найти, распечатать для проверяющих (ФНС, для предоставления в суд и др.) и предоставить, подписав электронными подписями сторон или заверив предварительно должным образом. Оригиналы документов также можно предоставить на цифровых носителях или распечатать и заверить у нотариуса.
6. Интеграция. Система ЭДО может быть интегрирована с уже установленными у вас системами бухгалтерского учета 1С и т.п., что еще больше упростит процесс перехода и использования электронного документооборота.

Затраты на внедрение 1С-ЭДО

Использование в компании внешнего ЭДО в 1С 8.3 не потребует больших дополнительных затрат. В первую очередь необходимо подписать договор с оператором передачи данных (как правило, организации выбирают в качестве такого оператора компанию, через которую отправляют электронную отчетность), приобрести флешку с электронно-цифровой подписью, а также установить программу Крипто-Про на компьютеры (если ваша компания участвует в электронных торгах, программа уже установлена на вашем компьютере). Цену 1C ЭДО вы можете посмотреть на нашем сайте или узнать у наших специалистов.

Сколько стоят электронные документы и затраты на переход на документооборот

Простота и финансовая доступность использования систем операторов делает ДО все более популярным сервисом. В среднем стоимость отправки одного исходящего документа составляет около 10 руб., а все входящие документы операторы обрабатывают и хранят бесплатно.

Затраты на электронную подпись, как правило, организацией уже понесены в связи с ее получением для сдачи отчетности. Подпись, подходящая для отчетности подойдет и для ЭДО, но если планируется несколько подписантов, то необходимо приобрести сертификат на каждого. Оператор может установить небольшую оплату за внедрение интеграционного решения, особенно, если вы используете кастомизированную систему учета.

Устанавливая форматы и регламенты обмена частью документов, государство подталкивает бизнес к использованию систем электронного ДО, а в тандеме с «правильным» оператором компания получает отличные инструменты мгновенных бизнес коммуникаций без потери юридической значимости взаимодействия. Компания получает массу описанных выше преимуществ и, самое главное, ее персонал не отвлекается от своих основных рабочих обязанностей и процессов, поручая все рутинные заботы оператору.

Переходить на электронные документы выгодно: при любом объеме документов расходы на бумагу и услуги доставки можно легко сократить более чем в 10 раз, а главное – простота и удобство использования электронного обмена вряд ли заставят вас сожалеть о прошлом, наполненном бумажными документами.

Если у вас остались вопросы об электронном документообороте, способах организации в компании, возможностях ЭДО, включая без роуминга, позвоните нам или оставьте заявку на сайте. Наши специалисты свяжутся с вами и с радостью ответят на все ваши вопросы.

Настройка в 1С-ЭДО. Электронный документооборот между организациями

После проведения вышеуказанных процедур, необходимо в 1С зайти в меню справочника «Контрагенты».

При нажатии кнопки «Создать» всплывает окно для формирования карточки нового контрагента. В ячейке «Автоматическое заполнение реквизитов по ИНН или наименованию» вводите имеющиеся у вас сведения и нажимаете кнопку «Заполнить». Система автоматически заполняет карточку на основании сведений, находящихся в едином реестре юридических лиц: краткое и полное наименование организации, ОГРН, юридический адрес.

Также возможно внести изменения в карточки уже введенных в систему контрагентов.

Далее необходимо перейти в меню «Администрирование – Обмен электронными документами».

Ставим галочку в ячейке «Электронные подписи» раздела «Электронные подписи и шифрование».

Важно! Для облегчения работы в 1С-ЭДО разработчики предусмотрели возможность электронной отправки «Заявления на выпуск сертификата» в удостоверяющий центр.

Для этого нужно перейти в раздел «Настройки цифровой подписи и шифрования», заполнить поля заявления, распечатать его, либо направить в удостоверяющий центр в электронной версии.

Далее нажимаем раздел «Обмен с контрагентами», который раскрывается следующими подразделами.

При установлении галочки в поле «Сервисы ЭДО» подразделы автоматически становятся активными. Необходимо выбрать «Подключиться к сервису 1С-ЭДО» и «Подключиться к сервису 1С-Такском». При нажатии данных ячеек открывается окно «Помощник подключения к сервису 1С-ЭДО».

При нажатии ячейки «Сертификат» открывается окно «Выбора сертификата для шифрования и расшифровки данных», в котором вы можете выбрать приобретенный для отправки корреспонденции сертификат.

После выбора сертификата нужно нажать на кнопку «Далее», в открывшемся окне набрать выданный оператором передачи данных пароль.

После необходимо вернуться в окно «Подключения к сервису 1С-ЭДО» и последовательно заполнить поля идентификатора организации и закрыть окно, нажав кнопку «Готово».

При подключении к сервису 1С-Такском также необходимо последовательно заполнить аналогичные поля выбора сертификата и внесения пароля.

В профиле настроек ЭДО открывается окно «Помощник настройки прямого обмена с контрагентами», в котором последовательно заполняются поля идентификатора организации (он выдается при регистрации компании в системе ЭДО, его необходимо запросить у оператора передачи данных), способ обмена и сертификат.

После заполнения профилей настроек ЭДО необходимо перейти в подраздел «Настройки ЭДО». Данный раздел заполняется по каждому контрагенту отдельно.

При нажатии кнопки «Создать» возникает окно, в котором последовательно заполняется информация из профиля настроек ЭДО, наименование контрагента, его договор и идентификаторы получателя и отправителя.

Электронный документооборот через 1С настраивается по желанию потребителя с проверкой полученной корреспонденции в соответствии с расписанием (один раз в день или же ежечасно). Данная функция становится весьма актуальной в свете того, что в соответствии с действующим законодательством компании обязаны проверять корреспонденцию из Пенсионного фонда ежедневно.

Электронный документооборот в организации настраивается как с автоматической отправкой корреспонденции, так и с ручной, когда бизнес-процесс требует дополнительного контроля в этой части.

В случае заполнения в реквизитах организации логотипа и печати организации, в электронных документах проставляются отсканированные печать и подписи ответственных лиц.

Настройка роуминга

Для того чтобы обмениваться счетами-фактурами, УПД, актами и другими документами с контрагентами, необходимо настроить роуминг между вашими операторами. При этом между рядом операторов реализован механизм автоматической настройки роуминга, то есть без вашего участия. Между операторами, входящими в Хаб 1С: Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ и Удостоверяющим центром, роуминг настраивается автоматически. Но если ваш контрагент использует Контур.Диадок, что случается довольно часто, то роуминг надо настраивать вручную. Это очень трудоемкий процесс, который может занимать от 5 до 30 дней. Статус настройки автоматически не отображается, отслеживать его надо самостоятельно. Такая настройка роуминга отнимает много сил и усложняет процесс обмена электронными документами.

---

Материалы в дополнение к статье:

• Как подключить ЭДО
• Электронный документооборот внутри компании
  
• Переход на ЭДО с чего начать
  
• Как перейти на ЭДО с сотрудниками