Электронный документооборот в бухгалтерии

Электронный документооборот упрощает работу бизнеса, исключая необходимость хранить бумажные копии и предоставляя способ передачи подписанных документов без личного контакта. Бухгалтерия, с точки зрения данного сервиса, находится «на передовой»: данная методология позволяет сдавать отчеты, передавать первичные документы, а также выполнять другие операции онлайн, то есть экономит рядовому бухгалтеру массу времени и сил.

По сути, ЭДО – это способ обмена данными через электронные средства связи, в первую очередь, через интернет. Документ подписывается с помощью ЭП и передается контрагенту или государственному органу. Подписанный ЭП-файл будет полностью соответствовать бумажному аналогу

Плюсы и минусы ЭДО

Использование электронного документооборота имеет ряд преимуществ:

• Существенно снижаются затраты, в первую очередь, за счет расходных материалов. Фирме не нужно приобретать и обслуживать копировальную технику, дополнительную канцелярию. Особенно это заметно, если требуется сдавать большое количество отчетности, а также постоянно заключать договоры с контрагентами. ИП на УСН с использованием патента вряд ли заметят существенное снижение трат, особенно, если работают с населением, а не с бизнесом.
• Экономится время. Не приходится направлять или вручать бумаги контрагентам и госорганам. Это актуально, когда фирма работает с клиентами из разных частей страны или иностранными лицами. Кроме того, искать нужный файл проще, чем бумажную версию в архиве (если сразу оформлять все правильно).
• Эффективность работы увеличивается, в первую очередь, за счет экономии времени и возможности иметь удаленный доступ к необходимой информации. При этом рабочий процесс должен быть организован должным образом, исключая доступ сторонних лиц к подобной информации.
• Исключение несанкционированного доступа к файлам при использовании должных методов защиты. ЭП считается надежным средством, взломать которое практически невозможно. По сути, проще подделать собственноручную подпись, чем ЭП.
• Не нужно содержать архив, поскольку все документы можно хранить на собственном или арендуемом сервере и на иных носителях информации.
• В рамках бухгалтерского учета электронный документооборот имеет большие преимущества. Например, не нужно беспокоиться, что ФНС не примет файл, подписанный через ЭП, как некоторые контрагенты. Первичная документация, отчеты – все может быть передано удаленно.

Но электронный документооборот имеет и некоторые недостатки:

• Не все контрагенты могут быть согласны на ведение документооборота таким способом. В этом случае придется с одним использовать классический вариант, а с другими подписывать все через ЭП. Это создает путаницу и противоречия. В итоге фирма тратится как на ЭДО, так и на бумажный документооборот.
• Сотрудникам требуется дополнительное обучение, а может быть и мотивация, поскольку не все умеют и хотят работать новыми способами. Это может вызвать дополнительные расходы на обучение или мотивационные компенсации.
• Единовременные расходы в период приобретения специального ПО, оформления подписей, обучения сотрудников. Впоследствии расходы окупаются, но разовые траты могут быть существенными. Расходы реально оправданы, когда организация ведет активную деятельность, имеет множество клиентов и заказчиков, ведет сложную бухгалтерию.
• Настройка роуминга между операторами контрагентов может занять время и потребовать оформления отдельной документации.

Как подключиться к ЭДО

Чтобы наладить в организации электронный документооборот, Необходимо провести подготовительную работу и выполнить ряд действий:

• Обратиться в удостоверяющий центр и получить ЭП. Будет предложено три варианта подписей, лучше всего использовать усиленную квалифицированную.
• Подключиться к оператору, который будет обслуживать все операции, предоставив поддержку.
• Приобрести сертификат и специальное программное обеспечение, установить его на компьютере, с которого будет осуществляться работа.
• Обратиться к оператору для подключения контрагентов, если такая необходимость имеется. Операторы обеспечивают всестороннюю информационную поддержку своим клиентам. Если возникают технические трудности, рекомендуется обращаться к ним.
• Бухгалтеру также потребуется использование ряда специальных программ, с помощью которых можно передавать в ФНС, а также в иные органы установленную законом отчетность. Например, это может быть 1С:Бухгалтерия с подключенным сервисом 1С-ЭДО, что позволит максимально автоматизировать процесс.

Электронная подпись

Электронную подпись можно приобрести только через удостоверяющий центр. Для этого организации необходимо направить своего представителя, который должен иметь с собой следующие документы:

• Паспорт или иной документ, который подтвердит его личность;
• Документ, подтверждающий полномочия (приказ о назначении директора, доверенность);
• Устав фирмы;
• Выписка из ЕГРЮЛ;
• Регистрационные документы.

Важно! Если подпись оформляет ИП, ему нужен будет только паспорт и выписка из ЕГРИП.

В удостоверяющем центре будет предложено оформить три варианта подписи:

• Простая. Используется для получения большей части госуслуг. Может подтвердить подпись документа конкретным лицом, то есть она лишь подтверждает факт подписи, но никак не защищает документ от подделки.
• Усиленная неквалифицированная. Применяется в государственных торгах и при заключении соглашений, если стороны заключат отдельное соглашение. Позволяет определить лицо, подписавшее документ, а также дает возможность отследить факт внесения изменений в него после подписания.
• Усиленная квалифицированная. Может использоваться всегда, даже если отсутствует отдельное соглашение. В бухгалтерии наиболее приемлемым вариантом считается применение именно такого типа ЭП. Это самый надежный вариант с наиболее высокой степенью защиты.

ЭДО в обязательном порядке требует наличия ЭП. В идеале, чтобы обеспечить должную работу бухгалтерии, требуется оформлять усиленную квалифицированную подпись. Благодаря этому бухгалтер сможет подавать все необходимые отчеты, закрывающие документы, а также любые другие файлы, которые требуются ФНС и контрагентам, удаленно. Например, действующим законодательством прямо предусмотрена необходимость использовать подпись такого вида в при сдаче:

• Годовой отчетности;
• Формы РСВ-1 ПФР;
• Деклараций в ФНС.

Это не полный перечень ситуаций, когда требуется использование усиленной квалифицированной ЭП.

Первичные документы

ФЗ «О бухгалтерском учете» содержит перечень документации, которая считается первичной. Как правило, она интересует налоговую службу при оформлении деклараций и отчетов, а также при проведении проверок.

Важно! Срок хранения первичных документов составляет 4 года. Они могут быть запрошены налоговой службой для проверки организации и ее контрагентов.

Первичные документы подтверждают сделку или иную хозяйственную операцию. К ним относят:

• Договор;
• Счет на оплату;
• Выписка из расчетного счета;
• Чек или квитанция;
• Накладная;
• Акт выполненных работ или оказанных услуг.

Первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, могут оформляться только в электронном виде. Соответственно, их хранение осуществляется в течение такого же срока. Организация должна сама позаботиться о сохранности.

Передача первичной документации в рамках бухгалтерского учета также может осуществляться в электронном виде. Перезаключать договор или переоформлять иной документ на бумаге не нужно. Соответственно, электронный документооборот при правильном оформлении позволяет обеспечить быструю передачу первичной документации в контролирующий орган, а также хранение таких файлов.

Электронный документооборот может существенно упростить работу бухгалтера и сэкономить средства организации. Он позволяет хранить документы на сервере или компьютере, не распечатывая их, а также быстро передавать их контрагентам или государственным органам. Он экономит время, увеличивает эффективность и гарантирует безопасность на должном уровне.