Электронный документооборот (ЭДО) в сфере бухгалтерии представляет собой процесс, который значительно ускоряет и упрощает обмен различными документами между физическими и юридическими лицами. С помощью ЭДО осуществляется сдача отчетности, а также сбор и передача документов, таких как акты, накладные, счета и счета-фактуры, сверки и ведомости.
Преимущества ЭДО в бухгалтерии:
- Снижение затрат на печать. Переход на цифровой документооборот позволяет сократить расходы на бумагу и заправку принтеров до 80%.
- Экономия времени. Все процессы выполняются быстрее, что освобождает время сотрудников, ранее занятых распечаткой и подготовкой бумажных документов к хранению.
- Удобство доступа. Документы можно просматривать с любого компьютера. Кроме того, цифровые файлы требуют значительно меньше места для хранения, так как они хранятся на удаленных серверах.
Для организации ЭДО в бухгалтерии необходимо:
- Подключиться к оператору ЭДО. Выберите подходящую компанию для подключения.
- Получить сертификат электронной подписи (ЭП). Для этого нужно подать заявку в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи РФ, оплатить услугу и получить ключ. После получения подписи необходимо зарегистрировать её в системе.
- Установить специальное программное обеспечение, с помощью которого будет вестись работа. Например, бухгалтер может использовать «1С-ЭДО».
- Уведомить контрагентов о переходе на ЭДО в бухгалтерии.
Электронный документооборот обладает такой же юридической силой, как и традиционный бумажный документооборот. Это подтверждается законодательством: Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает равнозначность электронных документов, подписанных электронной подписью, документам на бумажном носителе с собственноручной подписью.
Электронный документооборот упрощает работу бизнеса, исключая необходимость хранить бумажные копии и предоставляя способ передачи подписанных документов без личного контакта. Бухгалтерия, с точки зрения данного сервиса, находится «на передовой»: данная методология позволяет сдавать отчеты, передавать первичные документы, а также выполнять другие операции онлайн, то есть экономит рядовому бухгалтеру массу времени и сил.
По сути, ЭДО – это способ обмена данными через электронные средства связи, в первую очередь, через интернет. Документ подписывается с помощью ЭП и передается контрагенту или государственному органу. Подписанный ЭП-файл будет полностью соответствовать бумажному аналогу
Плюсы и минусы ЭДО
Использование электронного документооборота имеет ряд преимуществ:
- Существенно снижаются затраты, в первую очередь, за счет расходных материалов. Фирме не нужно приобретать и обслуживать копировальную технику, дополнительную канцелярию. Особенно это заметно, если требуется сдавать большое количество отчетности, а также постоянно заключать договоры с контрагентами. ИП на УСН с использованием патента вряд ли заметят существенное снижение трат, особенно, если работают с населением, а не с бизнесом.
- Экономится время. Не приходится направлять или вручать бумаги контрагентам и госорганам. Это актуально, когда фирма работает с клиентами из разных частей страны или иностранными лицами. Кроме того, искать нужный файл проще, чем бумажную версию в архиве (если сразу оформлять все правильно).
- Эффективность работы увеличивается, в первую очередь, за счет экономии времени и возможности иметь удаленный доступ к необходимой информации. При этом рабочий процесс должен быть организован должным образом, исключая доступ сторонних лиц к подобной информации.
- Исключение несанкционированного доступа к файлам при использовании должных методов защиты. ЭП считается надежным средством, взломать которое практически невозможно. По сути, проще подделать собственноручную подпись, чем ЭП.
- Не нужно содержать архив, поскольку все документы можно хранить на собственном или арендуемом сервере и на иных носителях информации.
- В рамках бухгалтерского учета электронный документооборот имеет большие преимущества. Например, не нужно беспокоиться, что ФНС не примет файл, подписанный через ЭП, как некоторые контрагенты. Первичная документация, отчеты – все может быть передано удаленно.
Но электронный документооборот имеет и некоторые недостатки:
- Не все контрагенты могут быть согласны на ведение документооборота таким способом. В этом случае придется с одним использовать классический вариант, а с другими подписывать все через ЭП. Это создает путаницу и противоречия. В итоге фирма тратится как на ЭДО, так и на бумажный документооборот.
- Сотрудникам требуется дополнительное обучение, а может быть и мотивация, поскольку не все умеют и хотят работать новыми способами. Это может вызвать дополнительные расходы на обучение или мотивационные компенсации.
- Единовременные расходы в период приобретения специального ПО, оформления подписей, обучения сотрудников. Впоследствии расходы окупаются, но разовые траты могут быть существенными. Расходы реально оправданы, когда организация ведет активную деятельность, имеет множество клиентов и заказчиков, ведет сложную бухгалтерию.
- Настройка роуминга между операторами контрагентов может занять время и потребовать оформления отдельной документации.
самые свежие новости 1 раз в месяц
Как подключиться к ЭДО
Чтобы наладить в организации электронный документооборот, Необходимо провести подготовительную работу и выполнить ряд действий:
- Обратиться в удостоверяющий центр и получить ЭП. Будет предложено три варианта подписей, лучше всего использовать усиленную квалифицированную.
- Подключиться к оператору, который будет обслуживать все операции, предоставив поддержку.
- Приобрести сертификат и специальное программное обеспечение, установить его на компьютере, с которого будет осуществляться работа.
- Обратиться к оператору для подключения контрагентов, если такая необходимость имеется. Операторы обеспечивают всестороннюю информационную поддержку своим клиентам. Если возникают технические трудности, рекомендуется обращаться к ним.
- Бухгалтеру также потребуется использование ряда специальных программ, с помощью которых можно передавать в ФНС, а также в иные органы установленную законом отчетность. Например, это может быть 1С:Бухгалтерия с подключенным сервисом 1С-ЭДО, что позволит максимально автоматизировать процесс.
Электронная подпись
Электронную подпись можно приобрести только через удостоверяющий центр. Для этого организации необходимо направить своего представителя, который должен иметь с собой следующие документы:
- Паспорт или иной документ, который подтвердит его личность;
- Документ, подтверждающий полномочия (приказ о назначении директора, доверенность);
- Устав фирмы;
- Выписка из ЕГРЮЛ;
- Регистрационные документы.
Важно! Если подпись оформляет ИП, ему нужен будет только паспорт и выписка из ЕГРИП.
В удостоверяющем центре будет предложено оформить три варианта подписи:
- Простая. Используется для получения большей части госуслуг. Может подтвердить подпись документа конкретным лицом, то есть она лишь подтверждает факт подписи, но никак не защищает документ от подделки.
- Усиленная неквалифицированная. Применяется в государственных торгах и при заключении соглашений, если стороны заключат отдельное соглашение. Позволяет определить лицо, подписавшее документ, а также дает возможность отследить факт внесения изменений в него после подписания.
- Усиленная квалифицированная. Может использоваться всегда, даже если отсутствует отдельное соглашение. В бухгалтерии наиболее приемлемым вариантом считается применение именно такого типа ЭП. Это самый надежный вариант с наиболее высокой степенью защиты.
ЭДО в обязательном порядке требует наличия ЭП. В идеале, чтобы обеспечить должную работу бухгалтерии, требуется оформлять усиленную квалифицированную подпись. Благодаря этому бухгалтер сможет подавать все необходимые отчеты, закрывающие документы, а также любые другие файлы, которые требуются ФНС и контрагентам, удаленно. Например, действующим законодательством прямо предусмотрена необходимость использовать подпись такого вида в при сдаче:
- Годовой отчетности;
- Формы РСВ-1 ПФР;
- Деклараций в ФНС.
Это не полный перечень ситуаций, когда требуется использование усиленной квалифицированной ЭП.
Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!Первичные документы
ФЗ «О бухгалтерском учете» содержит перечень документации, которая считается первичной. Как правило, она интересует налоговую службу при оформлении деклараций и отчетов, а также при проведении проверок.
Важно! Срок хранения первичных документов составляет 4 года. Они могут быть запрошены налоговой службой для проверки организации и ее контрагентов.
Первичные документы подтверждают сделку или иную хозяйственную операцию. К ним относят:
- Договор;
- Счет на оплату;
- Выписка из расчетного счета;
- Чек или квитанция;
- Накладная;
- Акт выполненных работ или оказанных услуг.
Первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, могут оформляться только в электронном виде. Соответственно, их хранение осуществляется в течение такого же срока. Организация должна сама позаботиться о сохранности.
Передача первичной документации в рамках бухгалтерского учета также может осуществляться в электронном виде. Перезаключать договор или переоформлять иной документ на бумаге не нужно. Соответственно, электронный документооборот при правильном оформлении позволяет обеспечить быструю передачу первичной документации в контролирующий орган, а также хранение таких файлов.
Электронный документооборот может существенно упростить работу бухгалтера и сэкономить средства организации. Он позволяет хранить документы на сервере или компьютере, не распечатывая их, а также быстро передавать их контрагентам или государственным органам. Он экономит время, увеличивает эффективность и гарантирует безопасность на должном уровне.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
