Что такое ЭДО: основные понятия

Электронный документооборот представляет собой процесс, который значительно ускоряет и упрощает обмен информацией с клиентами, поставщиками, государственными органами и внутри самой компании. Он позволяет эффективно контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально разрозненными подразделениями.

В рамках электронного документооборота все документы создаются и обрабатываются в электронном формате, подписываются электронной цифровой подписью, что обеспечивает их юридическую значимость.

Преимущества использования Электронного Документооборота:

• Экономия времени. Заполнение электронных документов значительно быстрее, чем их бумажных аналогов. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.
• Экономия средств. Электронный документооборот снижает расходы на бумагу, картриджи для принтеров и архива. Эти экономии могут быть значительными, особенно для крупных организаций.
• Скорость обработки. Электронные документы доставляются адресату мгновенно после отправки, что существенно ускоряет рабочие процессы и повышает общую эфективность бизнеса.
• Безопасность. Передача информации через ЭДО осуществляется по защищенным каналам с высоким уровнем безопасности, минимизирует риск утечек или данных.

Типы:

• Внутренний ЭДО. Используется для работы с документами внутри компании, когда нет необходимости взаимодействия с внешними структурами. Это упрощает внутренние процессы и повышает прозрачность документооборота внутри организации.
• Внешний электронный документооборот. Предназначен для взаимодействия с партнерами, клиентами или государственными органами. Это позволяет эффективно обмениваться документами с внешними сторонами, ускоряя бизнес-процессы и улучшая сотрудничество.

Электронный документооборот далеко не новое явление в индустрии информационных технологий, в последние годы получившее к тому же поддержку государства в виде госпрограмм, законов и мероприятий по популяризации. Но, несмотря на это, документооборот в цифровом виде – явление все еще не массовое, хотя внедрение его в организации может не только упростить отношения с контрагентами, но и значительно сократить издержки бизнеса.

Подтверждением этих слов может стать опыт построения системы электронного документооборота для холдинга Брис-Босфор: Крупнейший российский производитель обуви Брис-Босфор, внедрив систему ЭДО, сократил трудозатраты на работу с документами на 30% во всех своих подразделениях, включая склады, фабрику и офисы.

Для понимания преимуществ использования безбумажного документооборота, а также средств и способов его внедрения, разберем основные понятия и определения.

Что такое электронный документооборот и как это работает?

Электронный документооборот (ЭДО) – это совокупность процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам и договорились о том, чтобы ими обмениваться, необходимо обеспечить ваше с ним цифровое взаимодействие с технической стороны, то есть организовать систему обмена.

Что представляют собой электронные документы и кому они нужны?

Электронные документы – это информация, представленная в электронной форме, пригодной для восприятия, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (например, в программах системы «1С:Предприятие»).

Электронные документы по утвержденным форматам являются неотъемлемой составляющей бухгалтерских и других учетных информационных систем, но для того чтобы такой документ имел юридическую силу подписанного бумажного оригинала, то есть давал право на судебную защиту, он должен быть подписан цифровой подписью ответственного лица.

Список документов, которыми можно обмениваться по электронному документообороту

Электронным может быть любой документ, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его применение или была сделана оговорка на предоставление бумажного оригинала.

Поэтому отдельными законодательными актами вводились:

• Электронные счета-фактуры;
• Трудовые книжки;
• Часть кадровых документов;
• б/л и др.

Виды и способы организации

Самым распространенным примером системы ЭДО является электронная почта. Такая система жизнеспособна и даже может быть эффективной только в том случае, когда обе стороны согласовали свои действия (заключили соглашение). При этом обмен счетами-фактурами (УПД - универсальный передаточный документ) в таком варианте невозможен, т.к. не будет соблюдаться регламент передачи. И это не единственный минус. Почта небезопасный канал с точки зрения взлома, так еще и некоторые контролирующие органы (например, налоговая) по этой причине не принимают документы через почтовый клиент.

Чтобы избежать рисков, связанных с переходом на цифровой документооборот, и обмениваться с контрагентами как неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.), так и формализованными документами (для которых ФНС России официально утвердила формат), правильнее осуществлять оборот электронных документов используя специально созданные системы Операторов электронного документооборота.

Оператор ЭДО – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для обеспечения и поддержки обмена открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между сторонами. По сути, система оператора представляет собой высоконагруженный сервис интернет почты с защищенными каналами связи и шифрованием, обеспечивающими безопасность передачи документов с соблюдением законодательно установленных форматов документов и регламентов передачи.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы операторы примерно одинаковы, но в качестве сервиса могут быть отличия:

• Быстрота отзыва техподдержки;
• Готов ли оператор помогать подключать контрагентов;
• Какие возможности интеграции он предлагает;
• Есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Именно на такие моменты следует обращать внимание при выборе посредника для внедрения электронного ДО в организации.

При регистрации в системе оператора организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена.

Контрагенту, с которым вам нужно настроить обмен, также придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого – тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи. После отправки и принятия приглашения маршрут будет построен, а обмен с этим контрагентом доступен.

Регистрируясь в системе ЭДО оператора, участник присоединяется к регламенту работы сервиса, поэтому в дальнейшем заключать специальные соглашения с каждым контрагентом не потребуется, значительно облегчая процесс подключения.

Для обмена документами с контрагентами, подключенными к разным операторам электронного документооборота, необходимо настраивать роуминг. При этом не между всеми операторами реализован механизм автоматической настройки роуминга. Например, между операторами, входящими в Хаб 1С (Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр), к которым можно подключиться через сервис 1С-ЭДО, есть прямой роуминг, который настраивается самостоятельно без вашего участия. Однако если ваш контрагент использует Контур.Диадок, что бывает довольно часто, а вы – 1С-ЭДО, то придется проходить процедуру настройки роуминга, которая может занимать в среднем 5-6 дней. Статус настройки не отображается автоматически, его надо отслеживать самостоятельно, а это крайне неудобно.

Специалисты WiseAdvice, которые имеют опыт разработки документооборота более 26 лет, создали технологию безроумингового документооборота– WA:ЭДО, которая существенно упрощает процесс обмена электронными документами. Технология позволяет работать с операторами в едином интерфейсе: личном кабинете, 1С (благодаря глубокой интеграции) или эмейлу. Являясь агрегатором операторов электронного документооборота, мы можем отправлять исходящие документы самым дешевым маршрутом. Расширенный функционал включает, например, настройку маршрутов согласования и автоподпись документов. WA:ЭДО делает электронный документооборот простым, удобным и дешевым. Технология доступна под проектное внедрение на вашей территории.

Основные функции электронного документооборота

Помимо стандартного обмена формализованными и неформализованными документами, оператор предоставляет пользователям готовый сервис и автоматически выполняет важные функции:

• Уведомляет ФНС о присоединении к обмену (важно при обмене счетами-фактурами);
• Обеспечивает конфиденциальность обмена информацией, используя защищенные каналы передачи данных;
• Следит за форматами и регламентами (например, при обмене электронными счетами фактурами) и гарантирует соблюдение законодательства РФ;
• Проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов;
• Гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом;
• Реализует обмен приглашениями.

Как понять, нужен ли переход на ЭДО и каковы будут последствия?

1. Прежде всего, нужно узнать, используют ли ваши партнеры документооборот в цифровом виде. Для этого можно обратиться за помощью к предполагаемому оператору или разослать всем партнерам письма с запросом.
2. После получения информации оценить объем документов с контрагентами, которые уже используют ЭДО.
3. Даже если список контрагентов, технически готовых получать и отправлять вам электронные документы, невелик, но объем документов с этими партнерами существенный, вы уже сможете значительно упростить как процессы получения и отправки подписанных документов, так и процессы согласования и своевременной корректировки в случае обнаружения ошибок.
4. Уточнить у оператора возможности интеграции с учетной системой для минимизации затрат труда на загрузку и выгрузку документов.

Как внедрить электронный документооборот в организации и начать использовать безбумажный документооборот?

1. Выбрав оператора документооборота, вы получите ту самую техническую возможность для защищенного обмена – программу, которая создана для этих целей и позволяет:
   • Пригласить партнеров к обмену или принять входящее приглашение;
   • Создавать, подписывать, отправлять партнерам исходящие документы;
   • Получать электронные документы от партнеров, подписывать/отклонять/проверять цифровые подписи;
   • Хранить электронные документы (по закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет, т.е. переход на ЭДО будет включать в себя организацию электронного архива).
2. Приобрести (у оператора или в любом аккредитованном удостоверяющем центре) электронную подпись на уполномоченное лицо организации и пройти регистрацию в системе оператора. Если ранее вы приобрели ЭП для сдачи отчетности, то она может подойти для электронного документооборота (необходимо уточнить у оператора). Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь такую подпись.
3. После регистрации в системе отправить приглашения к обмену контрагентам.
4. Внедрить интеграционное решение оператора.

Проблемы внедрения систем электронного документооборота

Помимо нежелания контрагентов использовать системы электронного документооборота, зачастую сотрудники внутри компании могут противостоять новшествами и пытаться вести процесс документооборота по старинке. Но, как показывает практика, сотрудники достаточно быстро понимают преимущества ЭДО, поскольку системы документооборота можно легко сравнить с другими телекоммуникационными инструментами, с появлением которых трудовые будни административных департаментов компаний сильно изменились в сторону эффективности:

• Системы интернет-банкинга позволяют в on-line режиме управлять платежами и бюджетом, поэтому сотрудники больше не тратят время каждое утро, чтобы ехать в банк за выпиской или бежать туда же с платежкой для срочной отправки.
• Системы электронной передачи отчетности в контролирующие органы. Бухгалтеры перестали стоять в бесконечных очередях в налоговой или на почте в последний день сдачи отчетности, а спокойно формируют ее и передают до начала следующего календарного дня. То же касается и общения с ПФР, ФСС, ФСРАР и другими.
• Системы электронных торгов, где все процедуры, включая подписание государственных контрактов, осуществляются в электронном виде в системе оператора ЭТП (электронная торговая площадка).

Что изменится при переходе на ЭДО в организации вне зависимости от размера и формы собственности

1. Скорость получения оригинала документа. Процесс передачи документа занимает, как правило, от нескольких минут в рамках одного оператора до нескольких часов при роуминговом обмене. Бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день поступления документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров. При обнаружении ошибок процесс получения корректировочного документа будет так же быстр и прост.
2. Способ получения и отправки оригинала документа в режиме online при использовании электронного ДО несравним с обменом бумажными оригиналами. Вы получите возможность круглосуточно, находясь в любой точке мира с доступом в интернет, осуществлять любые операции с документами, в том числе подписывать исходящие или полученные документы.  
3. Контроль движения отправленного документа. В случае задержки подписания со стороны партнера можно легко напомнить ему об этом, т.е. упростить процесс получения оригинала, снижая риски из-за его отсутствия. При бумажном обмене именно это является основной проблемой: чаще всего, стороны обмениваются сканами документов, процесс же получения оригиналов по разным причинам затруднен или вовсе не происходит. В случае недобросовестности партнера отсутствие оригиналов может повлечь серьезные проблемы.
4. Сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение дает возможность эффективнее использовать время сотрудников и сократить затраты (бумага, картриджи, почтовые расходы, содержание архива). Если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц, издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год. При бумажном обороте полученный от контрагента (входящий документ) после подписания отправляется снова контрагенту, т.е. и по входящим документам тоже имеют место расходы, которые программа поможет исключить.
5. Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в цифровом архиве. Используя систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве. В случае необходимости, хранящиеся в архиве документы можно легко найти, распечатать для проверяющих (ФНС, для предоставления в суд и др.) и предоставить, подписав электронными подписями сторон или заверив предварительно должным образом. Оригиналы документов также можно предоставить на цифровых носителях или распечатать и заверить у нотариуса.
6. Интеграция. Система ЭДО может быть интегрирована с уже установленными у вас системами бухгалтерского учета 1С и т.п., что еще больше упростит процесс перехода и использования электронного документооборота.

Сколько стоят электронные документы и затраты на переход на документооборот

Простота и финансовая доступность использования систем операторов делает ДО все более популярным сервисом. В среднем стоимость отправки одного исходящего документа составляет около 10 руб., а все входящие документы операторы обрабатывают и хранят бесплатно.

Затраты на электронную подпись, как правило, организацией уже понесены в связи с ее получением для сдачи отчетности. Подпись, подходящая для отчетности подойдет и для ЭДО, но если планируется несколько подписантов, то необходимо приобрести сертификат на каждого. Оператор может установить небольшую оплату за внедрение интеграционного решения, особенно, если вы используете кастомизированную систему учета.

Устанавливая форматы и регламенты обмена частью документов, государство подталкивает бизнес к использованию систем электронного ДО, а в тандеме с «правильным» оператором компания получает отличные инструменты мгновенных бизнес коммуникаций без потери юридической значимости взаимодействия. Компания получает массу описанных выше преимуществ и, самое главное, ее персонал не отвлекается от своих основных рабочих обязанностей и процессов, поручая все рутинные заботы оператору.

Переходить на электронные документы выгодно: при любом объеме документов расходы на бумагу и услуги доставки можно легко сократить более чем в 10 раз, а главное – простота и удобство использования электронного обмена вряд ли заставят вас сожалеть о прошлом, наполненном бумажными документами.

Если у вас остались вопросы об электронном документообороте, способах организации в компании, возможностях ЭДО, включая без роуминга, позвоните нам или оставьте заявку на сайте. Наши специалисты свяжутся с вами и с радостью ответят на все ваши вопросы.