На рынке присутствует большое количество готовых решений для автоматизации магазинов розничной торговли. В основном это специализированные продукты, такие как, например, Frontol (FMCG), R-Keeper или Iiko (ресторанный бизнес и общепит). Но максимально универсальными и полнофункциональными продуктами, решающими вопросы автоматизации не только торговой точки, но и смежных областей (оптовых закупок и продаж, управления запасами, получения готовой управленческой и бухгалтерской отчетности), в России традиционно являются продукты компании 1С.
Функциональные возможности по автоматизации розничных магазинов присутствуют во многих продуктах компании 1С: от специализированного решения для автоматизации одной торговой точки «1С:Розница» до «1С:ERP Управление предприятием» – флагманского решения, предназначенного для крупных производственных компаний. Несмотря на такой разброс в части масштаба автоматизации, благодаря модульной структуре современных решений 1С, возможности их в части розничного учета вполне схожи.
Автоматизация розничного магазина, или автоматизация магазина типа супермаркет, или небольшой торговой точки, а также бэк-офиса, потребует от программного решения определенных возможностей. Наиболее интересным с точки зрения комплексности, стоимости и просторы внедрения можно считать конфигурацию «1С:Управление торговлей» ред.11.
Варианты автоматизации магазина
В «1С:Управление торговлей» (далее УТ), понятие магазина тождественно понятию склада. Конечно, складов может быть несколько (например, традиционное разделение на склад торгового зала и склад магазин), но продажи магазина всегда ведутся и разделяются по складам.
Варианты учета продаж по торговым точкам можно условно разделить на два вида:
- Неавтоматизированные торговые точки
- Автоматизированные торговые точки
Неавтоматизированные торговые точки, потому и называются неавтоматизированными, что в УТ не ведется учет продаж таких точек в разрезе чеков или сделок. Самым простым примером может служить случай разъездной торговли, когда торговый представитель, загрузив товар в автомобиль, несколько дней реализует полученный товар, после чего возвращается на склад, где оплачивает весь фактически выбывший товар. При этом нам не важно, каким образом организован процесс продаж, какое торговое оборудование используется (и вообще, есть ли это оборудование) – весь расчет происходит за фактически проданный товар датой, когда появляется объективная информация об остатках нереализованного товара.
Автоматизированные торговые точки позволяют получать информацию о продажах либо в режиме реального времени (если касса постоянно подключена непосредственно к компьютеру с установленной УТ), либо, если касса работает без постоянного подключения к системе, получать информацию о продажах по мере выгрузок этой информации из торгового оборудования (автономных касс).
Первые шаги по настройке системы в уже настроенной системе УТ11 (введена информация об организации, созданы карточки номенклатуры и контрагентов, заданы цены продаж) для всех схем учета продаж идентичны и начинаются с создания нового склада.
В системе создается новый розничный склад.
Рисунок 1. Создание нового розничного склада
В карточке склада есть два ключевых поля для заполнения:
- Тип склада (для розничных продаж выбирается «Розничный магазин»);
- Розничный вид цены, по которому будет осуществляться продажа товаров.
В системе регистрируется новая касса (ККМ). В зависимости от типа, кассы разделяются на:
- Фискальные регистраторы – постоянно подключенные к компьютеру с установленной 1С и передающие информацию о продажах в режиме реального времени;
- ККМ Offline – регулярно подключаемые к компьютеру и передающие информацию о продажах с момента последнего подключения;
- Автономные ККМ – «виртуальные» кассы, не подключаемые к компьютеру.
Первые два варианта настройки используются для автоматизированных торговых точек, а последний вариант с автономной кассой – для неавтоматизированных.
Рисунок 2. Регистрация в системе новой кассы
Для подключения торгового оборудования к компьютеру (для автоматизированных торговых точек) необходимо настроить драйверы и протестировать работу оборудования. Практически все массовое торговое оборудование на рынке имеет интеграцию с 1С, поэтому настройка ККМ не должна занять много времени.
На этом настройку магазина можно считать законченной. Для начала оформления первой продажи необходимо оформить закупку товара на созданный склад (или переместить товар с другого склада).
При продаже товаров через фискальный регистратор, информация о продаже моментально попадает в систему в виде документа «Чек ККМ». Благодаря этому можно в реальном времени контролировать выручку магазина и вести учет остатков товаров на складе магазина. В конце смены в 1С необходимо произвести закрытие смены, в результате чего на кассе будет распечатан Z-отчет, а в УТ11 будет создан документ «Отчет о розничных продажах», куда войдут все продажи по чекам, оформленным за отчетную смену.
При продаже товара через ККМ offline, после загрузки информации о продажах создается документ «Отчет о розничных продажах» по розничным ценам.
Рисунок 3. Схема продажи товара через офлайн кассы
Схема работы с неавтоматизированными розничными магазинами отчасти похожа на схему с офлайн кассами, за тем исключением, что документ «Отчет о розничных продажах» придется создавать и заполнять вручную.
В отчете указывается перечень проданных товаров, их количество, цена продажи подставляется автоматически, исходя из розничный цены, выбранной на складе, по которому оформляется «Отчет о розничных продажах». Если при продаже были предоставлены скидки, то они вводятся в поля для ручных скидок – процентом или суммой, а вот автоматические скидки при продаже товаров в удаленных торговых точках с автономной кассой использовать не получится.
В УТ11 есть возможность немного облегчить себе труд по заполнению отчета для неавтоматизированных торговых точек: если торговая точка сообщает об остатках товаров после проведения инвентаризации, то в документе устанавливается флажок «По результатам инвентаризации» и фиксируется количество товаров по данным учета и фактическое количество. Разница между фактическим и учетным количеством будет зафиксирована как продажа товаров в торговой точке.
Реализация скидок, программ лояльности, учет подарочных сертификатов
Продажа товара с розничного склада оформляется по розничной цене, указанной в карточке склада. Но, помимо возможности продажи товара по фиксированным ценам, в системе есть возможность настроить скидки, акции, продавать (и принимать в счет оплаты) подарочные сертификаты, выдавать карты лояльности и вести учет бонусов.
Скидки в рознице
Автоматизация розничной торговли в УТ11 предусматривает очень гибкую систему скидок, есть возможность назначать скидки в зависимости от самых разных условий и реализовывать сложные взаимосвязи между скидками. К примеру, можно реализовать несколько скидок по самым разным условиям: за разовый объем продаж, по ассортименту, за время продажи, а также определить, что при совместном применении сработает самая большая скидка.
Скидки разделяются на назначаемые вручную и автоматические: автоматические скидки при выполнении заданных условий сработают вне зависимости от действий продавца (продать товар, не дав скидку, просто не получится), назначаемые вручную скидки продавец должен применить в «Рабочем месте кассира» самостоятельно.
Реализация скидок в УТ11 – тема отдельной статьи, сейчас же достаточно сказать, что те, кому будет недостаточно встроенных возможностей установки скидок, могут создать свои собственные правила и подключить их к системе без изменения конфигурации (хотя для создания правил все равно придется освоить встроенный в систему язык программирования).
Программы лояльности
Бонусные программы лояльности в УТ11 реализованы через учет бонусов в разрезе карт лояльности, выданных покупателям. Бонусы выдаются покупателям при оформлении покупок (при том условии, что покупатель предъявил бонусную карту), а накопленные на карте бонусы покупатели могут потратить при оформлении покупок.
В УТ11 есть возможность:
- Вести учет в разрезе нескольких программ лояльности одновременно. Для каждой программы указываются индивидуальные настройки: курсы обмена бонусных баллов на валюту покупки, ограничения на группу товаров, которые можно оплатить бонусами, максимальный процент оплаты покупки бонусами и многое другое.
- В момент продажи произвести полную или частичную (в зависимости от условий) оплату покупки бонусными баллами. Если для оплаты полной суммы чека накопленной на карте суммы бонусных баллов недостаточно (или установлено ограничение на максимальный процент оплаты покупки бонусными баллами), остаток суммы покупатели оплачивают обычным образом: наличными, банковскими картами или подарочными сертификатами.
- Вести учет остатков бонусных баллов в разрезе карт и клиентов. В рабочем месте кассира (РМК) есть возможность оценить остаток бонусных баллов на предъявленной карте, а также курс бонусов в валюте оплаты. После оформления покупки с использованием баллов, информация о сумме потраченных баллов попадает в документ «Чек ККМ», а после закрытия кассовой смены данные об использованных бонусах сохраняются в документе «Отчет о розничных продажах». В бухгалтерском учете оплата бонусами проходит как скидка, уменьшающая стоимость продажи.
Полноценное использование бонусных программ возможно только в автоматизированных торговых точках. Хотя даже в неавтоматизированной рознице можно вести учет бонусных баллов, только информацию о начисленных и потраченных бонусах придется вносить в систему вручную, с помощью специального документа «Начисление и списание бонусных баллов».
Учет подарочных сертификатов
В УТ11 есть возможность реализовать продажу и оплату покупок подарочными сертификатами. Подарочный сертификат, с точки зрения системы, это своего рода аванс, полученный от клиента.
Процесс работы с подарочными сертификатами можно представить схематично.
Рисунок 4. Схема учета подарочных сертификатов
Для каждого сертификата в системе создается шаблон (вид сертификата), который помимо всего прочего содержит самую важную информацию: номинал и валюту сертификата.
В УТ11 есть возможность:
- Регистрировать поступившие подарочные сертификаты;
- Активировать подарочные сертификаты вручную или автоматически в момент продажи подарочного сертификата. В бухгалтерском учете реализация подарочного сертификата отражается как авансовый платеж;
- Оплатить покупку (полностью или частично) ранее активированным подарочным сертификатом. Если суммы сертификата недостаточно для оплаты, остаток покупатель оплачивает обычным образом.
После закрытия кассовой смены информация об оплатах подарочными сертификатами сохраняется в документе «Отчет о розничных продажах».
Полноценная работа с подарочными сертификатами возможна только в автоматизированных торговых точках.
Итоги
Система «1С:Управление торговлей» 11 позволяет не только полностью удовлетворить потребности в автоматизации типичного розничного магазина, но и предоставляет расширенный функционал по автоматизации деятельности компании в целом, имеет ряд встроенных интеграций (в том числе с сайтом и «1С:Бухгалтерия») и легко дорабатывается под нестандартные требования бизнеса.