Автоматизация бухгалтерского учета

Какие преимущества дает автоматизация бухучета

Представьте ситуацию времен начала распространения ПК в нашей стране…

Пищеблок пансионата, которому ежедневно надо кормить 300-500 человек завтраком, обедом и ужином, вынужден придерживаться норм содержания продуктов в одной порции (условно, порция салата Оливье – картошка 30 г, зеленый горошек 20 г и т.д.). При этом продукты ежедневно выдаются со склада, а на склад условный горошек надо оприходовать не в банках, в которых он поступает, а в килограммах.

А теперь представьте объем учета при этом. Простые рутинные операции требовали огромного внимания и сосредоточенности. Бухгалтерам, которые вели учет вручную, не понаслышке было знакомо понятие «простыня». Из этого простого примера становится понятно, почему первые программы по автоматизации учета были разработаны именно для складов и столовых. Уже в первые месяцы работа такой системы давала колоссальную экономию времени сотрудников.

Прошло 5-10 лет…

Бухгалтерский учет на многих участках уже ведется с помощью специализированной программы. Но отдел по продажам путевок в пансионате учет по-прежнему ведет вручную: складывают общие суммы от проданных путевок за месяц, записывают проводки и составляют отчет. В конце года приходит распространитель путевок, и бухгалтер, достав папки за 12 месяцев, сортирует путевки «по распространителю» для поиска «его» продаж три дня. Этот же распространитель в другом пансионате, запросив у бухгалтера отчет по путевкам, который тот нашел в программе и запустил его с нужными параметрами, уже через минуту получил полную информацию о «своих» путевках на такую-то сумму.

То есть по мере накопления информации в базе, возможность строить отчеты за считанные мгновения становится серьезным преимуществом автоматизации в понимании рядового сотрудника. При этом если первоначально речь шла только об отчетах по фактическим данным, сейчас технологии позволяют использовать их для построения прогнозных и аналитических отчетов в любых разрезах.

Автоматизация бухучета сегодня

Современные программы семейства 1С для работы бухгалтеров расширили само понятие бухучета, в котором основными принципами являются суммовая оценка и двойная запись. Сегодня рядовой сотрудник бухгалтерии в работе, кроме бухгалтерского, регулярно сталкивается с другими видами учета – налоговым, статистическим, кадровым, оперативным, управленческим и т.п.

При этом уже на основании первичных данных можно строить множество видов отчетов, выявлять зависимости и тенденции, а также делать анализ, но для этого следует располагать обширной базой данных, при вводе документов указывать максимальное количество сведений, использовать встроенные справочники и настройки.

Если перейти от функциональных инструментов к технологическим изменениям, то стоит упомянуть о совершенствовании программной платформы, разработке новых версий «1С:Предприятие» и прекращении поддержки старых.

Например, «восьмерка» в отличие от предыдущей версии платформы дает обширные возможности удаленной работы – сейчас можно отправить торгового представителя «в поля» с планшетом, предварительно синхронизировав данные с 1С, и принимать от него заявки настолько оперативно, насколько этого требует бизнес.

Конечно, 1С Бухгалтерия 7.7 была практически стандартом бухгалтерского учета на компьютере, обеспечивая исчерпывающие возможности для эффективной работы бухгалтерии, но современные технологии она уже не поддерживает, а из-за отсутствия обновлений не может соответствовать актуальным требованиям законодательства.

Именно эти факторы говорят в пользу использования максимально современной версии платформы для рабочих конфигураций. Но при этом нельзя не заметить, что ставить новую платформу сразу после выхода не всегда оправданно: в ней могут быть ошибки, которые разработчик устраняет уже в процессе эксплуатации, от части «по заявкам» пользователей. Поэтому, пара лет существования платформы в режиме эксплуатации обычно говорит о том, что платформа обкатана в «боевых условиях» и пригодная для работы.

Два очень вредных мифа о возможностях автоматизации бухучета

• Учет, ведущийся с помощью компьютера и согласно программе, будет идеально правильным, поскольку машина управляет процессом и «человеческий фактор» исключен.

Даже если пользователь хорошо представляет, какие отчеты он должен получить на основании введенных данных, он не застрахован от ошибок ввода и ошибок программы, то есть технических сбоев. Конечно, задача разработчиков не только реализовать алгоритмы, которые необходимы конечным пользователям, а также отработать системные баги, но и предусмотреть алгоритмы действий в случае пользовательских ошибок. Но это происходит не сразу, а с течением времени, при котором программными продуктами уже активно пользуются. Поэтому исключать ошибки программы полностью – нельзя ни в коем случае, а также не стоит пренебрегать обновлениями, которые могут серьезно облегчить работу.

• Если учет ведется на компьютере, то можно практически ничего не знать, правильный баланс получается автоматически.

Следует помнить, что программа по бухучету – это просто инструмент. При этом современные реалии учета и отчетности таковы, что бухгалтерская программа может сделать этот миф реальностью, при условии правильной настройки огромной массы параметров. А для того чтобы пользователь понимал, какие именно значения, какие проводки он хочет видеть в программе, он все-таки должен знать бухучет. То есть программа не разбирается в налоговом кодексе или ПБУ, но действует по заложенному в нее алгоритму. При этом алгоритм, содержащий явные ошибки или не учитывающий какой-то вариант действий, все-таки задан пользователем. Поэтому зона ответственности за данные, сформированные в программе, лежит на пользователе.

Именно для того чтобы нивелировать отрицательные последствия распространения этого мифа и избежать недовольства некомпетентных покупателей программы, фирма 1С предлагает широкую линейку бухгалтерских программ и сервисов, способных удовлетворить нужды и требования всех своих потребителей – от владельца стартапа, который не представляет себе что такое «проводка», до главного бухгалтера крупного производственного холдинга.

Этапы внедрения автоматизированного бухгалтерского учета

Преимущества ведения бухгалтерского учета с применением программных комплексов не вызывают сомнений. Но непосредственно внедрение программы, особенно если автоматизация проходит фактически «с нуля», многих заставляет задуматься о необходимой «глубине» процесса.

Если на предприятии бухгалтеров больше, чем один, к процессу автоматизации следует привлечь интеграторов. Выбор партнера по проекту, как правило, обусловлен пределами бюджета, наличием понимания у будущего партнера предметной области вашего предприятия, а также наличия специалистов по автоматизации необходимого вида учета – людей, которые знают все возможности системы, могут подсказать, какие выгоды вы получите от внедрения*.

*Для достижения максимальной эффективности следует быть готовым к тому, что придется изменить некоторые бизнес-процессы, чтобы вписать их в логику программы (которая, к слову, базируется на лучших практиках и огромном опыте).

Именно партнер поможет сделать выбор из семейства программ 1С, о котором было написано выше, под конкретные нужды.

Основные данные о вашем предприятии для определения решения 1С:

• Предметная область;
• Система налогообложения;
• Сегмент по выручке: малый, средний, крупный бизнес или крупнейшие налогоплательщики;
• Наличие филиалов, обособленных подразделений, планов по их открытию в дальнейшем;
• География нахождения бизнеса, особенно если есть обособленные подразделения или зарубежные представительства;
• Наличие счетов в иностранной валюте;
• Ведение ВЭД;
• Структура предприятия: сколько цехов, складов и т.д.;
• Структура выпускаемой продукции;*
• Планы по развитию (открыть филиалы, новые типы продукции и т.д.).

*Данные по структурам предприятия и продукции очень нужны, т.к. позволяют в дальнейшем показывать отдельно доходы и затраты по каждой выделенной группе, но очень часто это сложно понять пользователю, который не имел возможность увидеть это в программе заранее.

При первоначальной установке программы заполняются параметры настроек, учетной политики и т.д. Затем наступает этап ввода остатков*, который может занять продолжительное время, если данных много и они вводятся вручную. Если данные представлены в электронном виде (в какой-то другой программе, более ранней версии 1С или даже в Excel), то, скорее всего, их можно конвертировать и перенести в 1С с помощью отдельно созданной программы (здесь стоит соотнести объем данных и стоимость часа работы программиста, умноженный на время создания такой программы).

*На этом этапе зачастую вырабатываются правила наименования номенклатуры, что целесообразно при большом количестве выпускаемой продукции или получаемых товаров. На крупных предприятиях даже появилась должность специалиста НСИ (нормативно-справочная информация), который разрабатывает подобные регламенты и следит за правильностью их использования.

Затем, уже в рамках работы, производится ввод текущих документов. Обычно большая часть первички более-менее однотипна, и, внеся все имеющееся количество однотипных документов, пользователь начинает осваивать возможности программы*.

*Сегодня каждый документ в 1С, а также отчеты по ним, имеют широчайшие возможности настройке (об этом уже упоминалось). Информацию по работе с ними можно найти в учебной литературе 1С, на специализированных курсах, или сайтах.

Работа в автоматизированной бухгалтерской системе

В начале ведения бухгалтерского учета после автоматизации на базе 1С пользователи сталкиваются с рядом особенностей. Кроме необходимости первичных настроек, очень много моментов связано со справочником План счетов. С ним тесно связаны стандартные документы, и если при вводе документов мы не видим визуально, какие счета будут задействованы, то эти настройки «прошиты» в документах и при проведении в программе формируют проводки бухгалтерского и налогового учета, вспомогательные регистры.

И хотя существует возможность внести изменения в код программы, желательно постараться этого не делать.* Поскольку изменения законодательства и усилия разработчиков по усовершенствованию программы приводят к появлению регулярных обновлений для 1С, которые надо устанавливать. Программы со стандартным функционалом обычно без проблем обновляются. При внесении изменений (не всегда, но надо быть к этому готовым) обновления возможны с ошибками, необходимостью повторно добавлять разработанные поправки и т.д.

*Когда у пользователей возникает необходимость в какой-то функции или отчете, которого нет в программе (хотя это скорее редкость, поскольку, программные комплексы 1С существуют давно и содержат очень много сервисных возможностей), и доработка все-таки производится, процесс обновления усложняется и не может быть произведен без присутствия специалиста.

Выбираем программу 1С для автоматизации бухгалтерского учета

Как уже было сказано, программные продукты 1С в настоящее время представлены широкой линейкой решений* для предприятий разных сфер деятельности и самых разных масштабов.

*У многих программных комплексов функционал может пересекаться, поэтому для выбора оптимального варианта следует обратиться к партнерам фирмы 1С за более подробной консультацией.

Если компания ведет бухгалтерский учет в сфере малого или среднего бизнеса и не слишком ограничена рамками отраслевых особенностей, даже если речь идет о производстве или оптовой торговли, то без сомнения можно выбрать 1С:Бухгалтерия 8.3 версии ПРОФ. Если бухгалтер ведет несколько организаций на одном компьютере, можно в одном интерфейсе настроить учет по нескольким фирмам, при этом у каждой фирмы будут разные системы налогообложения*, планы счетов и т.д., что очень удобно, не надо открывать несколько программ.

*Существует заблуждение, что есть отдельно «1С:Бухгалтерия» для общего режима, отдельно для упрощенки и свой вариант для «вмененки». Это не так, поскольку «1С:Бухгалтерия» – универсальная программа, в которой благодаря настройкам учетной политики можно вести разные системы налогообложения и совмещать их, например, общий режим и вмененку для одной фирмы.

Для организаций, имеющих территориально распределенные филиалы, разработана версия КОРП, и напротив, единичным пользователям и мелким ИП подойдет Базовая версия.

Помимо отдельно устанавливаемых решений имеются комплексные программы, представляющих бухгалтерский функционал в качестве одного из модулей. Для малого бизнеса таким решением является «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ).

Для крупных компаний 1С предлагает системы класса ERP. Термин ERP означает системы планирования ресурсами предприятия (от англ. Enterprise Resource Planning). Это флагманский продукт фирмы 1С, включающий функциональные блоки для удовлетворения всех потребностей крупнейших производственных компаний и холдингов в части автоматизации:

• Бухгалтерский и налоговый учет
• Производство
• Закупки и продажи
• Склад и запасы
• Учет затрат и расчет себестоимости
• Расчет зарплаты и кадры
• Управленческий учет и бюджетирование
• Консолидация информации по холдингу
• Консолидация информации по холдингу
• Документооборот и делопроизводство
• Бизнес-процессы
• Взаимоотношения с клиентами (CRM)
• Ремонты и техническое обслуживание и др.

Изначально системы такого класса были представлены западными разработками, которые по своей специфики не до конца соответствовали стандартам российского законодательства и быстро меняющимся реалиям отечественного бухучета, поэтому требовали серьезных доработок. Сегодня 1С:ERP не уступает и даже превосходит западные аналоги по своей функциональности и технологическим возможностям. При этом стоит обратить внимание на такой интересный факт: предприятия, построившие свои системы на базе данного продукта, также приобретают и КОРП-версию 1С:Бухгалтерия. Это легко объяснить тем, что регламентированный учет предпочитают вести в отдельной базе, не имеющей никаких доработок, а потому регулярно обновляемой.

Стоит отметить, что в «1С:Бухгалтерия» есть функциональность по кадровому учету и расчету зарплаты, хотя и ограниченная, но способная удовлетворить нужды предприятия до 60 сотрудников с простым учетом. При большем количестве сотрудников и сложных схемах учета следует установить «1С:Зарплата и управление персоналом». Данные из нее в виде проводок можно выгружать в «1С:Бухгалтерия».