Бюджетирование – это инструмент, часть финансового управления, функции которого заключаются в согласовании деятельности подразделений внутри предприятия и подчинении ее общей стратегической цели. Бюджеты отражают цели и задачи компании, охватывая все стороны ее хозяйственной деятельности, и включают в себя плановые и отчетные (фактические) данные. С его помощью компания может максимизировать прибыль и оптимизировать расходы.
Автоматизация процесса бюджетирования – внедрение специализированного решения для системного построения бюджета, его планирования и контроля.
С развитием компании растет и объем информации, оперировать которым с помощью привычных инструментов на определенном этапе становится крайне проблематично. Комплексная автоматизация бюджетирования на предприятии позволяет ускорить поиск нужных данных, произвести их анализ в разных разрезах и выполнить консолидацию бюджетов без затрат времени и сил. При том, что у специалистов уходит меньше времени на учетно-отчетную и иную рутинную работу, качество и точность последней возрастает, поскольку снижается риск ошибок по причине человеческого фактора. То есть от этого процесса зависит, насколько точную и оперативную финансовую информацию будут получать менеджеры и руководители предприятия для принятия управленческих и стратегических решений.
Автоматизация бюджетирования в 1С. Модели внедрения
В основном используется один из двух вариантов проведения автоматизации бюджетирования на базе программ, созданных на платформе «1С:Предприятие».
- Первый заключается в том, что постановку бюджетирования нужно сразу начинать с автоматизации, т.е. компания сначала выбирает программный продукт, который настраивается под конкретное предприятие. Данная модель используется чаще, потому что она выглядит проще и быстрее, но в некоторых случаях внедренную программу не получается приспособить под работу определенного предприятия, несмотря на потраченные средства и время.
- Второй подход предполагает сначала разработку методологии и регламентов бюджетирования, которые отрабатывают какое-то время на предприятии, планирование ведут в электронных таблицах и только после этого переходят к автоматизации. На основе методологии создается техническое задание (ТЗ) для автоматизации, затем по ТЗ подбирается наиболее подходящая программа, и осуществляются доработки.
Рис.1 Модели автоматизации бюджетирования
Для того чтобы не ошибиться в выборе стратегии внедрения рассмотрим плюсы и минусы этих подходов.
Таблица. Достоинства и недостатки моделей автоматизации бюджетирования
Надо отметить, что во втором подходе значительных усилий требует подготовительный этап – первоначальный даже при использовании электронных таблиц Excel для подготовки фактических данных, как правило, отнимает значительное время, поскольку эти данные не находятся в единой информационной системе, что затрудняет их обработку и анализ.
В любом случае, для автоматизации бюджетирования, необходимо выполнение некоторых условий.
Рис.2 Условия, необходимые для автоматизации бюджетирования
При выполнении этих условий можно ставить вопрос о запуске проекта автоматизации и выборе программного обеспечения. Это вполне можно сделать внутренними силами компании, но если структура предприятия сложная и компания достаточно крупная правильнее привлечь специалистов со стороны – консультантов и программистов, которые помогут определиться с выбором программы, внедрить ее на предприятии и поставить «на рельсы» процесс бюджетирования.
Методологическая информация, необходимая для автоматизации бюджетирования
Концепция бюджетирования – описывает правила функционирования бюджетной системы.
Положение о финансовой структуре – описывает основные направления деятельности и виды затрат, структуру центров финансовой ответственности (ЦФО) и сферу их полномочий, структурный состав ЦФО – наименование структурных подразделений, основные статьи доходов, статьи затрат, поступления денежных средств и т.д.
Положение о бюджетировании включает в себя:
- Методику бюджетирования – правила формирования плановых цифр в бюджетных статьях всех бюджетных форм;
- Бюджетные формы – шаблоны представления бюджетов компании по статьям затрат, структуре доходов или другим аналитическим разрезам;
- План-фактный анализ задает границы благоприятных, допустимых и неблагоприятных отклонений для разных бюджетных статей (например, благоприятное отклонение – 0-3%, допустимое – 4-7%, неблагоприятное – более 8%).
Бюджетный регламент – маршруты действий по разработке, согласованию, корректировке, анализу и утверждению бюджетов. Он должен отвечать на вопросы:
- «Что делаем?» разрабатываем бюджет, согласовываем бюджет и т.п.;
- «Кто это делает?» указываем ответственных сотрудников;
- «Когда это делается?» указываем конкретные сроки исполнения.
Помимо того, у компании должна быть разработана управленческая политика, определяющая правила сбора фактической информации.
Проблемы в процессе автоматизации
На этапе подготовки к внедрению программы могут возникнуть следующие проблемы:
- Отсутствие вовлеченности персонала компании Заказчика, саботаж со стороны сотрудников, срыв сроков, отказ от выполнения заданий;
- Недостаточно квалифицированные, некомпетентные кадры со стороны компании Заказчика;
- Смена участников проекта, задействованных в процессе его подготовки;
- Недостаточность первичной информации, неверный подход к описанию задач, неоднозначная их трактовка;
- Продолжительные согласования ТЗ заинтересованными участниками процесса, изменение требований к проекту.
При внедрении программ автоматизации бюджетирования очень сложно четко выдержать все правила и это является одной из основных проблем. Чтобы минимизировать их, следует:
- Установить временные рамки проекта;
- Распределить зоны ответственности;
- Создать инструменты контроля реализации системы;
- Определить и утвердить методы решения нестандартных задач;
- Провести дополнительное обучение персонала, принять дисциплинарные меры или нанять других людей.
Таким образом, внедрение системы бюджетирования на предприятии затрагивает множество моментов, касающихся вопросов управления всей компанией, поэтому их нельзя упускать из виду. В дальнейшем автоматизированный процесс бюджетирования будет способствовать развитию компании в целом, повысит производительность труда и эффективность управления, упорядочит бюджетную дисциплину, что, в свою очередь, поможет компании достичь стратегических целей и выведет ее на новый уровень.