Автоматизация бюджетирования

Бюджетирование – это инструмент, часть финансового управления, функции которого заключаются в согласовании деятельности подразделений внутри предприятия и подчинении ее общей стратегической цели. Бюджеты отражают цели и задачи компании, охватывая все стороны ее хозяйственной деятельности, и включают в себя плановые и отчетные (фактические) данные. С его помощью компания может максимизировать прибыль и оптимизировать расходы.

Автоматизация процесса бюджетирования – внедрение специализированного решения для системного построения бюджета, его планирования и контроля.

С развитием компании растет и объем информации, оперировать которым с помощью привычных инструментов на определенном этапе становится крайне проблематично. Комплексная автоматизация бюджетирования на предприятии позволяет ускорить поиск нужных данных, произвести их анализ в разных разрезах и выполнить консолидацию бюджетов без затрат времени и сил. При том, что у специалистов уходит меньше времени на учетно-отчетную и иную рутинную работу, качество и точность последней возрастает, поскольку снижается риск ошибок по причине человеческого фактора. То есть от этого процесса зависит, насколько точную и оперативную финансовую информацию будут получать менеджеры и руководители предприятия для принятия управленческих и стратегических решений.

Автоматизация бюджетирования в 1С. Модели внедрения

В основном используется один из двух вариантов проведения автоматизации бюджетирования на базе программ, созданных на платформе «1С:Предприятие».

• Первый заключается в том, что постановку бюджетирования нужно сразу начинать с автоматизации, т.е. компания сначала выбирает программный продукт, который настраивается под конкретное предприятие. Данная модель используется чаще, потому что она выглядит проще и быстрее, но в некоторых случаях внедренную программу не получается приспособить под работу определенного предприятия, несмотря на потраченные средства и время.
• Второй подход предполагает сначала разработку методологии и регламентов бюджетирования, которые отрабатывают какое-то время на предприятии, планирование ведут в электронных таблицах и только после этого переходят к автоматизации. На основе методологии создается техническое задание (ТЗ) для автоматизации, затем по ТЗ подбирается наиболее подходящая программа, и осуществляются доработки.

Для того чтобы не ошибиться в выборе стратегии внедрения рассмотрим плюсы и минусы этих подходов.

Надо отметить, что во втором подходе значительных усилий требует подготовительный этап – первоначальный даже при использовании электронных таблиц Excel для подготовки фактических данных, как правило, отнимает значительное время, поскольку эти данные не находятся в единой информационной системе, что затрудняет их обработку и анализ.

В любом случае, для автоматизации бюджетирования, необходимо выполнение некоторых условий.

При выполнении этих условий можно ставить вопрос о запуске проекта автоматизации и выборе программного обеспечения. Это вполне можно сделать внутренними силами компании, но если структура предприятия сложная и компания достаточно крупная правильнее привлечь специалистов со стороны – консультантов и программистов, которые помогут определиться с выбором программы, внедрить ее на предприятии и поставить «на рельсы» процесс бюджетирования.

Бесплатная
консультация
эксперта

Наталия Сиворина

Консультант-аналитик 1С

Соглашаюсь на обработку персональных данных

Методологическая информация, необходимая для автоматизации бюджетирования

Концепция бюджетирования – описывает правила функционирования бюджетной системы.

Положение о финансовой структуре – описывает основные направления деятельности и виды затрат, структуру центров финансовой ответственности (ЦФО) и сферу их полномочий, структурный состав ЦФО – наименование структурных подразделений, основные статьи доходов, статьи затрат, поступления денежных средств и т.д.

Положение о бюджетировании включает в себя:

• Методику бюджетирования – правила формирования плановых цифр в бюджетных статьях всех бюджетных форм;
• Бюджетные формы – шаблоны представления бюджетов компании по статьям затрат, структуре доходов или другим аналитическим разрезам;
• План-фактный анализ задает границы благоприятных, допустимых и неблагоприятных отклонений для разных бюджетных статей (например, благоприятное отклонение – 0-3%, допустимое – 4-7%, неблагоприятное – более 8%).

Бюджетный регламент – маршруты действий по разработке, согласованию, корректировке, анализу и утверждению бюджетов. Он должен отвечать на вопросы:

• «Что делаем?» разрабатываем бюджет, согласовываем бюджет и т.п.;
• «Кто это делает?» указываем ответственных сотрудников;
• «Когда это делается?» указываем конкретные сроки исполнения.

Помимо того, у компании должна быть разработана управленческая политика, определяющая правила сбора фактической информации.

Проблемы в процессе автоматизации

На этапе подготовки к внедрению программы могут возникнуть следующие проблемы:

1. Отсутствие вовлеченности персонала компании Заказчика, саботаж со стороны сотрудников, срыв сроков, отказ от выполнения заданий;
2. Недостаточно квалифицированные, некомпетентные кадры со стороны компании Заказчика;
3. Смена участников проекта, задействованных в процессе его подготовки;
4. Недостаточность первичной информации, неверный подход к описанию задач, неоднозначная их трактовка;
5. Продолжительные согласования ТЗ заинтересованными участниками процесса, изменение требований к проекту.

При внедрении программ автоматизации бюджетирования очень сложно четко выдержать все правила и это является одной из основных проблем. Чтобы минимизировать их, следует:

• Установить временные рамки проекта;
• Распределить зоны ответственности;
• Создать инструменты контроля реализации системы;
• Определить и утвердить методы решения нестандартных задач;
• Провести дополнительное обучение персонала, принять дисциплинарные меры или нанять других людей.

Решение класса CPM 1С:Управление холдингом 8 для бюджетирования с бесплатной оценкой стоимости и сроков внедрения

Таким образом, внедрение системы бюджетирования на предприятии затрагивает множество моментов, касающихся вопросов управления всей компанией, поэтому их нельзя упускать из виду. В дальнейшем автоматизированный процесс бюджетирования будет способствовать развитию компании в целом, повысит производительность труда и эффективность управления, упорядочит бюджетную дисциплину, что, в свою очередь, поможет компании достичь стратегических целей и выведет ее на новый уровень.