Автоматизация бизнеса

Специализированные СМИ довольно часто муссируют тему об автоматизациях бизнесов, и выходе этих бизнесов в совершенно новое пространство самостоятельности и независимости. Хотя, если задаться конкретным вопросом, что же на самом деле такое – «автоматизация бизнеса» в предметном значении этого термина, скорее всего, отыскать внятный или, по крайней мере, однозначный ответ окажется делом трудным. Во всяком случае, отыскать сходные ответы разных специалистов из разных компаний на данный вопрос не получилось.

Здесь дело совсем не в том, что значение термина «автоматизация бизнеса» обозначает какое-то новое явление или трактуется слишком многообразно.

Причина столь большого разнообразия мнений кроется в том, что в каждой конкретной компании это понятие будет иметь разное значение и совершенно разную степень реального влияния на бизнес.

О том, что же такое автоматизация бизнеса, какие автоматизированные бизнес-системы используются сегодня компаниями и какие преимущества они дают в реальности, в условиях высококонкурентного рынка, поговорим в этой статье.

Специфика автоматизации бизнеса

Любое бизнес-сообщество, любой бизнес-тренинг или экономический форум государственного масштаба в большей или меньшей степени затрагивает вопросы автоматизации бизнеса, одновременно подогревая интерес широкой аудитории к этому понятию, при этом выстраивая лабиринт смыслов вокруг его конечного значения. Никто не делает этого специально, просто понятие автоматизации бизнеса настолько многогранно и широко, что не хватит никакого мероприятия, чтобы рассмотреть его целиком и полностью. Отсюда путаница, скептицизм, а изредка и «обожествление», такой рутинной для многих компаний истории, как «автоматизация бизнеса».

Но весь многоголосый хор сходится только в одном: автоматизация бизнеса на сегодняшний день – это в любом случае повышение его эффективности. А вот выбор средств и путей из арсенала автоматизированных систем для того, чтобы эффективность бизнеса все-таки повысилась, принципиально зависит только от индивидуальных особенностей, следовательно, дает огромное количество сценариев реализации этого понятия на практике.

Если все же попытаться дать более сжатое определение понятию автоматизация бизнеса, то главным здесь станет создание в компании определенной инфраструктуры, непрерывное использование которой существенно увеличит продуктивность бизнеса и отдельных его единиц. То есть здесь проявляется специфика автоматизации бизнеса в том, что для каждого вида бизнеса это понятие может включать в себя как классические, так и совершенно индивидуальные составляющие.

Например, установка при въезде на платную парковку сканера автомобильных номеров с камерой фиксации вместо охранника с тетрадкой – это и есть автоматизация малого бизнеса на конкретном примере. Исходя из этого примера, напрашивается вывод о том, что индивидуальность автоматизации бизнеса обусловлена, в первую очередь, спецификой конкретного бизнеса, а не рыночными тенденциями.

Автоматизировать бизнес для повышения эффективности работы

Если в планы бизнеса входит развитие, расширение географии, возможный выход в новые сегменты или любой другой вариант роста компании, рано или поздно бизнес сталкивается с тем, что ручное управление «пожирает» время настолько сильно, что рабочий день способен растянуться на двадцать четыре часа, которых, к тому же, катастрофически не хватает.

Несомненно, специфика развития частного предпринимательства такова, что любой бизнес, в той или иной мере, начинался с ручного управления и продолжал его практиковать до момента достижения определенного размера. Понятно, что ручные операции и контроль «глазами» на всех этапах работы действительно обеспечивают определенный уровень эффективности, позволяя бизнесу решать свою главную задачу: зарабатывать деньги. Но при этом важно понимать, что без автоматизации возможности для значительного роста в будущем не появится.

В определенный момент времени управленцу, действительно вовлеченному в бизнес, а в случае с автоматизацией малого бизнеса его роль чаще всего берет на себя сам собственник компании, становится понятно, что компания работает близко к предельным значениям ручной производительности.

Это пока еще, в принципе, нормальная ситуация, и при правильном развитии в определенный момент времени любая компания должна достигнуть такого потолка, чтобы принять верное решение о необходимости структурных изменений, которые касаются автоматизации.

С виду такая работа компании не выглядит броуновским движением, скорее, наоборот, похожа на работу конвейера, где каждый участник цепочки делает одно и то же действие бесконечно много раз и без какой-либо оценки собственной эффективности. Последнее неудивительно: при механическом подходе к операционной работе, где доля ручного труда или бездумного выполнения каких-то функций настолько огромна, что у персонала просто не остается времени, чтобы подумать, как оптимизировать свою работу.

Тут можно сделать оговорку, что персонал, может быть, и не был изначально думающим и инициативным, но придумывать, как повысить эффективность за счет автоматизации, это вообще не его обязанность, поскольку ни компетенций, ни полномочий у линейного специалиста для этого просто нет и, более того, не должно быть по определению. Это работа управленческого состава, поэтому, когда менеджер видит, что «буквально все» делается руками и выпадение любого звена из цепочки ручного труда моментально парализует почти половину компании, он начинает задумываться об автоматизации бизнеса.

Если бизнес органически подрастает, он, как ребенок, сам укажет на новые потребности своего существования, рано или поздно сказав: «Нужна автоматизация».

Поскольку каждый бизнес индивидуален по своей сути, изначально нужно брать в расчет, что внедрение автоматизации в практику конкретной компании может сильно отличаться от привычного (или точнее сказать самого распространенного) подхода на рынке.

Поэтому, не стоит ожидать, что конкретно для вашей компании с ее спецификой уже существует готовое работающее решение, которое достаточно просто установить на компьютеры пользователей и руководителей, чтобы реорганизовать малоэффективные процессы в сверхпродуктивный автоматизированный управленческий комплекс.

Этого точно не произойдет, поскольку шаблоны никогда не работают хорошо – это правило применимо почти ко всем отраслям бизнеса. Помимо этого, чтобы автоматизировать бизнес, нужно очень хорошо знать «внутренние течения», что возможно только после серьезной аналитической работы самых главных специалистов компании.

Организация процесса автоматизации в компании

Любой серьезный проект, связанный с изменением внутреннего уклада компании, особенно такой, который напрямую повлияет на эффективность работы предприятия, всегда начинается с большой подготовительной работы. Неважно о предприятии какого размера идет речь: о холдинге с разветвленной структурой или микро-фирме, которая имеет обороты, не превышающие порог упрощенной системы налогообложения – любой процесс автоматизации предприятия в классическом смысле будет идти по одному и тому же сценарию.

Как правило, со стороны предприятия формируется рабочая группа из ключевых специалистов для начала анализа всех происходящих в компании процессов с целью выявления наименее оптимальных. На сленге такие участки работы часто называют «костылями» – вроде работают, но крайне неэффективно. В результате формируется перечень вопросов и проблем, который фактически отражает реальную картину текущего состояния фирмы и позволяет сформулировать теперь уже перечень задач, которые необходимо будет решить посредством автоматизации. После этого, каждая задача должна быть детально описана и рассмотрена с целью выявления точки входа и выхода, а также необходимых ресурсов для достижения запланированной эффективности.

Далее происходит подбор решения для оптимизации и автоматизации рассматриваемого участка работы компании, при этом удовлетворяющего требования имеющейся инфраструктуры. Тут можно прибегнуть, например, к IT-решению, некому производственному продукту или, допустим, технической модернизации.

На заключительном этапе ответственные лица разрабатывают систему внутреннего контроля выстроенного автоматизированного процесса и внедряют оценку эффективности, которая также необходима для оперативного контроля отклонений от нормы, позволяя совершенствовать автоматизированный процесс и повышать его фактическую продуктивность.

Блок-схема процесса автоматизации участка бизнеса и непрерывного контроля

Преимущества автоматизации бизнеса для компаний любого размера

Ощутимые результаты автоматизации проявляются в разных компаниях по индивидуальным, неповторимым схемам. Одни компании существенно увеличивают скорость своей работы, повышают, например, пропускную способность и, соответственно, оборот, прибыль и в целом расширяют бизнес за счет автоматизации.

Другие получают ощутимые преимущества в области организации собственного производства – снижается трудовая нагрузка на производственную единицу, увеличивается потенциал производства и динамичность производственного процесса.

Автоматизация необходима в работе персонала, выполняющего набор определенных повторяющихся функций: продавцы, операторы, контролеры и прочие подобные специальности. Даже для сотрудников, в работе которых крайне важна самостоятельность и вариативность (творческие и интеллектуальные должности), система автоматизации позволяет установить некий стандарт продуктивности, по крайней мере, по количеству затраченного рабочего времени, контролю дисциплины и выполнению каких-то специальных планов для каждой профессии.

Автоматизация почти всегда рано или поздно касается финансов, особенно в вопросах распределения денежных потоков, контроля расходования денежных средств и контроля дебиторской задолженности.

Естественно, что любая компания, которая ведет учет, будет вынуждена на определенном этапе инвестировать в его автоматизацию, поскольку количество учетно-аналитических операций будет существенно превышать любые возможности для их ручной обработки.

Технические решения в области автоматизации для малого, среднего и крупного бизнеса применимы практически на всех уровнях операционной деятельности, позволяя влиять не только на частные структурные участки, но и на компанию в целом.* Помимо этого автоматизация бизнеса – это не только система повышения эффективности, отчасти это еще и «страховка», если можно привести такое сравнение, которая позволяет бизнесу стать более защищенным и устойчивым, как во взаимосвязях с внешним окружением, так и во внутренних вопросах.

*Почти в любой компании автоматизация обязательно затронет сегмент массовых операций, которые влияют на показатели выручки фирмы: товарооборотные операции, логистические цепочки, управление запасами и менеджмент пропускной способности.

Типы и группы решений для автоматизации

• Автоматизированные решения представляют собой эффективный инструмент учета и контроля метрик бизнеса в динамике. Они дают возможность контролировать оперативную работу, отклонения финансовых и ресурсных показателей, а также настраивать последовательную работу с внешними партнерами. К таким решениям можно отнести всевозможные программы бухгалтерского/финансового и управленческого учета. Для крупных компаний рациональны интегрированные решения, которые имеют не только вертикальные, но и горизонтальные взаимосвязи, а при автоматизации малого бизнеса предпочтительнее выбирать решения для конкретных участков и операций.
• Автоматизированные решения позволяют контролировать и гибко настраивать способности бизнеса под конкретные объемы и задачи. Если взять в качестве примера момент, связанный с пропускной способностью, автоматизированное решение может сигнализировать о необходимости увеличения количества персонала или пополнения товарного остатка, а также может регулировать загрузку из расчета достижения, запланированного KPI, на структурную единицу.
• Системы автоматизации в клиентском секторе позволяют также эффективно управлять процессом отношений с клиентами (Customer Relationship Management): расписанием, увеличением частоты обращений, средними чеками, посещениями, повторными обращениями и другими метриками клиентского сервиса.
• Большая группа технологических решений по автоматизации связана с повышением продуктивности персонала в части отказа от ручных операций и работы механического характера. Такие внедрения, как правило, положительно сказываются на фонде оплаты труда и штатной численности, за счет отказа от неэффективных процессов и создания системы, в которой каждая штатная единица работает, ориентируясь на результат. В целом эта группа повышает не только продуктивность работы конкретного сотрудника за счет отказа от рутинных действий, но также параллельно раскрывает его компетенции, позволяя реализовать нераскрытый потенциал. Важным позитивным свойством этой группы решений для автоматизации бизнеса можно назвать «защиту от дурака», а именно – снижение риска катастрофического влияния на бизнес неосторожности, халатности, да и просто банальной усталости сотрудника, что называется «человеческого фактора».
• Технологические комплексы, позволяющие наиболее эффективно выстроить работу персонала с информацией. К ним относятся всевозможные системы подготовки документов, формирования оперативных заявок, договоров. Большим преимуществом таких систем является возможность настройки прав доступа к различной информации для конкретных сотрудников и безопасного хранения такой информации, которая, во-первых, должна быть защищена от преднамеренного или случайного удаления, а во-вторых, от хищения.
• В целом различные технологические решения позволяют сильно упростить бизнес-процессы и бизнес-цепочки в компании. Благодаря автоматизации процессы становятся более понятными, последовательными и управляемыми. Формируется логика реализации каждого процесса (и управленческого, и производственного), которая строго следует запланированному автоматикой сценарию, в случае нарушения которого, менеджмент сразу получает необходимый сигнал.
• Возможности аналитического комплекса компании за счет автоматизированного решения существенно возрастают по сравнению с ручным анализом. Компания может допустить к аналитическим данным больше пользователей, ограничив права каждого из них и дав возможность контроля только за необходимыми метриками. Таким образом, возрастает глубина и системность аналитики, а значит увеличивается оперативный контроль ключевых показателей эффективности.

Типы и группы решений для автоматизации

Безусловно, автоматизированные решения положительно сказываются на бизнесе не только в перечисленных выше вопросах. Мы уже отмечали, что компания «А» может увидеть эффект от автоматизации в одном, а компания «Б» – совершенно в другом. Поэтому, стоит уделить больше внимания специфике вашего бизнеса, нежели анализу того, «как это сделано у других». При этом не следует концентрироваться на общепринятой практике, сместив акценты на ключевые вопросы и особенности бизнеса, автоматизация которых существенно повлияет на общую эффективность вашей компании. Автоматизация просто для галочки – это бесполезная трата вашего времени ресурсов, поэтому крайне важно понимать ради какой (конкретно сформулированной) цели последовательно разрабатывается, подготавливается, реализуется и развивается такой проект.

Цена автоматизации бизнеса

Сегодня на рынке очень много предложений, которые, так или иначе, связаны с автоматизацией бизнеса и до тех пор, пока сама компания не определилась с теми процессами, которые надо улучшать при помощи их автоматизации – нет никакой возможности даже примерно спрогнозировать бюджет. Однозначно назвать цену автоматизации отдельно взятого бизнеса сходу не может никто. Поэтому, если в результате автоматизации бизнес желает поднять продуктивность какого-то бизнес-процесса, имея при этом рациональный бюджет проекта автоматизации, начать стоит, как было сказано ранее, с внутренней аналитики. Этот этап сэкономит бизнесу силы и деньги, поскольку даст возможность составить четко сформулированное техническое задание, с которым дальше можно работать и. опираясь на которое, можно контролировать результаты работ по автоматизации и интеграции.

Выбор партнера по автоматизации бизнеса

Реализовать проект по автоматизации в любом бизнесе можно при помощи собственных сотрудников, внешнего эксперта или компании-подрядчика. Все зависит от объема автоматизированного участка. Рассмотрим подробнее каждый вариант:

• Собственные сотрудники представляют собой, казалось бы, самый дешевый вариант автоматизации, который отчасти может быть самым продуманным, но точно будет самым длительным.

При этом надо понимать, что внедрение автоматизации займет рабочее время, которое сотрудники «откусят» от своих производственных задач. Помимо этого отличительной чертой таких «домашних» автоматизаций является то, что они становятся работой и переходят в фазу операционной деятельности. Известно совсем немного случаев успеха таких проектов, во всех остальных – они кончились либо полным сворачиванием программы автоматизации, либо выбором другого способа реализации.

Можно отметить, что такой вариант кажется приемлемым за счет гарантий сохранения информации и коммерческой тайны, а также как будто бы контролируемых затрат (хотя в реальности это главное заблуждение), но на фоне сроков автоматизации, исчисляемых годами, и гарантированной иерархической неразберихи, это преимущество теряет свой вес при принятии решения.

• Внешний эксперт (или небольшая команда экспертов-фрилансеров) плюс собственные сотрудники для малого бизнеса, однозначно, самый правильный вариант, который выглядит оптимальным решением по соотношению цена/качество. Главная задача – дать экспертам достаточную власть над вашим персоналом, не занижая при этом значимости участия внутренних специалистов в процессе автоматизации. То есть будущий пользователь системы рассказывает, как работает процесс и какая задача заложена в его автоматизации, а эксперт разрабатывает схему реализации и подбирает решение. Если все пойдет правильно, то персонал сформулирует все свои желания, а на выходе получит максимально близкое по функциональности, но при этом взвешенное экспертное решение.

Рисками этого способа внедрения будут, конечно же, возможные препятствия в общении между консультантами и внутренними заказчиками, которые могут перерасти в настоящую вражду, что может существенно понизить продуктивность работы, а также зависимость компании на определенном этапе от привлеченного эксперта. Для того чтобы нивелировать эти риски, важно очень внимательно подходить к подбору эксперта-фрилансера и обязательно на начальном этапе регламентировать роли и полномочия каждой стороны.

• Подрядчик для реализации проекта автоматизации может быть крупной или мелкой IT-компанией, которая либо предлагает собственные разработки, либо внедряет модифицированное под нужды бизнеса коробочное решение. По цене этот способ реализации будет самым дорогостоящим, и также не лишен очевидных слабых мест.

Маленькая компания сильно ограничена в ресурсах и своем потенциале, поскольку фактически стоит на интеллектуальном уровне одного или нескольких экспертов, руководящих молодыми специалистами. С одной стороны, это может дать очень хорошие результаты за счет вовлеченности, но с другой, наоборот, вылиться в посредственную реализацию по шаблону.

При этом если бизнесу требуется небольшое персонализированное решение, то с большей долей вероятности с этим лучше справится небольшая компания, которая будет заниматься только этим проектом. Привлечение крупного подрядчика будет обосновано, когда предстоит большой объем работы, и его объективно «не потянет» ограниченный штат специалистов из мелкой фирмы. При этом стоит отметить, что в финансовом плане и в плане результативности работа с крупной компанией обеспечит большую защищенность бизнеса заказчика, позволит сэкономить время и ресурсы.

Итоги автоматизации бизнеса

Эра информационных технологий, с одной стороны, предъявляет к бизнесу новые требования по скорости и гибкости, которые невозможны без автоматизации, а с другой – постепенно снижает себестоимость решений, которые позволяют бизнесу пройти модернизацию, и вырасти по сравнению с «ручными» компаниями. В конечном счете, рынки придут к определенным стандартам и компании, которые не вошли в новую эру эффективных автоматизированных бизнес-цепочек, просто вымрут как динозавры, не способные приспособиться к изменяющимся условиям.

Напротив, те компании, которые уже сейчас понимают важность автоматизации бизнеса в целом и отдельных бизнес-юнитов в частности, с высокой долей вероятности станут более конкурентоспособными и устойчивыми, поскольку смогут использовать освободившиеся ресурсы для роста и развития, а не судорожно бороться за место под солнцем.

Но при всем при этом, хочется еще раз отметить, что четкое понимание и формулировка задач автоматизации до начала проекта поможет в выборе способа его реализации проекта.