Аудит – это экспертная независимая проверка, оценка какой-либо области деятельности предприятия. В нашем случае, речь идет об оценке существующей на предприятии системы электронного документооборота (СЭД). Целью аудита всегда является получение детальной независимой и полной картины существующего положения дел в аудируемой области.
Проблема часто не видна изнутри. Для объективной оценки функционирования системы электронного документооборота нужно находиться вне ее. Важен профессиональный взгляд экспертов, умеющих анализировать информацию и делать выводы из проявленной в ходе аудита модели системы.
Что дает аудит для организации? Возможность двигаться дальше, увидеть новые пути к развитию, точки роста для бизнеса. Только трезвый взгляд на существующую в организации систему документооборота позволит руководителю принимать стратегически правильные решения, осознано управлять бизнесом, отбрасывать тормозящие развитие модели работы.
Как должен быть организован качественный аудит СЭД
Аудит можно провести и самостоятельно, силами сотрудников организации, но все такие успешные случаи зачастую относятся к ситуациям «взяли нового сотрудника и сразу дали задачу анализа СЭД». Новый сотрудник видит организацию еще свежим взглядом, и в таких условиях возможен аудит «собственными силами». Но это, скорее, исключение.
Как правило, аудит все-таки проводится внешней организацией или отдельными независимыми сертифицированными специалистами. Это связано именно со спецификой такой работы, с необходимостью получить информацию от разных уровней управления, возможности задавать любые вопросы руководителям высшего звена.
Для проведения аудита информационных систем используются специальные формы, которые позволяют собрать детальную информацию о системе. Состав таких форм и их наполнение являются своего рода ноу-хау, технологии сбора и структурирования информации и их качество оттачиваются от проекта к проекту.
Аудит целевых участков документооборота. Определим готовность к внедрению 1С:ДокументооборотаАудит включает следующие методы сбора информации:
- Сбор информации через специальные формы;
- Интервьюирование сотрудников, включая руководителей;
- Анализ информационной системы при работе пользователей;
- Анализ настроек информационной системы IT-специалистами;
- Тестирование, анализ знаний и навыков пользователей;
- Анализ документов, регламентов, инструкций пользователей;
- Проверка соответствия действий пользователей предписаниям из регламентов и инструкций;
- Анализ производительности базы данных на подготовленных тестах;
- Анализ устойчивости системы к вводу заведомо ошибочной информации, выявление мест разрушения системы;
- Анализ IT-инфраструктуры, обеспечивающей работу СЭД.
В зависимости от проекта, от потребностей заказчика могут применяться разные методики, все зависит от задач, которые необходимо решить. Например, к аудиту системы электронного документооборота нередко подключаются специалисты по делопроизводству и нормам организации документационного обеспечения управления предприятия. Цель - анализ качества и содержания регламентов и положений, на которых базируется существующая СЭД.
Ожидаемые результаты от анализа системы документооборота
Как следует из вышенаписанного, аудит системы документооборота преследует следующие цели:
- Оценить текущее состояние СЭД;
- Получить независимую оценку от специалистов, не вовлеченных в операционную деятельность компании;
- Выяснить слабые места в системе работы людей;
- Понять вовлеченность и подготовленность персонала, увидеть, насколько знания и компетенции сотрудников соответствуют задачам электронного документооборота;
- Выяснить качество содержания регламентов, инструкций, их соответствие реально используемым в компании процессам;
- Узнать профессиональную оценку качеству модели текущей СЭД, корректности и оптимальности ее настроек;
- Получить детальный отчет о проведенном аудите системы электронного документооборота;
- Получить рекомендации от экспертов и варианты стратегии проведения изменений.
самые свежие новости 1 раз в месяц
План аудита, состав команды экспертов
Важно составить план проведения аудита. Определить области обследования, состав сотрудников, через которых будет получена достоверная информация. Распределить области аудита между экспертами.
К областям для обследования СЭД обычно относят:
- аудит регламентирующей документации;
- аудит процессов предприятия в связке с регламентами;
- аудит знаний и навыков сотрудников компании для работы в СЭД;
- аудит информационной инфраструктуры в организации;
- анализ производительности серверов и программного обеспечения;
- аудит модели СЭД в соответствие с регламентами и реальными процессами на предприятии;
- аудит корректности настроек, их соответствия регламентам и реальным процессам в бизнесе;
- аудит настроенных процессов в системе электронного документооборота.
Понятно, что состав и план аудиторского обследования формируется в соответствие с потребностями и ожиданиями заказчика. Полезно формировать план обследования системы электронного документооборота совместно с заказчиком.
Анализ областей может проходить как параллельно, так и последовательно. Все зависит от временных ограничений и состава команды экспертов.
В составе команды экспертов для проведения аудита СЭД желательно должны входить следующие специалисты:
- методолог по делопроизводству;
- специалист по документации (регламенты, инструкции, положения);
- специалист по программному продукту «1С:Документооборот 8»;
- специалист по вопросам архитектуры ИТ (сервера, хранилища, инфраструктура);
- администратор базы данных «1С:Документооборот 8»;
- технический писатель для подготовки итогового отчета;
Дополнительно может быть привлечен:
- специалист по постановке процессов на предприятии;
- специалист по системе менеджмента качества (СМК).
Структура отчета
Основой правильного обследования СЭД, кроме плана аудита и наличия сильной команды специалистов, является структура Отчета об обследовании (аудите, анализе). Она диктует, каким образом и что будет обследоваться специалистами.
Стоит отметить, что во время проведения аудита по плану может возникать новая информация, требующая внимания и детальной проработки со стороны экспертов.
Структуру отчета следует разграничить на Разделы и Подразделы.
Ниже приведем пример Разделов отчета об аудите системы электронного документооборота.
Структура разделов Отчета об аудите СЭД
- Оценка людских ресурсов.
- Оценка программного обеспечения и оборудования.
- Оценка системы электронного документооборота (СЭД).
- Результаты аудита.
- Рекомендации по результатам аудита.
- Предлагаемый план развития СЭД на основе 1С:ДО 8 КОРП.
Реальный опыт аудита СЭД
Рассмотрим пример аудита информационной системы, который был проведен для крупного медицинского исследовательского центра детских заболеваний в Москве.
Предпосылками для проведения аудита было желание:
- развивать существующую систему электронного документооборота для Центра и его подразделений;
- понять текущее состояние СЭД и ее применение в работе сотрудников;
- выработать стратегию по развитию системы.
Аудит выполнили в течение месяца. По итогам проекта был подготовлен отчет, даны рекомендации и предложена стратегия по исправлению выявленных проблем, по развитию системы электронного документооборота, обучению сотрудников, по вводу нового функционала в работу.
Личный вывод после проведения этого аудита:
Спустя некоторое время после создания в крупных организациях системы электронного документооборота и ввода ее в эксплуатацию очень полезно провести внешний аудит системы. Даже если СЭД имеет техподдержку от компании, которая занималась внедрением системы.
Внешний независимый взгляд экспертов позволяет руководству:
- увидеть проблемные места;
- понять, что давно ставшее привычным и даже удобным уже устарело или неактуально для изменившихся процессов организации.
Аудит позволяет организации в целом:
- повысить эффективность;
- избавится от лишнего в работе с документами;
- применять новые технологии и подходы к работе, делать это осознанно, с экономическим расчетом эффективности от изменений.
Рекомендации от экспертов WiseAdvice-IT
- Обращайтесь к настоящим экспертам по предметной области.
- Не пытайтесь экономить на диагностике проблемы. Наличие четкого «диагноза» как раз позволить компенсировать вложения в будущем.
- Аудит помогает вытащить на поверхность даже те проблемы, о которых вы не догадывались. Знание своих слабых мест позволит вести бизнес максимально эффективно, с учетом ваших ограничений.
- Аудит позволяет планировать развитие бизнеса, разумно подходить к IT-расходам, стать более конкурентоспособным.
- Выбирайте лучших и опытных экспертов. Качество проведенного аудита позволит принимать вам в дальнейшем хорошие управленческие решения.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
