Анализ системы документооборота

Аудит – это экспертная независимая проверка, оценка какой-либо области деятельности предприятия. В нашем случае, речь идет об оценке существующей на предприятии системы электронного документооборота (СЭД). Целью аудита всегда является получение детальной независимой и полной картины существующего положения дел в аудируемой области.

Проблема часто не видна изнутри. Для объективной оценки функционирования системы электронного документооборота нужно находиться вне ее. Важен профессиональный взгляд экспертов, умеющих анализировать информацию и делать выводы из проявленной в ходе аудита модели системы.

Что дает аудит для организации? Возможность двигаться дальше, увидеть новые пути к развитию, точки роста для бизнеса. Только трезвый взгляд на существующую в организации систему документооборота позволит руководителю принимать стратегически правильные решения, осознано управлять бизнесом, отбрасывать тормозящие развитие модели работы.

Как должен быть организован качественный аудит СЭД

Аудит можно провести и самостоятельно, силами сотрудников организации, но все такие успешные случаи зачастую относятся к ситуациям «взяли нового сотрудника и сразу дали задачу анализа СЭД». Новый сотрудник видит организацию еще свежим взглядом, и в таких условиях возможен аудит «собственными силами». Но это, скорее, исключение.

Как правило, аудит все-таки проводится внешней организацией или отдельными независимыми сертифицированными специалистами. Это связано именно со спецификой такой работы, с необходимостью получить информацию от разных уровней управления, возможности задавать любые вопросы руководителям высшего звена.

Для проведения аудита информационных систем используются специальные формы, которые позволяют собрать детальную информацию о системе. Состав таких форм и их наполнение являются своего рода ноу-хау, технологии сбора и структурирования информации и их качество оттачиваются от проекта к проекту.

Аудит включает следующие методы сбора информации:

• Сбор информации через специальные формы;
• Интервьюирование сотрудников, включая руководителей;
• Анализ информационной системы при работе пользователей;
• Анализ настроек информационной системы IT-специалистами;
• Тестирование, анализ знаний и навыков пользователей;
• Анализ документов, регламентов, инструкций пользователей;
• Проверка соответствия действий пользователей предписаниям из регламентов и инструкций;
• Анализ производительности базы данных на подготовленных тестах;
• Анализ устойчивости системы к вводу заведомо ошибочной информации, выявление мест разрушения системы;
• Анализ IT-инфраструктуры, обеспечивающей работу СЭД.

В зависимости от проекта, от потребностей заказчика могут применяться разные методики, все зависит от задач, которые необходимо решить. Например, к аудиту системы электронного документооборота нередко подключаются специалисты по делопроизводству и нормам организации документационного обеспечения управления предприятия. Цель - анализ качества и содержания регламентов и положений, на которых базируется существующая СЭД.

Постановка процессов документооборота

Экспертное обследование процессов ДО «как есть», построение процессной модели «как будет»

Подробнее

Внедрение СЭД

Комплексная автоматизация документооборота. Обработка документов в 2 раза быстрее! +45% к трудовой дисциплине

Подробнее

Ожидаемые результаты от анализа системы документооборота

Как следует из вышенаписанного, аудит системы документооборота преследует следующие цели:

• Оценить текущее состояние СЭД;
• Получить независимую оценку от специалистов, не вовлеченных в операционную деятельность компании;
• Выяснить слабые места в системе работы людей;
• Понять вовлеченность и подготовленность персонала, увидеть, насколько знания и компетенции сотрудников соответствуют задачам электронного документооборота;
• Выяснить качество содержания регламентов, инструкций, их соответствие реально используемым в компании процессам;
• Узнать профессиональную оценку качеству модели текущей СЭД, корректности и оптимальности ее настроек;
• Получить детальный отчет о проведенном аудите системы электронного документооборота;
• Получить рекомендации от экспертов и варианты стратегии проведения изменений.

План аудита, состав команды экспертов

Важно составить план проведения аудита. Определить области обследования, состав сотрудников, через которых будет получена достоверная информация. Распределить области аудита между экспертами.

К областям для обследования СЭД обычно относят:

• аудит регламентирующей документации;
• аудит процессов предприятия в связке с регламентами;
• аудит знаний и навыков сотрудников компании для работы в СЭД;
• аудит информационной инфраструктуры в организации;
• анализ производительности серверов и программного обеспечения;
• аудит модели СЭД в соответствие с регламентами и реальными процессами на предприятии;
• аудит корректности настроек, их соответствия регламентам и реальным процессам в бизнесе;
• аудит настроенных процессов в системе электронного документооборота.

Понятно, что состав и план аудиторского обследования формируется в соответствие с потребностями и ожиданиями заказчика. Полезно формировать план обследования системы электронного документооборота совместно с заказчиком.

Анализ областей может проходить как параллельно, так и последовательно. Все зависит от временных ограничений и состава команды экспертов.

В составе команды экспертов для проведения аудита СЭД желательно должны входить следующие специалисты:

• методолог по делопроизводству;
• специалист по документации (регламенты, инструкции, положения);
• специалист по программному продукту «1С:Документооборот 8»;
• специалист по вопросам архитектуры ИТ (сервера, хранилища, инфраструктура);
• администратор базы данных «1С:Документооборот 8»;
• технический писатель для подготовки итогового отчета;

Дополнительно может быть привлечен:

• специалист по постановке процессов на предприятии;
• специалист по системе менеджмента качества (СМК).

Структура отчета

Основой правильного обследования СЭД, кроме плана аудита и наличия сильной команды специалистов, является структура Отчета об обследовании (аудите, анализе). Она диктует, каким образом и что будет обследоваться специалистами.

Стоит отметить, что во время проведения аудита по плану может возникать новая информация, требующая внимания и детальной проработки со стороны экспертов.

Структуру отчета следует разграничить на Разделы и Подразделы.

Ниже приведем пример Разделов отчета об аудите системы электронного документооборота.

Структура разделов Отчета об аудите СЭД

1. Оценка людских ресурсов.
2. Оценка программного обеспечения и оборудования.
3. Оценка системы электронного документооборота (СЭД).
4. Результаты аудита.
5. Рекомендации по результатам аудита.
6. Предлагаемый план развития СЭД на основе 1С:ДО 8 КОРП.

Реальный опыт аудита СЭД

Рассмотрим пример аудита информационной системы, который был проведен для крупного медицинского исследовательского центра детских заболеваний в Москве.

Предпосылками для проведения аудита было желание:

• развивать существующую систему электронного документооборота для Центра и его подразделений;
• понять текущее состояние СЭД и ее применение в работе сотрудников;
• выработать стратегию по развитию системы.

Аудит выполнили в течение месяца. По итогам проекта был подготовлен отчет, даны рекомендации и предложена стратегия по исправлению выявленных проблем, по развитию системы электронного документооборота, обучению сотрудников, по вводу нового функционала в работу.

Личный вывод после проведения этого аудита:

Спустя некоторое время после создания в крупных организациях системы электронного документооборота и ввода ее в эксплуатацию очень полезно провести внешний аудит системы. Даже если СЭД имеет техподдержку от компании, которая занималась внедрением системы.

Внешний независимый взгляд экспертов позволяет руководству:

• увидеть проблемные места;
• понять, что давно ставшее привычным и даже удобным уже устарело или неактуально для изменившихся процессов организации.

Аудит позволяет организации в целом:

• повысить эффективность;
• избавится от лишнего в работе с документами;
• применять новые технологии и подходы к работе, делать это осознанно, с экономическим расчетом эффективности от изменений.

Рекомендации от экспертов WiseAdvice-IT

• Обращайтесь к настоящим экспертам по предметной области.
• Не пытайтесь экономить на диагностике проблемы. Наличие четкого «диагноза» как раз позволить компенсировать вложения в будущем.
• Аудит помогает вытащить на поверхность даже те проблемы, о которых вы не догадывались. Знание своих слабых мест позволит вести бизнес максимально эффективно, с учетом ваших ограничений.
• Аудит позволяет планировать развитие бизнеса, разумно подходить к IT-расходам, стать более конкурентоспособным.
• Выбирайте лучших и опытных экспертов. Качество проведенного аудита позволит принимать вам в дальнейшем хорошие управленческие решения.