Законопроект по электронным архивам прошел первое чтение

Формирование и использование электронных документов, включая время всего срока их хранения, создание легальных копий документов «в цифре» и на бумаге, возможность избавления от бумажных вариантов уже через 1 год – эти и другие изменения будут внесены после публикации законопроекта 1173189-7. Пока проект принят в первом чтении Государственной Думы и отправлен на доработку замечаний.

Проработка нового правового регулирования в сфере электронных архивов позволит сократить значительные затраты бизнеса в России на хранение первичной документации в бумажном варианте, уверены авторы законопроекта.

Сейчас законом установлен максимальный срок хранения документов, а это значит, что документы в некоторых случаях должны лежать от 25 до 45 лет. Это несет немалый материальный вклад на логистику и складские архивные помещения. Перенос документации на хранение в электронный вариант, по оценке ИТ-комитета Госдумы, позволит ускорить бизнес-процессы в 3-5 раз.

Ключевые моменты законопроекта

• Формирование копии документа возможно только при участии всех подписантов или специальной организации и только с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;
• Уничтожение бумажного экземпляра документа будет допускаться спустя 1 год после формирования его электронной копи, при этом учитывается ее правильное хранение без утечки информации;
• Конвертация электронных документов не должна нарушать последовательность и полноту данных, а также ответственному лицу необходимо подписать итоговый вариант УКЭП;
• Установлен порядок регулирования ЭД, включая архивные;
• Электронная копия документа, созданная и хранимая по всем правилам, будет равна бумажной версии.

Стоит также отметить, что грядущие изменения не предусматривают какие-либо обязательства для конвертации, копирования и хранения документов в электронном архиве без необходимости обеспечения юридической значимости документа в соответствии с требованиями нормативного правового акта или договора.

Подробнее о переходе на электронный документооборот и организации электронного архива на базе решений 1С спрашивайте у профильных экспертов WiseAdvice-IT.