
Решаем задачи автоматизации
На базе программ 1С
И собственных решений
А потом обслуживаем
По разумным ценам
Авторская технология на базе 1С:Клиент ЭДО. Прямая интеграция с Контур.Диадок. Без роуминга!
Все больше организаций задумываются или уже перешли на безбумажный документооборот. Как и бумажный, цифровой формат документооборота не исключает его деления на внутренний и внешний. Какой из них первичен – сложный вопрос, но их внедрение и применение «поодиночке» в любой компании просто не имеет смысла. Сложно представить, что кто-то, например, решит заключить соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами и создаст его в бумажном виде, чтобы подписать его внутри организации у ответственного лица и отправить его по почте.
Безусловно, его проще отправить в электронном виде, и здесь есть два пути.
Соглашение об обмене электронными документами может не предполагать подключения оператора ЭДО и допускать использование неквалифицированных сертификатов при подписании, что будет накладывать определенные ограничения. Основным ограничением является обмен теми ЭД (электронными документами), в отношении которых установлены требования передачи только через операторов. Примером таких документов являются электронные счета-фактуры.
Второй путь представляет собой заключение соглашения с регистрацией ЭД у оператора. Подписав его, организация принимает установленные законодательством правила обмена и признает юридическую значимость ЭД подписанных в системе. При этом компания должна зафиксировать и отразить в учетной политике нормы и способы ведения учета ЭД:
Данное действие регламентируется Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ (о бухгалтерском учете). То есть, чтобы использовать обмен ЭД, включая первичку, следует зарегистрироваться у оператора, внести правки в учетную политику и заключить соглашение об обмене с контрагентом, который должен выполнить те же самые действия.
Внедрим юридически значимый ЭДО в кратчайшие сроки. Полное соответствие законодательству РФ
Рассматриваемый документ регламентирует аспекты обмена и подписания ЭД. При этом в нем могут быть прописаны особенности ведение этого обмена, например, выбор вида ЭЦП*.
*Хотя, по мнению Минфина, для целей учета НДС необходимо подписание ЭД усиленной квалифицированной ЭП, в письме от 24.11.11 ЕД-4-3/19693@ указано, что если между организациями подписано соглашение, где прописана возможность подписи «первички» обычной или усиленной, но неквалифицированной ЭП, то этого вполне достаточно для надлежащего оформления ЭД в целях налогообложения.
Также в соглашении могут быть прописаны:
Все эти условия вместе и представляют собой соглашение, которое фактически является документом-регулятором обмена в цифровом виде.
Рассмотрим поподробнее, что может содержать соглашение на ЭДО.
Начиная с 01.01.2013, организации имеют право разработать форму документов, оформленных на бумаге, о чем говорит п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Но если организация задумывается о переходе на цифровой обмен, ей необходимо придерживаться приказа ФНС от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@, в котором утвержден формат ЭД:
Обращаем внимание на то, что организации при желании могут обмениваться счетами-фактурами в электронном виде, но для этого обязательно должен быть заключен соответствующий договор с оператором ЭДО
Выше уже шла речь об электронных подписях и возможности заключения соглашения между юрлицами на подпись «первички» простой подписью. При этом ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три их вида:
Хранение документации в цифровом формате регламентируется теми же сроками, что и для бумажных аналогов. Важно отметить, что для целей бухгалтерского учета «первичка» хранится 5 лет, а для целей налогообложения – 4 года. На практике бывали случаи утери при ЧП и прочих обстоятельствах электронных документом, поэтому в соглашении важно прописать возможность получения копий у контрагента.
Порядок хранения в соглашении определяется, в том числе, и для понимания процесса внесения изменений в документы. Он, в свою очередь, должен проходить только с письменного согласования тех лиц, которые являлись подписантами документа. При этом обязательно должна быть внесена дата изменений.
Шаблон соглашения об ЭДО - Word
Юридически значимый обмен, то есть подразумевающий использование третьего вида подписи, позволяет сторонам не заключать соглашение, поскольку регулируется на законодательном уровне. Контрагенты в частном порядке договариваются о его составлении в виде доп.соглашения к договору или отдельным документом. Именно поэтому оно не имеет, например, утвержденного бланка или четких правил заполнения.
Если вы пользователь 1С и планируете перейти на безбумажный документооборот, обратитесь к нашим специалистам. Мы не только поможем вам с оформлением всех документов, но и подберем оптимальный вариант внедрения системы электронного документооборота «под ключ». Наши специалисты разработали технологию обмена юридически значимыми электронными документами с контрагентами с расширенными функциональными возможностями, которые позволяют:
Внедрим ЭДО с быстрой настройкой роуминга с различными операторами
Технология доступна в качестве в качестве корпоративного внедрения на базе WA:ЭДО КОРП.
Подпишитесь на рассылку и получайте самые свежие статьи 1 раз в месяц специально для вас