Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Все больше организаций задумываются или уже перешли на безбумажный документооборот. Как и бумажный, цифровой формат документооборота не исключает его деления на внутренний и внешний. Какой из них первичен – сложный вопрос, но их внедрение и применение «поодиночке» в любой компании просто не имеет смысла. Сложно представить, что кто-то, например, решит заключить соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами и создаст его в бумажном виде, чтобы подписать его внутри организации у ответственного лица и отправить его по почте.

Безусловно, его проще отправить в электронном виде, и здесь есть два пути.

Соглашение об обмене электронными документами может не предполагать подключения оператора ЭДО и допускать использование неквалифицированных сертификатов при подписании, что будет накладывать определенные ограничения. Основным ограничением является обмен теми ЭД (электронными документами), в отношении которых установлены требования передачи только через операторов. Примером таких документов являются электронные счета-фактуры.

Второй путь представляет собой заключение соглашения с регистрацией ЭД у оператора. Подписав его, организация принимает установленные законодательством правила обмена и признает юридическую значимость ЭД подписанных в системе. При этом компания должна зафиксировать и отразить в учетной политике нормы и способы ведения учета ЭД:

• формы ЭД;
• порядок хранения отчетности в цифровом виде;
• объемы ЭДО;
• ситуации, когда невозможно выполнить обмен в цифровой форме и необходимо оформить документы на бумаге.

Данное действие регламентируется Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ (о бухгалтерском учете). То есть, чтобы использовать обмен ЭД, включая первичку, следует зарегистрироваться у оператора, внести правки в учетную политику и заключить соглашение об обмене с контрагентом, который должен выполнить те же самые действия.

Почему важно составлять соглашение об электронном документообороте?

Рассматриваемый документ регламентирует аспекты обмена и подписания ЭД. При этом в нем могут быть прописаны особенности ведение этого обмена, например, выбор вида ЭЦП*.

*Хотя, по мнению Минфина, для целей учета НДС необходимо подписание ЭД усиленной квалифицированной ЭП, в письме от 24.11.11 ЕД-4-3/19693@ указано, что если между организациями подписано соглашение, где прописана возможность подписи «первички» обычной или усиленной, но неквалифицированной ЭП, то этого вполне достаточно для надлежащего оформления ЭД в целях налогообложения.

Также в соглашении могут быть прописаны:

• форматы документации;
• сроки хранения;
• сроки уничтожения.

Все эти условия вместе и представляют собой соглашение, которое фактически является документом-регулятором обмена в цифровом виде.

Какую информацию должно содержать соглашение об ЭДО?

Рассмотрим поподробнее, что может содержать соглашение на ЭДО.

Формат документов

Начиная с 01.01.2013, организации имеют право разработать форму документов, оформленных на бумаге, о чем говорит п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Но если организация задумывается о переходе на цифровой обмен, ей необходимо придерживаться приказа ФНС от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@, в котором утвержден формат ЭД:

• Акт приемки-сдачи работ/услуг;
• Накладная по форме № ТОРГ-12.

Обращаем внимание на то, что организации при желании могут обмениваться счетами-фактурами в электронном виде, но для этого обязательно должен быть заключен соответствующий договор с оператором ЭДО

Вид электронной подписи

Выше уже шла речь об электронных подписях и возможности заключения соглашения между юрлицами на подпись «первички» простой подписью. При этом ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три их вида:

• Простая электронная подпись – это различные связки логинов и паролей, кодов доступа и прочих средств идентификации. Определение личности подписанта не предусмотрено.
• Неквалифицированная электронная подпись – криптографически преобразованная информация (процесс называется – хеширование), позволяющая определить личность владельца. Такая подпись усилена средствами криптошифрования (ст. 12 ФЗ «Об электронной подписи»). Для использования необходим определенный ключ и специальное программное обеспечение, позволяющее определить владельца (например, КриптоАРМ).
• Усиленная квалифицированная ЭП – аналог подписи и печати на бумаге. За получением такой подписи необходимо обратиться в аккредитованный центр сертификации. Аккредитация таких центров проводится государством. Для проверки такой подписи вместе с ней предоставляется специальный ключ, изготовленный центром сертификации. Также документы, подписанные такой подписью, должны обеспечивать возможность определения изменений внесенных в документ после подписания. В случае утери усиленной квалифицированной подписи необходимо немедленно обратиться в удостоверяющий центр для ее блокировки. Такая подпись судом признается действительной до тех пор, пока решением суда не будет установлено иное.

Порядок хранения электронных документов

Хранение документации в цифровом формате регламентируется теми же сроками, что и для бумажных аналогов. Важно отметить, что для целей бухгалтерского учета «первичка» хранится 5 лет, а для целей налогообложения – 4 года. На практике бывали случаи утери при ЧП и прочих обстоятельствах электронных документом, поэтому в соглашении важно прописать возможность получения копий у контрагента.

Порядок хранения в соглашении определяется, в том числе, и для понимания процесса внесения изменений в документы. Он, в свою очередь, должен проходить только с письменного согласования тех лиц, которые являлись подписантами документа. При этом обязательно должна быть внесена дата изменений.

Соглашение об ЭДО между контрагентами – образец

Шаблон соглашения об ЭДО - Word

Юридически значимый обмен, то есть подразумевающий использование третьего вида подписи, позволяет сторонам не заключать соглашение, поскольку регулируется на законодательном уровне. Контрагенты в частном порядке договариваются о его составлении в виде доп.соглашения к договору или отдельным документом. Именно поэтому оно не имеет, например, утвержденного бланка или четких правил заполнения.

Если вы пользователь 1С и планируете перейти на безбумажный документооборот, обратитесь к нашим специалистам. Мы не только поможем вам с оформлением всех документов, но и подберем оптимальный вариант внедрения системы электронного документооборота «под ключ».