Автоматизация малого бизнеса – это, в первую очередь, минимизация «человеческого фактора» в деятельности организации, и уже только после этого – упрощение процессов для самих сотрудников и их коммуникации.
Отметим, что пресловутый «человеческий фактор» – это всегда большой риск для малого бизнеса:
Подобные «незначительные» промахи негативно сказываются на отношении партнеров и клиентов. А поскольку каждый из них для малого бизнеса и есть тот самый важный источник дохода, можно сказать, что человеческий фактор бьет напрямую по доходам. А если речь идет о регламентированной части процессов, например, о сдаче отчетности в контролирующие органы, простая ошибка может привести к крупным неприятностям в виде штрафов и судебных разбирательств.
Автоматизация процессов поможет избежать ошибок сотрудников, дублирования процессов, использования неточных данных, а также решит множество других задач.
Далее давайте рассмотрим характерные для малого бизнеса процессы по-отдельности и попытаемся понять, что в них можно автоматизировать и каким образом это сделать правильнее всего.
Регламентированная отчетность – вещь обязательная и регулярная, с которой неминуемо сталкиваются любые компании, поэтому автоматизировать связанные с нею процессы принято в первую очередь. И хотя в России все еще существуют компании, которые ведут бухгалтерский учет в Excel и вручную заполняют бухгалтерские отчеты, не автоматизировать учет, значит, подвергать бизнес риску пени, больших штрафов, а то и судов.
1С:Бухгалтерия подойдет любым организациям, поскольку имеет версии, ориентированные на удовлетворение потребностей организаций разных масштабов – от ИП до крупных корпораций. В этой программе есть инструменты, необходимые любому бухгалтеру, а также в рамках договора 1С:ИТС ее можно дополнить различными сервисами, значительно облегчающими жизнь. Например, через сервис 1С-Отчетность можно отправлять автоматически сформированные отчеты непосредственно в контролирующие органы, вести с ними неформальную переписку и получать обратную связь по сданным документам, что значительно ускоряет все эти процессы.
Отметим, если у вас ИП и учет по УСН, вам может быть и не понадобится отдельная программа для регламентированного учета, а все потребности в этой части закроет комплексное решение – 1С:Управление нашей фирмой. Оно предназначено для автоматизации в небольших организациях всех базовых процессов – продаж, закупок, склада, и пр., включая регламентированный учет для организаций на «упрощенке».
Для автоматизации торгового учета и CRM создана масса различных программ, но поскольку мы говорим о малом бизнесе, остановимся на решениях, не перегруженных функциональностью, но при этом отвечающих всем требованиям данного контура учета.
Если у вас единичный розничный магазин (палатка, киоск и т.д.), вам подойдет 1С:Розница. В этой программе есть все, что необходимо для работы с розничными покупателями, но нет ничего лишнего:
Для регламентированной отчетности и бухгалтерского учета можно приобрести дополнительно 1С:Бухгалтерию, о которой говорилось выше, и настроить между программами синхронизацию, чтобы избежать ручного дублирования информации и возможных ошибок.
Для более обширной автоматизации процессов торговой компании зачастую выбирают 1С:Управление нашей фирмой. Решение подойдет для автоматизации розничной и оптовой торговли, интернет-магазина и продажи услуг. Ниже описан основной функционал, который может понадобиться тем или иным компаниям для торгового учета.
Для розничной торговли:
Для оптовой торговли:
Для интернет-магазина:
Для сферы услуг:
Также в программе есть возможность ведения комиссионной торговли и автоматизации работы с торговыми площадками.
1С:Управление нашей фирмой является самодостаточной программой, но если у вас не УСН, бухгалтерский учет, как и в случае с 1С:Розницей, придется вести в другой базе (1С:Бухгалтерия). У ведения бухгалтерского и налогового учета в отдельной базе есть свои преимущества, поэтому именно к такой схеме работы прибегает большинство компаний. Синхронизация, между программами, как и доступ к данным, легко настраивается типовыми средствами, в результате чего только необходимая для регламентированного учета информация автоматически выгружается из 1С:УНФ в 1С:Бухгалтерия, а прочие данные остаются «в секрете».
Хотя производственных компаний в сегменте малого бизнеса не так уж много, но и для них 1С:Управление нашей фирмой также подойдет. Программа позволяет комплексно автоматизировать показной и серийный учет, контролировать все этапы производства и проводить детальный анализ предприятия:
Для сокращенного производства, например, для сборки товаров, можно использовать функциональность программы 1С:Бухгалтерия. Она также позволяет вести некоторые этапы:
Получить бесплатную консультацию по выбору программы 1С
Минимально складской учет позволит вести и 1С:Бухгалтерия. В ней существует учет товарно-материальных ценностей, есть возможность оприходования и списания товаров, а также анализ запасов на складах.
Для расширения инструментов складского учета в малом бизнесе мы рекомендуем нашим клиентам все ту же программу – 1С:Управление нашей фирмой. Она полностью покрывает потребность в автоматизации склада и гибко настраивается по запросу клиента. Функциональность складского блока в этом решении включает:
Это очень сжатый перечень возможностей программы, поскольку вариантов настроек, из которых можно выбрать полезные именно вам, огромное количество!
В качестве примера эффективной автоматизации малого бизнеса, обратимся к проекту нашей компании 2020 года для малого торгового предприятия, занимающегося продажей обоев, а также сопутствующих товаров в специализированных розничных магазинах по Подмосковью.
До внедрения программного решения 1С:Управление нашей фирмой в компании был автоматизирован только бухгалтерский учет посредством конфигурации 1С:Бухгалтерия. Бизнес расширился, открылся новый магазин, и владелец бизнеса понял, что вести торговый учет в Excel, а остальные профили учета – по складу, услугам и маркетингу, в сторонних программах, электронной почте и на бумаге, не только неудобно, но и убыточно, поскольку из-за ситуаций с «потерянными концами» компания регулярно упускала клиентов. Для упрощения операций, минимизации ошибок и проволочек была проведена автоматизация на базе 1С:УНФ, полностью закрывшая все «дыры» в процессах, а ее интеграция с 1С:Бухгалтерия в разы ускорила подготовку и сдачу пакетов документов по запросу контролирующих органов. И хотя изначально было автоматизировано 5 рабочих мест, позже заказчик докупил десять лицензий для расширившегося штата менеджеров, что для малого бизнеса в наше нестабильное время, согласитесь, неплохо.
Автоматизация бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной отчетности
Учет всех операций торгового, производственного и управленческого учета в едином пространстве
Полноценная автоматизация розничного торгового предприятия
Выгрузка из 1С ЗУП 3 в 1С Бухгалтерия не самая трудная задача: нужно лишь настроить обмен, права и все это отрегулировать в соответствии с возникающими потребностями. В этой статье мы рассмотрим как перенести...
