Автоматизация малого бизнеса – это, в первую очередь, минимизация «человеческого фактора» в деятельности организации, и уже только после этого – упрощение процессов для самих сотрудников и их коммуникации.
Отметим, что пресловутый «человеческий фактор» – это всегда большой риск для малого бизнеса:
- Неверно посчитал на калькуляторе стоимость;
- Не внес остатки;
- Забыл связаться с клиентом;
- Допустил ошибку при составлении договора;
- Долго искал информацию по обращению клиента;
- Не передал вовремя информацию по клиенту коллеге и т.д.
Подобные «незначительные» промахи негативно сказываются на отношении партнеров и клиентов. А поскольку каждый из них для малого бизнеса и есть тот самый важный источник дохода, можно сказать, что человеческий фактор бьет напрямую по доходам. А если речь идет о регламентированной части процессов, например, о сдаче отчетности в контролирующие органы, простая ошибка может привести к крупным неприятностям в виде штрафов и судебных разбирательств.
Автоматизация процессов поможет избежать ошибок сотрудников, дублирования процессов, использования неточных данных, а также решит множество других задач.
Далее давайте рассмотрим характерные для малого бизнеса процессы по-отдельности и попытаемся понять, что в них можно автоматизировать и каким образом это сделать правильнее всего.
Бухгалтерский и налоговый учет
Регламентированная отчетность – вещь обязательная и регулярная, с которой неминуемо сталкиваются любые компании, поэтому автоматизировать связанные с нею процессы принято в первую очередь. И хотя в России все еще существуют компании, которые ведут бухгалтерский учет в Excel и вручную заполняют бухгалтерские отчеты, не автоматизировать учет, значит, подвергать бизнес риску пени, больших штрафов, а то и судов.
1С:Бухгалтерия подойдет любым организациям, поскольку имеет версии, ориентированные на удовлетворение потребностей организаций разных масштабов – от ИП до крупных корпораций. В этой программе есть инструменты, необходимые любому бухгалтеру, а также в рамках договора 1С:ИТС ее можно дополнить различными сервисами, значительно облегчающими жизнь. Например, через сервис 1С-Отчетность можно отправлять автоматически сформированные отчеты непосредственно в контролирующие органы, вести с ними неформальную переписку и получать обратную связь по сданным документам, что значительно ускоряет все эти процессы.
Отметим, если у вас ИП и учет по УСН, вам может быть и не понадобится отдельная программа для регламентированного учета, а все потребности в этой части закроет комплексное решение – 1С:Управление нашей фирмой. Оно предназначено для автоматизации в небольших организациях всех базовых процессов – продаж, закупок, склада, и пр., включая регламентированный учет для организаций на «упрощенке».
Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами
Для автоматизации торгового учета и CRM создана масса различных программ, но поскольку мы говорим о малом бизнесе, остановимся на решениях, не перегруженных функциональностью, но при этом отвечающих всем требованиям данного контура учета.
Если у вас единичный розничный магазин (палатка, киоск и т.д.), вам подойдет 1С:Розница. В этой программе есть все, что необходимо для работы с розничными покупателями, но нет ничего лишнего:
- Работа с нормативно-справочной информацией. Очень удобные справочники для работы с номенклатурой и ценами, оформление документов и пр. Возможность загрузки информации из общероссийских классификаторов.
- Управление ассортиментом и ценообразованием. Анализ покупательского спроса, определение потребностей в товарах, формирование оптимального ассортимента. Управление ценообразованием и отложенное применение цен.
- Управление программами лояльности. Многие магазины используют систему скидок и бонусов, и в 1С:Розница более 20 вариантов применения данного функционала.
- Управление складом. Учет товаров, проведение инвентаризация, комплектация, разукомплектация и т.д.
- Управление запасами и закупками. Всегда можно проанализировать остатки и на их основании сделать заказ поставщику, а потом отследить поэтапно этот заказ. Также программа подскажет, чего не хватает на складе и чего у вас в избытке.
- Рабочее место кассира. Интерфейс РМК, который поддерживает более 40 команд для оформления розничных продаж, может быть настроен под специфику вашей отрасли. Позволяет принимать различные виды оплат, оформлять скидки, принимать возвраты, вести учет личных продаж, подбирать товары и т.д.
- Управление персоналом магазина. Этот функционал относится к торговле косвенно, но также играет важную роль – есть возможность привязки продажи к сотруднику, учет магнитных карт и карт со штрих-кодом сотрудников, анализ продаж в разрезе сотрудников и пр., формирование графиков работы.
- Интеграция с ЕГАИС, «Меркурий», «Честный знак» и другими системами маркировки. Сейчас очень важная функция, так как законодательство обязывает маркировать почти все, что продается.
- Подключение торгового оборудования. В век электроники все цифровое и регламентировано законодательно, поэтому в любом магазине должна быть своя касса и бесконтактная оплата, печать чеков и другое оборудование.
Для регламентированной отчетности и бухгалтерского учета можно приобрести дополнительно 1С:Бухгалтерию, о которой говорилось выше, и настроить между программами синхронизацию, чтобы избежать ручного дублирования информации и возможных ошибок.
Для более обширной автоматизации процессов торговой компании зачастую выбирают 1С:Управление нашей фирмой. Решение подойдет для автоматизации розничной и оптовой торговли, интернет-магазина и продажи услуг. Ниже описан основной функционал, который может понадобиться тем или иным компаниям для торгового учета.
Для розничной торговли:
- Поддержка 54-ФЗ;
- Рабочее место кассира;
- Отчеты о продажах;
- Подключение торгового оборудования;
- Мобильное приложение для мобильной работы.
Для оптовой торговли:
- Карточки клиентов;
- Сквозные воронки продаж;
- Регистрация заказов покупателей;
- Оформление продаж со склада;
- Создание полных комплектов документов с привязкой к карточке клиента;
- Создание КП на основании созданных шаблонов;
- Формирование прайс-листов;
- Калькуляция заказов;
- Оповещение о просроченных заказах;
- Прием и отгрузка товаров;
- Возможность отправлять sms и email из программы;
- Интеграция с телефонией;
- Планирование и анализ оптовых продаж.
Для интернет-магазина:
- Интеграция с популярными системами управления сайтами;
- Формирование и ведение базы клиентов интернет-магазина;
- Автоматизация доставки заказов клиентам;
- Воронка продаж;
- Анализ работы менеджеров;
- Планирование продаж в натуральном и стоимостном выражении;
- Подключение торгового оборудования;
- Резервирование товаров при заказе из интернет-магазина;
- Автоматическая отправка чека клиенту;
- Финансовое планирование и платежный календарь;
- Управление доставкой несколькими способами, включая интеграцию с сервисом Яндекс.Доставка.
самые свежие новости 1 раз в месяц
Для сферы услуг:
- Заказы-наряды;
- Учет оказанных услуг;
- Регистрация трудозатрат;
- Контроль состояния заказов клиентов;
- Выявление отклонений от графиков;
- Анализ загрузки специалистов;
- План-фактный анализ услуг;
- Формирование графика сотрудников;
- Планирование продаж;
- Организация повторных продаж;
- Автоматическое выставление счетов за абонентское обслуживание;
- Рассылки счетов за абонентское сопровождение;
-
Отдельный функционал для ремонтных услуг:
- Учет по серийным номерам;
- Выписка гарантийных талонов;
- Прием в ремонт и отражение операций ремонта;
- Контроль гарантийного срока;
- Выписка гарантийных талонов;
- Оповещение клиента о состоянии ремонта.
Также в программе есть возможность ведения комиссионной торговли и автоматизации работы с торговыми площадками.
1С:Управление нашей фирмой является самодостаточной программой, но если у вас не УСН, бухгалтерский учет, как и в случае с 1С:Розницей, придется вести в другой базе (1С:Бухгалтерия). У ведения бухгалтерского и налогового учета в отдельной базе есть свои преимущества, поэтому именно к такой схеме работы прибегает большинство компаний. Синхронизация, между программами, как и доступ к данным, легко настраивается типовыми средствами, в результате чего только необходимая для регламентированного учета информация автоматически выгружается из 1С:УНФ в 1С:Бухгалтерия, а прочие данные остаются «в секрете».
Производственный учет
Хотя производственных компаний в сегменте малого бизнеса не так уж много, но и для них 1С:Управление нашей фирмой также подойдет. Программа позволяет комплексно автоматизировать показной и серийный учет, контролировать все этапы производства и проводить детальный анализ предприятия:
- Спецификации;
- Учет серийных номеров;
- Регистрация заказов;
- Выпуск и учет товаров из полуфабрикатов;
- Прямые и косвенные затраты;
- Расчет стоимости операций по нормам времени;
- Контроль заказов и анализ их выполнения;
- Планирование отдельных этапов производства.
Для сокращенного производства, например, для сборки товаров, можно использовать функциональность программы 1С:Бухгалтерия. Она также позволяет вести некоторые этапы:
- Производственные этапы;
- Переработка давальческого сырья;
- Поступление МПЗ;
- Передача МПЗ в производство;
- Оприходование полуфабрикатов.
Складской учет
Минимально складской учет позволит вести и 1С:Бухгалтерия. В ней существует учет товарно-материальных ценностей, есть возможность оприходования и списания товаров, а также анализ запасов на складах.
Для расширения инструментов складского учета в малом бизнесе мы рекомендуем нашим клиентам все ту же программу – 1С:Управление нашей фирмой. Она полностью покрывает потребность в автоматизации склада и гибко настраивается по запросу клиента. Функциональность складского блока в этом решении включает:
- Прием товаров с возможностью сразу указать цены;
- Перемещение товаров между складами, а также подразделениями и ячейками;
- Продажа товаров со склада с учетом скидок и предоплаты клиента;
- Ведение учета товара и анализ запасов.
Это очень сжатый перечень возможностей программы, поскольку вариантов настроек, из которых можно выбрать полезные именно вам, огромное количество!
Пример внедрения
В качестве примера эффективной автоматизации малого бизнеса, обратимся к проекту нашей компании 2020 года для малого торгового предприятия, занимающегося продажей обоев, а также сопутствующих товаров в специализированных розничных магазинах по Подмосковью.
До внедрения программного решения 1С:Управление нашей фирмой в компании был автоматизирован только бухгалтерский учет посредством конфигурации 1С:Бухгалтерия. Бизнес расширился, открылся новый магазин, и владелец бизнеса понял, что вести торговый учет в Excel, а остальные профили учета – по складу, услугам и маркетингу, в сторонних программах, электронной почте и на бумаге, не только неудобно, но и убыточно, поскольку из-за ситуаций с «потерянными концами» компания регулярно упускала клиентов. Для упрощения операций, минимизации ошибок и проволочек была проведена автоматизация на базе 1С:УНФ, полностью закрывшая все «дыры» в процессах, а ее интеграция с 1С:Бухгалтерия в разы ускорила подготовку и сдачу пакетов документов по запросу контролирующих органов. И хотя изначально было автоматизировано 5 рабочих мест, позже заказчик докупил десять лицензий для расширившегося штата менеджеров, что для малого бизнеса в наше нестабильное время, согласитесь, неплохо.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
