Настройка 1С Документооборот

1С:Документооборот на платформе обладает широкими возможностями для формирования настроек как общих для всех пользователей, так и индивидуальных, персонально для пользователей

Чтобы настроить типовое решение 1С:Документооборот на платформе 1С:Предприятие 8, нужно сформировать первоначальную настройку для нескольких разделов. Это необходимо для работы программы в соответствии с заданными параметрами.

Первичная настройка – это настройка основных разделов 1С:Документооборота ПРОФ, которые представлены ниже:

• Настройка и администрирование;
• Персональные настройки;
• Настройки почты;
• Настройки прав доступа для пользователей;
• Настройки работы с документами (делопроизводство);
• Настройки работы с процессами и задачами (делопроизводство);
• Настройки резервного копирования (администрирование).

В статье рассказываем, как для каждого из вышеуказанных разделов должна быть сформирована настройка с нуля, чтобы максимально эффективно использовать типовое решение 1С:Документооборот.

Настройка и администрирование

Общие настройки для решения 1С:Документооборот позволяют включить следующие опции:

• Сроки обработки бизнес-событий;
• Версионирование объектов;
• Дополнительные реквизиты и сведения;
• Контроль самочувствия сотрудников;
• Обсуждения;
• Учет времени;
• Учет доступа к персональным данным по 152-ФЗ;
• Электронные подписи (включая управление сертификатами);
• Шифрование.

Далее мы рассмотрим каждую группу настроек подробнее, чтобы понять, какие возможности они предоставляют по отдельности.

Обработка бизнес-событий включает в себя сроки обработки следующих событий:

• Контроль просроченных задач (автором);
• Назначение ответственным за документ;
• Окончание срока действия документов;
• Отмена выполнения задачи;
• Отсутствует оригинал документа;
• Поступление новой задачи;
• Приближение окончания срока действия документов;
• Приближение сроков выполнения задач;
• Ход выполнения процесса.

Разберем несколько основных понятий.

Инструкция – это файл, который описывает, каким образом нужно оформлять тот или иной документ. Для решения 1С:Документооборот уже подготовлено 55 типовых инструкций (шаблонов), которые можно изменить под особенности своей коммерческой компании или бюджетной организации.

Версионирование объектов – это возможность хранения нескольких версий документов и отслеживание изменений. Опция включается, если требуется дополнительный контроль для пользователей.

Настройка реквизитов и сведений (дополнительные реквизиты и сведения) – это специальная возможность на платформе 1С:Предприятие, которая позволяет расширить типовые документы и справочники.

Контроль самочувствия сотрудников – новая, экспериментальная подсистема, на на данный момент пока лучше не использовать эту опцию.

Обсуждения – это возможность общения, обсуждения документов внутри решения с использованием возможностей сервера взаимодействия.

Учет времени – это очень важная подсистема, которая позволяет отслеживать время выполнения той или иной задачи.

Учет доступа к персональным данным по 152-ФЗ – подсистема, которая позволяет фиксировать каждую попытку доступа к персональным данным в специальном реестре и регулировать права доступа.

Электронные подписи и шифрование – это специальные настройки, которые необходимы для использования юридически значимого электронного документооборота.

Персональные настройки 1С Документооборота

Персональные настройки для каждого пользователя позволяют:

• управлять возможностью использования тех или иных типов файлов;
• настроить учет времени персонально для пользователя;
• управлять электронными подписями и шифрованием данных;
• определить виды документов, с которыми может работать пользователь.

Также для пользователя можно настроить доступ к электронной почте и перечень уведомлений, которые будут использоваться для оповещения об изменениях данных.

Настройки почты

Подробнее стоит остановиться на настройках так называемой «легкой» почты, которая позволяет собирать данные с почтовой системы и сохранять их по какому-либо фильтру в решении 1С:Документооборот.

Может быть настроена SMPT, MAPI и Microsoft Outlook почта, настроены фильтры для писем, а самое главное – перечень действий бизнес-событий, по которым на электронную почту будут приходить оповещения

Электронная почта и оповещения – это основной инструмент для пользователей решения 1С:Документооборот, поэтому настройке этого инструмента нужно уделить особое внимание.

Для качественной настройки рекомендуем обратиться к нашим сертифицированным специалистам.

Настройка любых 1С по РФ

Быстро отвечаем - от 5 мин., настраиваем - от 30 мин. До 1 года на гарантии. Акции для новых клиентов!

от 0 ₽

Подробнее

Сопровождаем по выгодным тарифам

Дарим до 10 часов сопровождения новым клиентам! С вами работают методологи, архитекторы, аналитики и программисты

от 2 800 ₽/час

Подробнее

Настройки прав доступа для пользователей

Для пользователей можно настроить различные права доступа. Например, настроить использование ограничений прав доступа в принципе или сформировать возможность назначения прав подчиненным в рамках структуры предприятия.

Также возможности системы 1С:Документооборот по управлению правами позволяют создавать группы прав доступа, формировать настройки для входа пользователей через основную версию программы, мобильное приложение и web-доступ.

В системе также существует подсистема восстановления и обновления паролей.

Для пользователя можно определить разрезы доступа по видам входящих, исходящих, внутренних документов, назначить доступ в рамках организаций и подразделений (в этом случае пользователь будет видеть только документы соответствующей ему организации и подразделения).

Настройка организации и подразделений – это обязательная часть настроек для работы документооборота в коммерческой компании или бюджетной организации.

Для особых случаев можно организовать графы (разрезы, сегменты) доступа к информации в целом, к справочнику контрагентов и к данным физических лиц в системе.

Настройки работы с документами (делопроизводство)

Настройки работы с документами позволяют:

• организовать классификацию документов;
• сформировать дела;
• определить состав документов и места их хранения;
• учитывать сканированные копии документов и использовать строго определенный формат для сканирования.

Также можно использовать комплексно входящие, исходящие, внутренние документы либо отдельно любой из видов, назначать для входящих и исходящих документов возможность для присоединения файлов.

Особое внимание нужно обратить на настройки, связанные с передачей дел между пользователями, связями документов, учетом резолюций и виз пользователей для согласования

Также можно сформировать раздельный учет бумажных и электронных документов. Графы доступа к бумажным документам отдельно, а к электронным отдельно.

Подсистема рассылки оповещений может работать не только внутри системы и рассылать сообщения пользователям, но и рассылать сообщения контрагентами по списку рассылки или индивидуально, рассылать сообщения по обращениям граждан.

Отдельное внимание также следует уделить изменениям состояния документа (переход из черновика, например, в рабочее состояние, а из рабочего в согласованное состояние и далее из согласованного в закрытое). Этот процесс можно настроить в автоматическом режиме в зависимости от виз и резолюций пользователей системы.

Настройки документооборота очень гибкие и позволяют поддерживать практически любые регламенты, которые используются в коммерческих предприятиях и бюджетных организациях.

Для бюджетных организаций очень важной является подсистема учета обращений граждан, которая позволяет регламентировать взаимодействие организации и граждан Российской Федерации в случае существенного количества обращений в организацию.

Настройки работы с процессами и задачами (делопроизводство)

Для пользователей можно настроить опции для работы с процессами и задачами, например, разрешить или запретить пользователю использовать процессы и задачи.

Важными являются и такие настройки решения 1С:Документооборот, как:

• изменение даты исполнения задачи;
• перенаправление задачи на другого пользователя;
• использование времени в сроках задач (то есть, задачу можно сделать не к определенному дню, а к определенному времени);
• формирование вопросов по задачам от исполнителя к автору.

Эти настройки для 1С:ДО позволяют пользователям гибко управлять постановкой и исполнением задач в системе.

Настройки резервного копирования (администрирование)

Резервное копирование позволяет организовать специальные настройки для документооборота по регулярному копированию информации в системе.

Для резервного копирования может быть определен каталог сохранения данных в системе, расписания сохранения резервной копии или опция формирования резервной копии по завершению работы системы.

Также для резервного хранения возможно определить отдельные тома для хранения присоединенных к документам файлов, которых может быть очень большое количество.

Также система резервного копирования позволяет хранить все резервные копии, либо резервные копии за определенный промежуток времени или последние несколько резервных копий.

Хорошим решением для резервного копирования считается возможность хранения резервных копий на стороннем сервере, ежедневное формирование резервных копий для хранения данных по завершению работы пользователей и глубины хранения не менее двух недель работы системы, либо 10 рабочих дней.

Хранение резервных копий может помочь при нарушении сохранности данных откатиться к копии из резерва и продолжить работу.

Заключение

Типовое решение 1С:Документооборот представляет широкие возможности для организации обмена документами в электронном виде. Система позволяет организовать в рамках компании или бюджетной организации эффективный электронный документооборот с учетом специфики деятельности.

Настройки для 1С:Документооборот нужны для того, чтобы облегчить обмен документами в электронном виде по различным каналам. В рамках решения можно организовать как простой, так и юридически значимый документооборот

Также решение предоставляет такие возможности, как работа с ботами (например, для мессенджера Telegram), распознавание изображений и даже распознавание речи.

Отметим, что лучше не читать литературу уровня «инструкции для чайников», а доверить настройки конфигурации 1С:Документооборот сертифицированным специалистам федерального 1С-интегратора WiseAdvice-IT.