Маловато будет: как внедрить 1С:ERP и вписаться в минимальный бюджет

Ограничение бюджета на проекте автоматизации – явление повсеместное. «На берегу» сложно предсказать, какие выгоды принесет автоматизация в будущем, поэтому и тратиться на нее как-то не хочется. Как провести проект, бюджет которого в 5 раз меньше предполагаемых затрат, расскажем в нашем управленческом кейсе.

Проблемы

Специалисты нашей компании столкнулись с проблемой жесткого дефицита бюджета на проекте для холдинга-производителя крепких алкогольных напитков. Действующая на предприятии система управления на базе 1С:УПП претерпела существенные изменения типового функционала в соответствии с потребностями бизнеса, но несмотря на это все равно в полной мере не удовлетворяла потребности предприятия в автоматизации. Кроме того, на предприятиях холдинга отсутствовала единая методология ведения учета, что затрудняло получение отчетности. После того как фирма 1С опубликовала информацию о планируемом снятии программы 1С:УПП и отраслевых решений на ее основе с поддержки, руководство холдинга приняло решение о переходе на современную систему управления бизнесом на базе 1С:ERP и внедрении ряда отраслевых решений для автоматизации бизнеса по производству и реализации алкогольной продукции.

Был организован тендер, в результате которого организатор получил варианты бюджета проекта автоматизации от различных партнеров фирмы 1С. Тем не менее, все они в несколько раз превышали бюджет проекта, установленный на данном тендере. У заказчика было свое видение стоимости реализации данного проекта, и менять он его не собирался, несмотря на то что сотрудники со стороны заказчика, которые отвечали за реализацию проекта, практически не имели опыта работы в системе 1С:ERP, и опыта перехода на нее тем более у них не было.

Поиск решения

В этих обстоятельствах наша компания предложила заказчику провести предпроектное обследование, чтобы детально оценить объемы работы и определить, каков разрыв между реальной стоимостью проекта и бюджетом, определенным самим заказчиком. Обследовав бизнес-процессы, порядок ведения документов и методологию ведения учета, специалисты WiseAdvice-IT выяснили, что на трех предприятиях заказчика, входящих в контур проекта, они существенно отличаются друг от друга. Исходя из этого, проведя моделирования будущей системы и выявив функциональные разрывы, было определено, что для успешного достижения целей проекта его бюджет придется увеличить более чем в 5 раз.

Для удовлетворения требований заказчика без изменения бюджета были предприняты следующие шаги:

• На основании ранее проведенного экспресс-обследования 3-х предприятий, входящих в контур проекта, был проведен анализ на предмет аналогий и различий бизнес-процессов, порядка ведения документов и методологии ведения учета на предприятиях.
• Разработана общая методология ведения учета и унифицированы бизнес-процессы так, чтобы данную модель можно было тиражировать и использовать на каждом предприятии в контуре внедрения. До этого бизнес-процессы каждого предприятия в контуре автоматизации были разбиты на блоки и сопоставлены с блоками типовой функциональности 1С:ERP и отраслевых решений на базе 1С:ERP, что позволило существенно упростить работу по унификации методологии ведения учета не предприятии.
• Было принято решение часть работ выполнять силами заказчика. Была пересмотрена матрица ответственности на проекте и соответственно внесены изменения в нее.

Результаты

Детально разработанный и согласованный план работ позволил понять «еще на берегу», что потребуется сделать обязательно, а на чем можно и сэкономить. В результате достигнутых договоренностей между заказчиком и исполнителем удалось найти выход из сложной ситуации существенного дефицита бюджета проекта без фактического увеличения стоимости проекта в финансовом выражении, благодаря чему проект все же был реализован. На трех предприятиях холдинга была внедрена унифицированная методология ведения учета и автоматизированы бизнес-процессы. В будущем руководство компании планирует заменить на некоторых других предприятиях холдинга зарубежную систему управления производством на 1С:ERP.