Касса в 1С Бухгалтерия 8.3: расходные и приходные ордера ИЛИ Как вести кассу в 1С Бухгалтерия 8?

Методологические указания

Учет кассовых операций регламентируется указанием Центрального банка Российской Федерации от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Рекомендуем в обязательном порядке ознакомиться с ним главным бухгалтерам, кассирам и другим сотрудникам финансовой службы предприятия, работающим с кассовыми документами. Также стоит ознакомиться с указанием ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».

Получатели бюджетных средств дополнительно учитывают нормативные акты, касающиеся регулирования кассовых операций при бюджетном финансировании.

Индивидуальные предприниматели могут не вести учет кассовых операций в 1С, не должны устанавливать лимит денежных средств. При этом такие документы, как КУДР, должны вестись обязательно, т.к. не относится к кассовым.

Не обязаны устанавливать лимит денежных средств малые предприятия (численность до 100 человек и готовая выручка – до 800 млн.руб., в т.ч. микропредприятия – организации с численностью до 15 человек и выручкой до 150 млн.руб.). Остальные предприятия устанавливают лимит наличных денежных средств, при превышении которого наличные денежные средства должны сдаваться в банк. Исключение делается для денежных средств, назначение которых – оплата заработной платы и подобные выплаты. В дни выплаты зарплаты на срок до 5 рабочих дней (точный крайний срок выплаты устанавливается руководителем предприятия и указывается на платежной ведомости) допускается превышение лимита денег в кассе на суммы, предназначенные для оплаты платежных ведомостей по заработной плате, пособиям и подобным выплатам.

Поступление денежных средств в кассу оформляется Приходным кассовым орденом (сокращенно ПКО), выплаты – Расходным кассовым орденом (сокращенно РКО). Для выплаты заработной платы и т.п. следует предварительно формировать платежную ведомость или расчетно-платежную ведомость, даже если выплаты производятся одному человеку. Документооборот может вестись в бумажном или электронном варианте. В последнем случае документы должны быть подписаны электронной цифровой подписью. По итогам дня на основании ПКО и РКО формируется кассовая книга. Если в течение дня движения средств по кассе не было, формировать кассовую книгу за этот день не надо.

Предельный лимит расчетов наличными между контрагентами по одному договору составляет 100 000 рублей. Расчеты с физическими лицами осуществляются без ограничений по сумме.

Денежные средства, поступившие в кассу предприятия за счет продажи товаров, выполнения услуг, в качестве страховых премий, могут расходоваться только на следующие цели:

• Выплаты заработной платы и пособий;
• Выплаты страховых возмещений физическим лицам, оплатившим страховые взносы наличными;
• Оплата товаров, работ, услуг;
• Выдача наличных под отчет;
• Возврат денежных средств по товарам, работам, услугам, оплаченным ранее наличными средствами.

Для остальных целей наличные денежные средства следует снимать с расчетного счета в банке.

Нарушение порядка ведения кассовых операций может привести к штрафу (ст. 15.1 КоАП РФ):

• На должностное лицо – от 4 000 до 5 000 рублей;
• На юридическое лицо – от 40 000 до 50 000 рублей.

Проверкой правильности ведения кассовых операций занимаются налоговые органы РФ (ст. 23.5 КоАП РФ).

Кассовые документы в 1С

Вышеприведенная методика учета кассовых операций не является исчерпывающей и содержит основные правила работы с наличными денежными средствами.

Далее рассмотрим порядок работы с кассой на примере программного продукта 1С для автоматизации бухгалтерского учета – 1С:Бухгалтерия.

Выбираем пункты меню Банк и касса => Касса => Кассовые документы

В зависимости от версии программы настройки меню могут несколько отличаться, но в любом случае в разделе Банк и касса вы сможете получить доступ к основным кассовым документам – ПКО и РКО.

Приходный кассовый ордер

В 1С предлагается десять видов ПКО в зависимости от вводимой операции. Они следующие:

1. Оплата от покупателя;
2. Розничная выручка;
3. Возврат от подотчетного лица;
4. Возврат от поставщика;
5. Получение наличных в банке;
6. Получение займа от контрагента;
7. Получение кредита в банке;
8. Возврат займа контрагентом;
9. Возврат займа работником;
10. Прочий приход.

Название документов отражают их суть и имеют соответствующие настройки, например Возврат от подотчетного лица по умолчанию будет иметь корреспонденцию со счетом 71.

Вариант ПКО Прочий приход кажется универсальным, т.к. позволяет выбрать любой счет из плана счетов и провести любую операцию. Но методологи из 1С советуют пользоваться им только в крайнем случае, при нетиповых операциях, стараясь по возможности проводить документы с видами операций №№ 1-9.

Ниже приведены три варианта формы ввода ПКО. Общие правила – обязательные к заполнению поля подсвечены красной линией.

Раздел Реквизиты печатной формы может быть раскрыт или свернут при нажатии.

Если документ предполагает выбор контрагента, который не является физическим лицом, в обязательном порядке следует заполнить поле Договор.

Если надо указать больше чем один договор, воспользуйтесь функцией Разбить платеж, которая позволяет заполнить данные по нескольким договорам. В таком случае после выбора контрагента следует открыть табличную часть Разбивка платежа, выбрать договоры и указать суммы по каждому. Общий итог отразится в ПКО.

Значение поля Статья ДДС заполняется из справочника. Данный справочник позволяет добавить Наименование статьи ДДС, а вот значение Вид движения для редактирования недоступно. Если наименований слишком много и хочется сгруппировать их по папкам, следует воспользоваться кнопкой «Создать группу». Заполненное значения поля в дальнейшем будет учитываться при формировании отчетной формы № 4 «Отчет о движении денежных средств».

Заполним ПКО на поступление наличных из банка.

После проведения документа можно посмотреть проводки.

Следует отметить, что в данном случае отражено движение денег не только по кассе, но и по расчетному счету. Чтобы не получилось двойного списания денег с банковского счета, проводки вида Дт 50.01 – Кт 51 формируются кассовыми, а не банковскими документами.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер, или РКО, во многом формируется по таким же правилам, как и ПКО. В 1С существуют следующие виды РКО:

1. Оплата поставщику
2. Возврат покупателю
3. Выдача подотчетному лицу
4. Выплата заработной платы по ведомостям
5. Выплата заработной платы работнику
6. Выплата сотруднику по договору подряда
7. Взнос наличными в банк
8. Возврат займа контрагенту
9. Возврат кредита банку
10. Выдача займа контрагенту
11. Инкассация
12. Выплата депонированной заработной платы
13. Выдача займа работнику
14. Прочий расход

При выплатах № 4-5 следует предварительно подготовить платежные ведомости, даже если оплата производится одному сотруднику.

Оформим РКО по выдаче средств подотчетному лицу.

После проведения документа можно посмотреть проводки.

Рассмотрим порядок проведения в 1С выплат по заработной плате. Сформируем платежную ведомость. Если все сотрудники по ней получили зарплату, можно воспользоваться кнопкой «Оплатить ведомость» (внизу формы), автоматически сформируется РКО.

Смоделируем ситуацию, когда по одному сотруднику зарплата депонирована, а по остальным выплачена. В бумажном варианте ведомости по депонированным суммам ставится соответствующая отметка. В 1С при учете кассовых операций следует открыть ведомость и воспользоваться кнопкой Создать на основании, затем Депонирование зарплаты. Для документа депонирования оставляем нужные нам фамилии.

После проведения документа смотрим проводки.

Возвращаемся в ведомость и по кнопке Создать на основании формируем документ Выдача наличных . Сумма будет пересчитана автоматически и станет меньше на депонированные суммы.

Проводки по выдаче зарплаты сформировались по двум сотрудникам, так и должно быть.

Депонированные суммы можно хранить в кассе только в том случае, если они не превышают лимит для хранения денежных средств. В противном случае их следует сдать в банк. Формируем РКО Взнос наличными в банк.

Результат проведения документа.

Если у вас остались вопросы по работе с ордерами, обратитесь в нашу службу поддержки, сопровождения и доработки программ 1С, оставив заявку на сайте или по телефону.

Кассовая книга в 1С 8.3

На основании ПКО и РКО, проведенных за день, сформируем кассовую книгу (Рисунок 21), которая представляет собой отчет по проведенным кассовым операциям.

Небольшое примечание: иногда при автоматизации программисты спрашивают у пользователей, в каком виде реализовать ту или иную форму – как документ или как отчет. Часто такой вопрос ставит в тупик. Поясню разницу на примере кассовых документов. ПКО или РКО являются отдельными документами, по которым существует форма ввода. Суммы в них, как правило, вносит сам пользователь, может поменять их при желании. Кассовая книга является отчетом, по ней нет формы ввода, она заполняется автоматически на основании тех данных, которые введены в документах ПКО и РКО. При внесении изменений в эти документы отчет при формировании даст уже измененные суммы автоматически.

По данному отчету можно задать необходимые настройки.

Готовый отчет.

Авансовый отчет

Еще один документ, входящий в состав блока Касса в программе 1С – Авансовый отчет

Рассмотрим пример заполнения авансового отчета.

Табличная часть содержит несколько вкладок. Вкладку Авансы заполняем на основании выданного РКО.

Вкладку Товары заполняем данным о приобретенных товарах или материалах. Если в документах выделен НДС, указываем эти данные в авансовом отчете.

На вкладке Оплата показываем оплату за ранее приобретенные товары.

Более подробно про использование вкладок Товары и Оплата.

Если приобретаете единичный товар в розничном магазине, отражайте такую покупку в разделе Товары. Но допустим у вас ситуация, когда с одним и тем же поставщиком расплачиваетесь то наличкой, то по безналу. И хотите иметь корректные данные по расчетам, например, для формирования акта сверки. Тогда накладные и счет-фактуры, полученные от этого поставщика в день покупки за наличный расчет, можно провести отдельно от авансового расчета документом Поступление (акты, накладные), а в авансовом отчете отразите реквизиты ПКО, т.е. документ оплаты на вкладке Оплата.

После проведения документа можно посмотреть проводки. Сумма авансового отчета составила 10 180 рублей, т.е . перерасход 180 рублей должен будет выдан из кассы после утверждения авансового отчета.

Оплата платежными картами

Оплата платежными картами, или по-другому эквайринг – повсеместно распространенный в настоящее время способ оплаты за товары или услуги. Рассмотрим порядок проведения такой операции в 1С.

Путь по меню: Банк и касса => Касса => Операции по платежным картам.

По кнопке Создать возможны три варианта документа. Выбираем Оплата от покупателя, т.к. этот документ настроен на отражение оплаты от юридических лиц и ИП. Операции по платежным картам для розничной торговли выходят за рамки данной статьи.

Заполняем документ, здесь все довольно просто.

Смотрим проводки. Денежные средства отражены на счете 57.03.

Чтобы отразить поступление денежных средств на расчетный счет, можно на основании проведенной операции создать документ Поступление на расчетный счет.

Без комиссии банка платежи вряд ли осуществляются, поэтому разбиваем платеж на сумму оплаты и комиссию банка, указываем счет затрат для этой комиссии.

Смотрим проводки.

Операции с фискальным регистратором

Фискальный регистратор является техническим устройством для печати чеков, обладает фискальной памятью, подключается к компьютеру и способен работать по сети. Путь по меню для подключения Администрирование => Подключаемое оборудование.

В разделе Фискальные регистраторы следует указать драйвер устройства.

Если реального регистратора нет в наличии, для тестовых целей можно использовать эмулятор от 1С. Пример заполнения данных приведен ниже на рисунке 41.

После подключения фискального регистратора становится возможна печать чеков, например, из документов ПКО или Операция по платежной карте.

На этом мы закончили рассмотрение темы отражения приходных и расходных кассовых ордеров в программе 1С 8.3. Если у вас остались вопросы по ведению кассы в программе 1С, обратитесь к нашим специалистам по обслуживанию 1С:Предприятие, мы с радостью вам поможем.