Согласно законодательству работодатель, выполняющий функцию налогового агента, обязан предоставлять в ИФНС данные по исчисленному и уплаченному налогу с физических лиц (НДФЛ) по всем сотрудникам, которым выплачивалось денежное, материальное вознаграждение или предоставлялась иная форма финансовой выгоды. Данные по форме «Справка 2-НДФЛ» предоставляются в ИФНС не позднее 1 апреля или первого рабочего дня после указанной даты, если на эту дату выпадает выходной. В справке указываются все доходы, вычеты с налогооблагаемых сумм, налоги и другие удержания по каждому физическому лицу за отчетный налоговый период.
Кроме указанной формы, есть персональная форма справки 2-НДФЛ, предоставляемая работодателем сотруднику по его заявлению для личных целей, подтверждающая его доходы, расходы и уплаченные налоги.
Как будет сформирована справка 2 НДФЛ в 1С 8.3, покажем на примере «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» (конфигурация в редакции 3.0.54.20). Кстати, заполнение 2-НДФЛ в 1С ЗУП 3.0 аналогично рассматриваемому примеру. Ниже приведена пошаговая инструкция по формированию справок 2-НДФЛ.
Подготовка и проверка
Для правильного расчета НДФЛ должны быть введены все необходимые данные по сотрудникам:
- Зарплата, отпуска и больничные;
- Стандартные, личные, социальные, профессиональные вычеты;
- Все прочие доходы и удержания с них.
Начисления заработной платы вводятся документами «Начисление зарплаты» в разделе «Зарплата и кадры/Зарплата/Все начисления» (Рис.1). Также здесь вводятся больничные и отпуска. В документах автоматически формируются удержания, НДФЛ и взносы в фонды (Рис.1).
Рис.1
Другие документы по НДФЛ находятся в разделе «Зарплата и кадры/НДФЛ/Все документы по НДФЛ» (Рис.2). Здесь же можно формировать справки 2-НДФЛ. Рассмотрим некоторые часто используемые виды документов.
Рис.2
«Заявление на вычеты по НДФЛ» – в документе указываются вычеты на детей и личные вычеты (Рис.3). Для стандартных вычетов указывается период действия: в шапке документа общий реквизит – месяц начала действия вычетов, а в таблице – месяц окончания действия по каждому вычету.
Рис.3
«Операция учета НДФЛ» – в документе учитываются все другие полученные доходы, начисления и удержания налога, также некоторые виды вычетов. Все операции фиксируются на конкретную дату (Рис.4).
Рис.4
«Уведомление НО о праве на вычеты» – документ используется для расчета и начисления имущественных и социальных вычетов (Рис.5). Период действия задается в шапке документа.
Рис.5
Заполнение справки 2-НДФЛ для передачи в ИФНС
Создать справку можно в разделе «Зарплата и кадры/НДФЛ/2-НДФЛ для передачи в ИФНС» или путем выбора соответствующего документа в разделе «Зарплата и кадры/НДФЛ/Все документы по НДФЛ». В открывшемся журнале по кнопке «Создать» создается новая справка. Сначала нужно заполнить шапку документа (Рис.6):
- Год – год (отчетный период), за который предоставляется справка в ИФНС;
- ОКТМО/КПП – территориальная привязка организации по месту сдачи налоговой отчетности. Заполняется в разделе «Главное – Организации» в карточке на закладке «Регистрации в налоговых органах» ;
- В ИФНС (код)/с КПП – реквизиты налоговой инспекции;
- Вид справок ;– может принимать значения «Ежегодная отчетность» и «О невозможности удержания НДФЛ» ;
- Кнопки «Исходная», «Корректирующая», «Аннулирующая» – указывают статус справки.
Рис.6
Заполнение справки 2-НДФЛ происходит по кнопке «Заполнить» . Кнопка «Пронумеровать» нужна при ручном вводе сотрудников, который в свою очередь производится кнопкой «Подбор» . До проведения документа корректность введенных данных можно проверить кнопкой «Проверить» . При этом будет использован алгоритм проверки, заложенный в программе. Будет проверена правильность предоставляемых расчетов и персональных сведений сотрудников, занесенных в карточку. Перед отправкой справку нужно провести, нажав кнопку «Провести». Отправка в ИФНС может быть сделана через файл универсального обмена данными в формате xml по кнопке «Выгрузить».
При подключенном сервисе «1С-Отчетность» можно сразу отправить подготовленный документ в налоговую инспекцию. Пункт в меню «Отправить/Отправить в контролирующие органы» . Также в этом случае есть возможность on-line проверки правильности расчета. В меню пункт «Отправить/Проверить в интернете» . При возникновении ошибки так можно увидеть причину (строка при проверке будет красной, а причина помечена).
Дважды щелкнув по любой строке можно сформировать справочный отчет 2-НДФЛ в 1С для любого сотрудника из списка, но сохранить и распечатать справку, полученную таким способом, нельзя.
Заполнение справки 2-НДФЛ для сотрудника
Все стандартные, личные, социальные и имущественные вычеты можно увидеть в карточке сотрудника в строке «Налог и доходы» (разделы «Зарплата и кадры/Кадровый учет/Сотрудники» или «Справочники/Сотрудники») по ссылке «Предоставляются стандартные и имущественные вычеты, ставка…». Ставка определяется тем, является ли сотрудник гражданином России или нет. Здесь можно ввести или исправить стандартный вычет или уведомление на вычет (Рис.7). Все документы находятся в разделе «Зарплата и кадры/НДФЛ/Все документы по НДФЛ».
Рис.7
Создание справки аналогично предыдущему примеру. В разделе «Зарплата и кадры/НДФЛ/2-НДФЛ для сотрудников» или в разделе «Зарплата и кадры/НДФЛ/Все документы по НДФЛ» в открывшемся журнале нажать кнопку «Создать». Сначала нужно заполнить шапку документа (Рис.7):
- Год – отчетный период, за который предоставляются сведения сотруднику;
- Сотрудник – сотрудник в штате или работающий по краткосрочному договору, получавший доход в организации (-ях) в указанный отчетный период;
- Формировать – указывается территориальная привязка по месту учета в налоговой инспекции:
- «Сводно» – данные предоставляются в сумме по всем местам работы. Например, если сотрудник в течение отчетного периода переходил из одного филиала (обособленного подразделения) в другой или одновременно работал на неполной ставке в разных филиалах;
- «В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога» – с привязкой к налоговой инспекции.
- ИФНС – указывается территориальная налоговая инспекция.
После задания всех полей формируем справку кнопку «Заполнить».
Рассмотрим пример начисления НДФЛ по двум ставкам – 13 и 35%. В левой части таблицы будут выведены данные по зарплате и другим доходам сотрудника. В данном случае на закладках «13%» и «35%». В правой части таблицы все действующие вычеты (Рис.8). Суммы вычетов будут уменьшать налоговую базу.
Рис.8
НДФЛ по ставке 35% применяется в случаях получения дохода от вкладов при процентной ставке выше ставки рефинансирования ЦБ или получения займа по процентам ниже этой ставки, от полученных подарков, выигрышей в лотерею и др.
Рис.9
В данном примере сотрудник получил беспроцентный займ от организации в сумме 150 тыс. рублей на период с 1 июля по 31 августа 2017 года. В указанный период ставка рефинансирования была равна 9%. Если процентная ставка займа ниже ставки ЦБ, то согласно законодательству налогообложению подлежит 2/3 от разницы этих процентных ставок. Финансовая выгода сотрудника в данном случае равна 764 руб. в июле (31 день) и столько же в августе (31 день). Расчет за месяц – 150 000 руб.*(9% - 0%) *31/365 примерно - 764 руб. С этой суммы будет взиматься налог по ставке 35%. В справке 2-НДФЛ полученный доход отражен на соответствующей закладке (Рис.9). Справка 2-НДФЛ для сотрудников предоставляется в печатном виде (кнопка «Справка о доходах (2-НДФЛ)»).