В чем различие формализованных и неформализованных документов в ЭДО?

С массовым переходом контролирующих органов на электронный документооборот у предпринимателей появилась возможность сдавать отчетность, то есть документацию, связанную с налоговым учетом, в электронном виде, что предусматривает, в частности, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Наряду с документами для целей регламентированного учета, существуют неформализованные документы для оформления взаимоотношений с контрагентами и прочими лицами. В чем состоят отличия между формализованными и неформализованными документами, если рассматривать их относительно систем ЭДО, разберем в этой статье.

Понятие и сущность формализованных документов

Формализованные электронные документы – это документы, для которых законодательством были утверждены формы и форматы обменов ими.

К формализованным документам относятся:

• счета-фактуры;
• УПД (включающий предыдущий документ);
• корректировочные счета-фактуры и УПД;
• ТОРГ-12.

Поскольку перечисленные документы «привязаны» к налоговому учету, их формируют с целью подачи в ИФНС. Ведомство для проверки большого потока данных использует специализированное ПО, которое легко «читает» входящие данные благодаря стандартизированной форме и идентификаторам. Любое отклонение в документе от установленного формата может привести к тому, что система документ «не считает», и процесс подачи придется повторять заново. Это может вызвать не только задержку, но и санкционные меры со стороны контролирующих служб.

Решить проблему подобных несоответствий помогают, с одной стороны, разработчики ПО, которые заботятся о соответствии формата сформированных в их программе документов требованиям законодательства, а с другой – операторы ЭДО, которые поддерживают нужные форматы обмена и занимаются квитированием для контроля и подтверждения сроков операций.

Поговорим об «инструментах» формализации документов поподробнее.

Законодательные требования

В соответствии с п.2.1-2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 174 формализованные документы должны быть снабжены специальными идентификаторами.

Такой идентификатор выдает оператор будущему участнику обмена при регистрации и передает в ИФНС информацию о нем. То есть сведения о конкретном участнике информационного обмена как раз и закрепляются за этим идентификатором. Когда участник ЭДО отправит необходимые отчетные документы, каждый из них будет снабжен таким идентификатором, и, исходя из него, информацию из документа автоматически сверят с данными в базе ИФНС. Если все совпадет, документ примут. Это в разы ускоряет процесс обработки в органах, повышает его точность и прозрачность.

Иного механизма получения идентификационного кода не предусмотрено, что является одной из причин обязательного использования услуг лицензированных провайдеров ЭДО при обмене формализованными документами.

Следующим необходимым инструментом формализации ЭД является сопровождающий документ оператора об отправке и получении документа. Как мы уже упоминали, оператор занимается квитированием, и в органы ИФНС отправляется именно весь пакет документов, включая квитанцию оператора. Благодаря этим «квитанциям» процесс обмена имеет четко зафиксированную историю и, если все было сделано вовремя, его своевременность может быть легко подтверждена. Также подтверждение оператора может быть принято судом в качестве доказательства отправки документов.

Последнее касается и неформализованных документов, отправленных посредством оператора и подписанных УКЭП.

Неформализованная документация

Что касается неформализованных документов, это акты, которые не имеют строгих требований к оформлению, поскольку не предназначены для обработки специализированным ПО. Проще говоря, это документация и корреспонденция, использующаяся в гражданско-правовых отношениях и не представляющая интереса для государственных органов. Тем не менее, они также могут подписываться ЭП. Без электронной подписи с соответствующей защитой (УКЭП) документ не будет иметь юридической силы. Что это значит?

В большинстве случаев контрагенты применяют квалифицированную цифровую подпись, полученную для сдачи отчетности и ЭДО по счетам-фактурам, и для неформализованных документов. Для подписания файлов может использоваться бесплатное программное обеспечение, но большинство таких продуктов не предоставляет возможности вставлять электронную цифровую подпись непосредственно в документ. Вместо этого создается второй файл-сертификат с расширением .sig, который используется контрагентом для проверки подлинности документа. Несмотря на то, что такой документ не передается по установленным законом каналам связи, наличие УКЭП дает возможность использовать его в судебных тяжбах.

Как мы уже отмечали, неформализованные документы допускается составлять в произвольном виде, но к некоторым типам все же установлены законодательные требования. Например, при составлении договора в обязательном порядке должны быть указаны стороны, предмет договора, цена, способы и сроки исполнения. Это следует учитывать при работе с неформализованными актами, чтобы документ предоставлял право на судебную защиту наравне с бумажным оригиналом.

В качестве вывода можно отметить, что операторы ЭДО и использование инструментов электронной защиты повышает удобство работы и с формализованными, и с неформализованными ЭД. Если вы решили перейти на электронный документооборот, или у вас остались вопросы, связанные с видами документов и особенностям работы с ними, обращайтесь к нашим специалистам по ЭДО. Мы работаем с электронными документами более 16 лет и готовы помочь с любым вопросом, связанным с безбумажным документооборотом. В нашем арсенале широкий выбор технических решений, включая собственную технологию ЭДО с прямым роумингом с крупным оператором. Мы также оказываем консультации по юридическим вопросам, связанным с ЭДО, делаем экспертизу ЭД и ЭП и представляем в суде по делам, связанным с ЭД и ЭП.