Тенденции современного мира подталкивают каждого руководителя задуматься об оптимизации и автоматизации бизнес-процессов в своей компании. Тем более государство также не обделяет ее «вниманием»: помимо законодательных актов, принятых за последние годы, в 2017 году была утверждена глобальная «Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы», в рамках которой реализуется программа «Цифровая экономика».
Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей.
В ближайшем будущем каждый работник получит возможность подписать любой кадровый документ, поданный им или предназначенный для него, из любой точки мира со своего гаджета с помощью электронной подписи.
При этом перед подписанием будет выполняться многофакторная идентификация личности, а после обеспечено безопасное хранение персональных данных в соответствии с ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов».
Выгодно ли переводить кадровый документооборот в электронный вид?
Ведение цифрового документооборота в части кадрового учета и управления дает возможность не только контролировать работников, но и получить следующие преимущества:
- сокращение трудозатрат работников;
- возможность подписания документов работниками находящимися не в офисе;
- ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов;
- возможность выстроить процесс контроля кадрового делопроизводства;
- прозрачность ведения кадрового документооборота;
- гарантии безопасности документации;
- ускорение сдачи отчетности в государственные органы управления;
- отсутствие необходимости хранения большого количество бумажных носителей;
- уменьшение затрат на бумагу и оргтехнику, что считается более экологичным вариантом;
- при использовании ЭЦП (усиленной сертификатом) снижение рисков подделки документов;
- наличие быстрого доступа к любой необходимой документации;
- оперативность передачи отчетности государственным органам.
Первые эксперименты Минтруда по внедрению кадрового ЭДО
В 2017 году при Минтруде России была предпринята первая попытка цифровизации кадровых процессов. Была создана рабочая группа, целью которой стала разработка и выпуск законодательной экосистемы, позволяющей реализовать электронный документооборот в кадровой службе.
В рабочую группу вошли представители крупнейших бизнес-структур, включая Сбербанк, МТС, Мечел, Северсталь Менеджмент и другие, федеральных ведомств (Минтруд, Роструд, Пенсионный фонд, Минфин, Минкомсвязь), а также общероссийских объединений работников и работодателей.
Для каждого участника были определены виды документов, по которым он должен был выполнить перевод процессов учета в электронный формат. При этом не отменялся учет на бумаге, что обеспечивало сохранность данных. В результате участники проводили тесты технических решений для ведения учета и обмена данными, что помогло собрать рекомендации законодательного характера по массовому переводу на электронное оформление документов, связанных с трудовой деятельностью.
В рамках эксперимента с кадровыми документами проводились следующие виды работ с работниками:
- заключение трудовых договоров;
- оформление служебных командировок;
- оформление всех видов отпусков;
- извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;
- ознакомление с графиком отпусков и индивидуальное оповещение о дате начала отпуска;
- ознакомление с внутрикорпоративными нормативными актами, связанными непосредственно с деятельностью сотрудников;
- представление пакета документов при проверке контролирующими органами;
- подача заявления сотрудником на получение заверенных копий документов, связанных с работой;
- заявление о смене срока ежегодного оплачиваемого отпуска;
- ведение табеля учета рабочего времени по факту отработанных работником часов;
- фиксирование согласия работника на сверхурочную работу или в выходные и нерабочие праздничные дни;
- оповещение работника о праве отказаться от сверхурочной работы.
Итогом данного мероприятия Минтруда стал законопроект «О внесении изменений в ТК РФ (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)». Также был выявлен ряд сложностей, связанных с применением различных видов ЭП, защиты при передаче данных и юридической силы ЭД, в том числе в судебной практике.
Эти и другие проблемы необходимо было решать поэтапно, что и повлекло за собой принятие ФЗ N 439-ФЗ, вносившего изменения в ТК для регулировки работы с данными о трудовой деятельности в цифровом формате.
Согласно этому закону работодателям необходимо передавать в ПФР сведения, которые вносятся в трудовую книжку сотрудника, в цифровом формате. Начиная с 1 января 2020 года, их следует передавать в ПФР каждый месяц, а с 1 января 2021 года – намного чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днем издания всех кадровых приказов). При заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник будет иметь возможность получить документы с предыдущего места работы у бывшего работодателя, а также в МФЦ или ПФР – на бумажном носителе или в цифровом формате.
После ознакомления с законопроектом Минтруда и результатами первого эксперимента в Правительстве было принято решение провести еще один дополнительный этап по внедрению кадрового электронного документооборота. Он регулируется законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».
Ключевое отличие от предшествующих мероприятий заключается в том, что около десяти компаний в период с 2020 по 2022 год будут вести кадровое делопроизводство только в электронном формате без обязательного дублирования на бумажном носителе. Эксперимент является необязательным для работодателей, они приняли решение об участии в нем добровольно. Список желающих согласовывался с Правительством, а в результате чего был сформирован перечень участников.
Каждый из работодателей-участников выберет виды документации, по которым в период проведения эксперимента будет выполнен переход на электронный кадровый документооборот. Также они вправе сами определиться с видом цифровой подписи. Важно отметить, что при подписании документов – трудового договора и договора о материальной ответственности – работодатели обязаны использовать усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись, что должно обеспечить правовую ценность подписанию документации.
Оговорено, что добровольцы-работодатели возьмут на себя все сопутствующие расходы, возникшие в связи с проведением эксперимента, включая затраты на обеспечение работников квалифицированными сертификатами электронной подписи.
Внедряем и сопровождаем 1С с 2003 года. Знаем все подводные камни систем, поможем «переплыть»Проблемы внедрения электронного кадрового документооборота
Сложности внедрения ЭДО в части кадров не относятся к проблемам глобального характера, скорее, требуют неких точечных мер и затрат, а также формирования правильных «привычек», что характерно для запуска любого нового процесса в бизнесе. Перечислим их, чтобы убедиться в этом:
- Отсутствие возможности подписания документов «задним числом»;
- Затраты на разработку технического решения для автоматизации процессов кадрового документооборота;
- Низкое качество подготовки персонала к взаимодействию с информационной средой;
- Проблемы получения ЭЦП в масштабах всей организации;
- Существует риск потери данных, особенно в том случае, когда пользователи не создают копии файлов;
- Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений;
- Необходимость интеграции с системами государственных органов управления или возможность передачи данных в любом цифровом формате.
Представленные недостатки требуют единоразовых действий – провести обучение, инвестировать в автоматизацию – и при должном подходе решаемы практически полностью. Помимо этого все их можно решить, выбрав готовое решение, которое «заменит» все проблемы преимуществами современной автоматизации.
самые свежие новости 1 раз в месяц
Станет ли кадровый ЭДО обязательным?
Введение электронных трудовых книжек можно считать первой ступенью процесса автоматизации регламентированного кадрового учета, который с каждым годом набирает обороты. Высокая степень вовлеченности государства в наращивание темпов автоматизации, вынудит бизнес принять участие в этом процессе.
Важно то, что уже сегодня существуют IT-решения, отвечающие текущему законодательству и способные быстро адаптироваться под любые изменения внешнего мира. Они дают возможность бизнесу не только без потерь влиться в процесс перехода на ЭДО, но и извлечь из этого выгоду – сократить затраты и многократно ускорить процессы, что в конечном итоге благоприятно скажется на темпах роста и развития всего бизнеса в целом.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
