Документ в 1С 8.3: настройка, проведение, формирование

Документы – это объекты конфигурации и метаданных в системах учета 1С Предприятие 8.3. В основном используются для хранения информации о различных совершенных операциях, либо же о событиях, которые, так или иначе, произошли на предприятии в целом. Это, как правило: приказы о приеме на работу, платежные и отгрузочные документы, выписки по зарплатам, отпускам и прочее. В данной статье мы рассмотрим различные формы документов, их ввод, формирование, параметры, настройку и изменение.

Структура документа

Каждому документу в 1С система автоматически присваивает порядковый номер, дату и время создания документа. Помимо автоматической нумерации в 1С 8.3 предусмотрена уникальность номеров, которая не позволит запутаться и создать документы с одинаковыми номерами.

Одна из важных характеристик любого документа в 1С – время, то есть дата документа. Благодаря этой характеристике всегда можно увидеть, какой из документов был сделан раньше либо позднее.

В 1С Бухгалтерия есть три вида документов: входящие, исходящие и внутренние. Каждый из них содержит реквизиты, в которых пользователь должен ввести подробную информацию по документу. Например, тип документа «Заказ Поставщику» отражает наименование поставщика, склада, на который будут приходоваться товары, наименование товара либо материала, а также контрагента и вид хозяйственной операции.

Данные характеристики присущи всем видам документов такого типа. Каждый документ содержит определенный набор информации, которая однотипна по своей структуре, но различна по количеству.

Зачастую в документах имеется табличная часть, в которой можно удобно прописать однотипные данные, например, перечень, количество и цены приобретаемых или отгружаемых товаров.

Дополнительные сведения документа

Пользователь может добавлять в документы дополнительные сведения, не меняя конфигурацию. Назначать документам дополнительные сведения может только пользователь с полными правами. В качестве примера рассмотрим, как добавить дополнительные сведения в «Заказ поставщику». Сначала заполним настройки. Для этого заходим в меню «Администрирование-Общие настройки».

В форме «Общие настройки» выбираем вкладку «Дополнительные реквизиты и сведения» и ставим галочку в одноименном поле. Затем из меню «Администрирование-Формы-Дополнительные сведения».

Перед нами появляется список документов, которым мы можем добавить дополнительные сведения. Например, нам нужно добавить сведения в документ «Поступление (акты, накладные)». Выделяем нужный документ и нажимаем кнопку «Создать».

Перед нами появляется таблица создания дополнительного сведения. Заполняем ее. Указываем наименование сведения, а также тип значения. Тип значения может иметь различные варианты: дата, строка, число, валюта, договор и т.д.

Далее переходим на вкладку «Значения», и при помощи кнопки «Создать» заполняем нужные нам значения сведений.

Созданные дополнительные сведения отображаются в списке.

Нажимаем «Записать и закрыть». Теперь в документе «Поступление (акты, накладные)» появилась возможность присоединить конкретного менеджера по закупкам, который ведет заказ.

Для проверки зайдем в «Покупки-Покупки-Поступление (акты, накладные)». Открывается список документов поступления. В шапке списка находим значок «Дополнительные сведения», который появился после нашей настройки.

Проведение документов в 1С

Одной из самых важных частей документа является возможность его записи и проведения. Если документ просто записывается, то значит, он никак не влияет на учет тех или иных данных. В этом случае движение по регистрам не происходит. Если документ имеет свойство проведения, то он может вносить изменения в учет предприятия.

В верхней части каждого документа можно увидеть кнопки типа «Провести и закрыть», либо же «Записать и закрыть». Документ «Заказ Поставщику» может вносить изменения в состояние расчета с поставщиками, в состояние текущих заказов и складских остатков, так как имеет свойство проведения. Для того чтобы это произошло, у документа должен быть статус «проведен».

Формы документа

Для удобства пользователя, чтобы можно было спокойно просматривать и изменять данные в документах, программа поддерживает несколько форм одного и того же документа. Также 1С генерирует все необходимые для документа формы. Разработчики имеют возможность конфигурировать различные формы необходимых им документов самостоятельно. Для того чтобы просмотреть формы документа необходимо зайти в конфигуратор системы и в окне конфигурации выбрать нужный объект, раскрыть его ветку, и именно она отображает все формы документа.

Чтобы просмотреть весь перечень документов либо документы определенного типа в 1С предусмотрена «Форма списка». Данные списки позволяют делать отбор по необходимым документам, а также быстро изменять, либо искать данные.

Макеты документов

Ко всем документам в 1С составлены макеты, которые содержат всю информацию, внесенную в документ. Эти макеты необходимы для составления печатной формы документа.

Макеты используются не только для печати, но и для просмотра дополнительной информации, имеющей отношение к данному типу документа.

В них подробно описывается вся хозяйственная деятельность предприятия, которая связана как с налоговым учетом, так и покупкой, продажей и прочими операциями, а все документы в совокупности представляют собой единый учет компании.