Система EDI: как это работает?

Сегодня никого не удивляет тот факт, что «ручные процессы» в бизнес-общении – телефонные звонки, отправка факсов или обмен бумажными документами, почти полностью заменили электронные транзакции. Производители, дистрибьюторы, розничные продавцы и контролирующие органы «общаются» между собой по телекоммуникационным каналам связи, а учет хозяйственной деятельности ведут в своих информационных системах.

В обиход плотно вошли понятия ЭДО, СЭД, автоматизированные системы управления и проч. При этом база для такого цифрового B2B-общения появилась еще в 80-х годах вместе с понятием EDI, на многие годы ставшего синонимом электронной коммерции.

Что такое EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) – это электронный обмен стандартизированной коммерческой информацией – сообщениями, содержащими документы, прейскуранты и проч., и ключевое здесь – стандартизированной.

Почему это так важно? Система EDI подразумевает не только B2B-характер обмена, это, прежде всего, обмен между информационными системами, то есть межмашинное взаимодействие – M2M, (Machine-to-Machine, а все чаще сегодня и Mobile-to-Mobile).

При транзакциях EDI информация перемещается непосредственно из компьютерного приложения одной организации в компьютерное приложение другой. И чтобы компьютеры очень хорошо «понимали» друг друга, не возникало накладок и путаницы, нужны стандарты. В конечном итоге, безусловно, информация будет преобразована в тот формат, в котором ее сможет понять человек, для которого она предназначена, но в EDI главнее все же «понимание» друг друга системами.

Иллюстрацией этому может послужить всем известный штрих-код (подробнее о нем мы поговорим ниже). Что, глядя на него, может понять человек? Ответ очевиден. Сколько реальной информации он несет, понимаешь, только направив на него сканер прайсчекера или пос-терминала, подключенного к системе автоматизации: оказывается, он содержит все важнейшие данные от страны-производителя до потребительских свойств. В торговом зале, на конвейерных лентах и на складах штрих-код остается незаменимым инструментом уже много лет. То есть он представляет собой пример стандартизированной информации, разработанный как раз в рамках EDI.

Именно поэтому главным составляющим понятия «EDI» является серия стандартов по передаче структурированных данных в электронном виде между компаниями, базирующаяся на международных регламентах и форматах.

Стандарты и способы передачи данных в системе EDI

Рисунок ниже иллюстрирует, что EDI-обмен может «опираться» на огромный массив международных стандартов, разработанных, чтобы удовлетворить все возможные запросы.

Мы не будем на них останавливаться, а для примера рассмотрим два хорошо знакомых нам идентификатора системы стандартов GS1 – GTIN и GLN.

GTIN (Global Trade Item Number) – уникальный, геометрически зашифрованный цифровой код товара, присваивается национальным регистратором, который заносит его в единую мировую базу данных GS1. Получателем штрих-кода товара может быть не только его производитель, но и владелец бренда, а также импортер.

GLN (Global Location Number) – уникальный 13-значный числовой номер для идентификации в системе GS1 участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов (подразделений) (филиалы/офисы/склады/рампы и т.д.). Как правило, указывается под штрих-кодом. Первые две/три цифры кода – это национальный префикс (РФ с 460 до 469), а последние – ключи для поиска в базе следующих данных о поставщике или импортере:

• почтовый адрес;
• тип объекта (офис компании, складское помещение, торговый центр и др.);
• регион;
• номер телефона, факса;
• сотрудник для связи;
• информация о банковских реквизитах;
• требования и ограничения доставки.

В большинстве случаев, чтобы компании-поставщику начать сотрудничать с торговыми сетями, ему придется использовать EDI, а значит, и получить GLN. Такие правила есть, например, у крупнейших российских ритейлеров «X5 Retail Group» и «Магнит».

Области применения EDI

Основные отрасли потребления EDI-обмена в России это:

• Ритейл
• Дистрибуция
• Логистические операторы
• Транспортные компании
• Финансовый сектор
• Промышленность и ТЭК
• Телеком

Как работает EDI?

EDI создавался, чтобы стандартизировать и автоматизировать обмен коммерческой цифровой информацией, обеспечив возможность программного взаимодействия компьютерных систем, разработанных на различных платформах.

От того, различные или одинаковые платформы используют контрагенты, зависит и схема документооборота в рамках EDI. Она может включать, условно, трех участников при обмене данными в рамках одной платформы – поставщика, EDI-провайдера и заказчика, или, при обмене по технологии роуминга, к ним добавится еще одно звено – поставщик, его EDI-провайдер, EDI-провайдер заказчика и сам заказчик.

Вся информация о хозяйственной деятельности компании хранится в автоматизированной системе, например, уровня ERP, но не обязательно. Это может быть информация, связанная с закупками, запасами, выставленными и полученными счетами, логистикой и так далее.

Стандарты EDI определяют расположение и порядок этой информации в формате документа, который используется для обмена с другими компаниями.

Рассмотрим для примера использование стандарта EDI (EANCOM) российскими поставщиками-производителями.

Поставщики обязаны последовательно соответствовать различным требованиям целого ряда клиентов – от сетевой розницы федерального уровня, средних и мелких розничных продавцов, а также дистрибьюторов, до условных конечных потребителей, например, из сегмента HoReCa. Крупный производитель в среднем регулярно обменивается примерно 50 типами различных документов с двумя тысячами партнеров. К тому же, количество форматов документов и вариантов передачи постоянно увеличивается.

Соблюдение стандарта в этих условиях сильно облегчает жизнь поставщику – достаточно создать одно стандартизированное сообщение и разослать его всем, не переживая, можно ли его «подогнать» под индивидуальные требования принимающей стороны.

Основные стандартизированные документы:

• PRICAT – прайслист поставщика;
• ORDERS – заказ покупателя;
• ORDRSP – подтверждение заказа поставщиком (может содержать уточнение фактурной части и времени поставки);
• DESADV – уведомление об отгрузке со склада поставщика (аналог ТТН);
• ALCRPT – дополнение по алкоголю, отправляется вместе с DESADV;
• RECADV – уведомление о фактической приемке товара (может содержать указание на причину отказа).

Когда такой стандартизированный документ отправляется по телекоммуникационным каналам связи, EDI гарантирует правильное «понимание» отправленной информации получившей ее системой, то есть полную сопоставимость полей документа-сообщения при отсылке и получении, а также позволяет быстро среагировать на них. Например, если RECADV, который отправляется сразу с приемки, содержит информацию о частичном отказе, сразу после приемки можно скорректировать счет-фактуру.

Полученные данные могут быть автоматически преобразованы в соответствии с внутрикорпоративными правилами в информационной системе получателя, для дальнейшей генерации входящих и исходящих документов.

Цепочка электронного взаимодействия по EDI при заключении и проведении сделки, а также при обмене документами для регламентированного учета*, представлена на трехступенчатой схеме:

*Отметим, что на этапе оформления документов для регламентированного учета к EDI подключается ЭДО – обмен юридически значимыми документами по установленным законом правилам обмена. О нем мы еще поговорим.

Что нужно, чтобы начать обмениваться документами по EDI?

Чтобы работать с партнерами по технологии EDI участникам обмена необходимо (опять же, для примера мы берем поставщиков товаров):

• Получить номер GLN;
• Определиться с требованиями торговой сети к штрихкодированию;
• Подключиться к платформе выбранного EDI-провайдера;
• Подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО) для обмена юридически значимыми документами, в том числе счетами-фактурами в электронном виде;
• Начать работать.

EDI-провайдер выступает в качестве сервисного посредника, который обеспечивает:

• Настройку обмена, даже если учетные системы покупателя и поставщика значительно различаются;
• Автоматизацию двусторонней конвертации документов из форматов подключаемой организации в стандартный формат и обратно (таким образом, все подключенные к платформе организации смогут обмениваться сообщениями между собой посредством платформы без настроек с каждым партнером);
• Правильность конвертации данных, т.е. на входе документ из формата отправителя конвертируется в стандартный электронный формат, а на выходе стандартный формат деконвертируется в формат получателя;
• Полностью автоматизированное взаимодействие между информационными системами;
• Контроль и достоверность переданных данных.

В рамках действующего законодательства все виды EDI-сообщений не являются юридически значимыми, поэтому, как правило, провайдер дополнительно предлагает классический ЭДО. Именно система ЭДО, с привлечением оператора и получением сертификата электронной подписи необходимого уровня защиты, обеспечит юридическую силу документов и обмена.

При этом ЭДО не сможет обеспечить сопоставимость нерегламентированных документов, поэтому на этапе предшествующем заключению сделке и ее совершения за документооборот «отвечает» EDI, а на моменте обмена документами, необходимыми для формирования регламентированной отчетности – ЭДО.

Как выбрать авторизованного провайдера EDI

В выборе провайдера важно узнать, возможен ли роуминг с другими провайдерами (в том числе и с международными), а также обратить внимание на уровень сервиса, стоимость отправки сообщений и интеграции. Необходимо также понять, как подключиться к его платформе:

• Через web-портал – экономичный вариант при внедрении и использовании, но потребуется переносить данные из системы EDI в свою ИС и обратно «руками»;
• Через API, что подходит для всех учетных систем. Кончено, придется понести дополнительные затраты на интеграцию, разработать и согласовывать форматы экспорта-импорта информации и технологию передачи сообщений в систему провайдера, но она позволит автоматом обрабатывать входящие и генерировать исходящие сообщения в учетной системе;
• Прямая интеграция с учетной системой 1С любого уровня.

В чем заключаются преимущества EDI?

Преимущества EDI для всех отраслей бизнеса, в сущности одни и те же, и в этой статье они, так или иначе, уже были озвучены: безбумажный документооборот экономит массу ресурсов в части времени и финансов, повышает эффективность работы за счет снижения рутинных операций, исключает ошибки ручного ввода данных, упрощает взаимодействие с контрагентами и возможность внедрения новых технологий взаимодействия.

Эти преимущества характерны для всех информационных систем, в том числе и хорошо знакомых учетных систем на платформе 1С:Предприятие. Есть и специфические преимущества, например, снижение объема передаваемых сообщений за счет использования справочников данных и ключевых идентификаторов.

Если остановиться непосредственно на торговле, которую мы брали в качестве примера активного потребителя сервиса EDI, то отметим, что для многих поставщиков EDI – навязанное им крупнейшими ритейлерами условие сотрудничества с ними же (список основных EDI-провайдеров России, например, возглавляет X5 Retail Group с платформой «EVOLUTION-3.0»). Хотя в этом случае, внедрение EDI как условие работы с крупнейшими дистрибьюторами – можно рассматривать как само по себе преимущество. Но это шутка, а если говорить серьезно, развитие технологии продолжается, сервис EDI адаптируется к реалиям экономики, и что раньше было доступно только крупным игрокам бизнеса (как и с системами управления даже уровня ERP), сейчас «по силам» и небольшим предприятиям.

А если посмотреть шире отраслевой специфики и заглянуть в будущее, то можно увидеть, что EDI уже приобрел новые функции, шагнувшие далеко за пределы отправки ORDRSP или получения RECADV. Его используют в поддержке таких инноваций, как Интернет вещей (IoT), блокчейн и искусственный интеллект (AI), что говорит о том, что технология будет развиваться.