Современные ECM-системы (системы управления электронным документооборотом) поддерживают различные механизмы автоматизации большого числа ручных операций, что позволяет минимизировать человеческий фактор и значительно сократить количество ошибок, влияющих на скорость и качество принятия управленческих решений.
Один из таких механизмов, более всего востребованный в системах управления корпоративным контентом – автоматическое заполнение шаблонов файлов.
Что позволяет реализовать этот механизм и для чего он необходим в корпоративных СЭД?
Автоматическое заполнение шаблонов файлов (автозаполнение файлов) – это перенос текущих значений реквизитов из карточки документа в ранее определенные места в шаблоне прикрепленного файла.
Возьмем для примера шаблон бланка исходящего письма. Это очень актуально в условиях учета нескольких организаций в системе, а также при наличии большого числа контрагентов и их контактных лиц, а также жестких требований при оформлении официальных исходящих документов, особенно для переписки с государственными учреждениями и органами исполнительной власти.
Другим очень важным применением автозаполнения является механизм типовых договоров. Для использования типовых договоров, с одной стороны, необходимо наличие строго определенных условий и требований, а с другой – типовые договоры обеспечивают неизменность предопределенного и уже согласованного шаблона договора, что значительно сокращает сроки согласования таких документов, количество ошибок и непременный человеческий фактор, при этом повышая качество управленческих решений.
Настройка автозаполнения типового шаблона договора в 1С:Документооборот
Рассмотрим самый простой пример настройки и реализации автозаполнения шаблонов в документообороте. Предварительно в настройках программы включим функциональную опцию «Использовать автозаполнение шаблонов файлов» в подразделе «Настройка программы-Настройка работы с файлами».
В уже созданном шаблоне типового договора нужно перейти на вкладку «Файлы».
На данной вкладке находятся шаблоны файлов, которые автоматически добавляются в документ при его формировании из данного шаблона документа. Необходимо отметить, что у каждого вида документа может быть несколько шаблонов документов (например, каждый из шаблонов с определенным шаблоном файла), и в каждом шаблоне документа может быть несколько шаблонов файлов. В случае с договорами это может быть, например, шаблон самого договора, спецификация к нему, протокол разногласий и т.д. При этом для каждого шаблона файла существует индивидуальная настройка автозаполнения. При переходе по ссылке «Открыть в Настройке автозаполнения» открывается форма настроек.
Для корректной настройки механизма автозаполнения необходимо знать, что типовое реквизитное автозаполнение, т.е. обращение к реквизитам через точку, работает только для файлов формата *.doc. Это формат Word, используемый более ранними версиями MS Office. Основной минус при использовании данного формата файлов для автозаполнения заключается в том, что в веб-клиенте такое автозаполнение не работает.
Более современным и универсальным форматом является *.docx. Он представляет собой специальным образом заархивированный стандартный формат XML. Для его автозаполнения используются скрипты – выражения на встроенном языке.
Пример скрипта для автозаполнения реквизита ФИО сотрудника выглядит так:
Если НЕ Файл.Пустая()
И НЕ Файл.ВладелецФайла = Неопределено И НЕ Файл.ВладелецФайла.Пустая()
И НЕ Файл.ВладелецФайла.Ссылка = Неопределено И НЕ Файл.ВладелецФайла.Ссылка.Пустая() Тогда Для Каждого ДопРеквизит Из Файл.ВладелецФайла.Ссылка.ДополнительныеРеквизиты Цикл
Если (Строка(ДопРеквизит.Свойство) = "Работник")
Или (ОбщегоНазначения.ЗначениеРеквизитаОбъекта(ДопРеквизит.Свойство, "Заголовок") = "Работник") Тогда
РезультатОбработки = ДопРеквизит.Значение;
КонецЕсли;
КонецЦикла;КонецЕсли;
самые свежие новости 1 раз в месяц
Для заполнения данными из карточки документа шаблон файла предварительно необходимо соответствующим образом разметить.
После разметки автозаполняемых реквизитов шаблона файла и подготовки соответствующих скриптов автозаполнения проверим полученный результат. Для этого по команде «Проверить настройку заполнения» откроем подходящий существующий документ данного вида.
Далее в шаблоне документа запрещаем изменение и удаление шаблонов файлов, чтобы быть уверенными, что будет использоваться именно этот файл шаблона договора, подготовленный и согласованный юридическим отделом и руководством компании.
Так можно настроить автозаполнение всех необходимых реквизитов в файле и подготовить типовой договор или иной документ, который в дальнейшем будет заполняться автоматически и не потребует длительного согласования большим количеством согласующих подразделений или ответственных лиц компании, минимизировав при этом человеческий фактор и возможные ошибки, а также сроки согласования таких документов.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
