Вита Лайн

О клиенте

ООО «Вита Лайн» является оптовым подразделением аптечной сети «Вита» и присутствует на рынке уже 28 лет. Направлениями деятельности головной компании является производство различных БАДов со знаком GMP на фармацевтическом заводе США. Продажи в 40 регионах России осуществляются через крупнейшие аптечные сети, специализированные магазины и интернет-магазин. Компания «Вита» - один из лидеров российского розничного фармрынка, входит в ТОП-5 по версии рейтинга RNC PHARMA.

В ассортименте аптек «Вита» более 20 000 товарных наименований. Объем документооборота «Вита Лайн» составляет порядка 100 000 документов в месяц и 5 000 документов в день.

Что было сделано

В 2021 году руководством оптовой компании «Вита Лайн» было принято решение о вступлении в налоговый мониторинг. Для этих целей необходимо создать единую базу данных, отсюда было решено сформировать архив финансовой документации на базе передового программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».

В 2023 году с целью сокращения сроков обработки документов и создания единой среды для обмена документами с контрагентами было решено внедрить новую систему ЭДО на базе ранее внедренного 1С:ДО КОРП и 1С:Клиент ЭДО.

Как выполнялся проект внедрения 1С:Документооборот КОРП

В ходе проекта было проведено обследование процессов документооборота компании «Вита Лайн», сформирована концепция автоматизированной системы, установлен, внедрен в ИТ-инфраструктуру организации и введен в промышленную эксплуатацию программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП».

Также пользователи системы прошли обучение по работе с ней и получили инструкции от специалистов WiseAdvice-IT.

Результаты проекта

По завершению проекта автоматизации финансового архива и номенклатуры дел для фармдистрибьютора «Вита Лайн» были достигнуты следующие результаты:

• Создано единое оперативное и архивное хранение финансовой документации;
• Реализована бесшовная интеграция системы «1С:Документооборот 8 КОРП» с действующей программой «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП»;
• Поиск целевых документов в единой базе данных сократился в 2 раза;
• Максимально сокращен ручной ввод информации в финансовую документацию при наполнении и формировании архива;
• Настроена возможность сохранения документов в делах (томах) согласно принятой в организации номенклатурой дел, с учетом отраслевых рекомендаций по срокам хранения;
• Реализован переход на финансовый мониторинг в онлайн-режиме.

Как выполнялся проект автоматизации внешнего ЭДО

Задачи проекта

• Автоматизировать внешний юридически значимый электронный документооборот;
• Минимизировать затраты на документооборот с контрагентами за счет полного ухода от бумажной документации;
• Снизить трудоемкость процедур обмена юридически значимыми электронными документами;
• Создать единую систему согласования юридически значимых электронных документов;
• Реализовать автоматическую настройку роуминговых маршрутов;
• Обеспечить поддержку различных операторов ЭДО в едином интерфейсе;
• Обеспечить выполнение требований безопасности и целостности данных новой системы ЭДО.

Ситуация до проекта и решение

У аптечной сети «Вита Лайн» свыше 1000 контрагентов, для обмена с ними используется 100 видов документов. Раньше эти документы формировались в двух учетных системах на базе 1С и отправлялись через систему «1С:Документооборот». Это требовало больших трудозатрат ответственных сотрудников и занимало много времени. Основным оператором ЭДО в «Вита Лайн» выступает Контур.Диадок, но есть и другие операторы.

С целью сокращения сроков обработки документов и создания единой среды для обмена документами с контрагентами было решено внедрить новую систему ЭДО. Выбор сделали в пользу уникального программного комплекса от партнера по автоматизации WiseAdvice-IT на базе «1С:Клиент ЭДО». Оно позволяло работать в едином интерфейсе 1С со всевозможными операторами ЭДО, предоставляло доступ к провайдерам ЭДО и выполняло сервисные функции хранения электронной подписи, автоподписания, отправку, получение и хранение электронных документов.

Архитектура решения (Интеграция)

Комплексное решение, образующее единое информационное пространство «Вита Лайн» включает в себя:

• учетную систему, используемую в качестве базы данных управленческого учета – конфигурацию «1С:Управление торговлей»;
• систему документооборота, используемую в качестве базы регистрации и обработки документации по организации и регулятора согласования объектов учетной системы (документы товародвижения) – конфигурацию «1С:Документооборот 8 КОРП», куда встроен отдельной подсистемой клиент ЭДО;
• Бухгалтерию, используемую в качестве базы регламентированного учета, - «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0».

Процесс создания и отправки электронных документов контрагентам сети аптек:

1. В базах 1С:УТ и 1C:БП создается учетный документ (в т.ч. реализация ТМЦ) и направляется в 1С:ДО, где формируется карточка учетного документа (путем бесшовной интеграции между базами УТ-ДО и БП-ДО).
2. Клиент ЭДО забирает учетный документ из 1С:ДО и формируется xml-файл. Ссылка на данный файл отображается в карточке документа в ДО, в учетном документе БП и УТ.
3. В ЭДО документ подписывается электронной подписью, затем поступает автоматически главному оператору ЭДО, где происходит отправка документа Контрагенту.
4. После получения в «Контур.Диадок» подписанного электронного документа от контрагента, он передается в «1С:Клиент ЭДО», затем карточка входящего документа создается в 1C:Документообороте - к карточке приложен файл с подписью Контрагента. В 1С:ДО проходит процедура согласования входящего документа (задача «Согласование») и подписания руководителем (задача «Подписание»).
5. Статус «Подписан» или «Отклонен» передается в сервис ЭДО. Там электронный документ подписывается ЭП со статусом «Подписан» и отправляется Контрагенту с одним из статусов.
6. Ссылка на XML-файл с двумя подписями передается в 1С:ДО и в учетные системы (БП и УТ).
7. После подписания документа обеими сторонами состояние ЭДО по данному документу «ЭДО завершен». Файл электронного документа в данном статусе поступает в хранилище файлов.
8. После изменения статуса в карточке документа в 1С:ДО о завершении начинается создание учетного документа в учетной системе (БП или УТ). Ссылка на XML-файл с двумя подписями передается в учетные системы (БП и УТ).
9. Из 1С:Бухгалтерии в финансовый архив 1С:Документооборота передается ссылка на подписанный обеими сторонами файл. Предварительно в фин. архиве 1С:ДО создается карточка документа, к ней присоединяется файл.

Результаты проекта

Новая автоматизированная система управления ЭДО с контрагентами внедрена в IT-инфраструктуру «Вита Лайн» за короткий срок - 10 месяцев.

Итоги проекта:

• Создана единая централизованная система согласования формализованных и неформализованных документов (учетных и произвольных) и их автоматическая отправка Контрагенту.
• Обеспечена качественная автоматизированная работа порядка 5 основных бизнес-процессов ЭДО. В последствии количество процессов будет увеличено.
• Настроена прямая интеграция и автоматический роуминг с Контур.Диадок;
• Реализована поддержка разных операторов ЭДО в едином интерфейсе;
• Операции по формированию и обмену электронными документами осуществляются в разы быстрее;
• Компания экономит на электронном документообороте с контрагентами, исключив расходы на бумагу, частично канцелярию, печать, логистику и хранение документов.