О клиенте

«Вертолеты России» – один из мировых лидеров вертолетостроительной отрасли, единственный разработчик и производитель вертолетов в России, обладающий возможностями проектирования, производства, испытаний и технического обслуживания современных гражданских и военных вертолетов. Холдинг «Вертолеты России» входит в Госкорпорацию «Ростех».

В состав холдинга входят конструкторские бюро, вертолетные заводы, предприятия по производству, обслуживанию и ремонту комплектующих изделий, авиаремонтные заводы, а также сервисные компании, обеспечивающие послепродажное сопровождение техники в России и за ее пределами.

Что сделано

В Холдинге «Вертолеты России» построили систему управления корпоративными процедурами и конструктор договоров на базе собственного программного продукта компании WiseAdvice-IT «Юрайт: Управление юридическим подразделением». Система внедрена во всех предприятиях холдинга, расположенным по всей России.

В рамках задачи автоматизации процесса корпоративного управления были разработаны и внедрены механизмы единого учета, контроля, ведения и автоматического формирования печатных форм пакета документов для корпоративных вопросов, корпоративных заседаний и доверенностей холдинга, а также настроены интеграционные потоки с СЭД заказчика – WssDocs, для сохранения уже существующих моделей согласования и визирования корпоративных документов.

В рамках задачи внедрения конструктора договоров был разработан механизм формирования проекта договора на основе опросного листа, заполняемого пользователем в режиме «анкеты». Приоритетным направлением было создать механизмы ведения и настройки шаблонов договоров в системе ответственными лицами заказчика (сотрудниками правового управления, отвечающими за договорной блок) без привлечения к данным видам работ специалистов ИТ.

В результате внедрения системы были оптимизированы сроки согласования договоров до 1 дня для каждого согласующего лица, формирование пакета документов для проведения корпоративного заседания занимает не более нескольких часов, а трудозатраты корпоративных юристов снизились на 10 %.

Как выполнялся проект

Цели и задачи

Цели проекта:

• Оптимизировать сроки формирования и согласования договоров.
• Создать систему формирования корпоративных вопросов и заседаний, а также доверенностей.
• Стандартизировать основные бизнес-процессы корпоративного управления, а также оптимизировать процесс формирования пакета документов для проведения корпоративного заседания.

Задачи проекта:

• Оптимизировать время подготовки и увеличить качество проектов договоров и документов корпоративного заседания.
• Создать единую информационную среду и оптимизировать методологию корпоративного управления.
• Повысить уровень контрольной среды в области корпоративного управления и договорной работы.
• Оптимизировать трудозатраты юридического блока в рамках корпоративного управления и договорной работы.
• Настроить интеграционные потоки и разграничение прав доступа для сохранения существующих методов работы.

Ситуация до старта проекта

До начала проекта процесс корпоративного управления был не стандартизирован, работа велась в разных приложениях – outlook, word и excel. Процесс формирования вопросов корпоративного заседания был полностью не автоматизирован, и вся работа ложилась на плечи юридического подразделения. Процесс подготовки и согласования договоров занимал от месяца до полугода, что приводило к огромным издержкам. Доверенности холдинга готовились разными предприятиями, и не существовало единого реестра и стандарта формирования доверенностей. Вся работа по учету и ведению корпоративных вопросов и заседаний, а также доверенностей велась в Excel вручную.

Архитектура решения и масштаб проекта

Информационная система управления корпоративными процедурами построена на базе «Юрайт: Управление делами юридических лиц».

Внедренные подсистемы продукта:

• Конструктор договоров
• Доверенности организации
• Корпоративное управление
• Корпоративный секретарь
• Отчетность

Система позволила автоматизировать следующие бизнес-процессы:

• Подготовка и согласование проектов договоров;
• Ведение доверенностей холдинга;
• Управление корпоративными процедурами холдинга и ГО.

Компоненты системы:

• Сервер приложений (кластер серверов приложение) – 1С:Предприятие 8.3, с ОС Linux.
• Одним из требований Заказчика было построение системы с использование свободно распространяемого ПО, поэтому в качестве СУБД использовали PostgreSQL 11 и ОС Linux.
• Настроены интеграционные потоки с СЭД заказчика – WssDocs.
• Клиентское приложение – 1С:Предприятие 8.3

Особенности и уникальность проекта

• При реализации проекта использовались основные принципы и идеи Agile, а также дополнительное ПО для управления проектом и организации HelpDesk – Битрикс, что позволило сделать проект полностью «прозрачным» для заказчика. Он мог отследить и проанализировать состояние процесса без обращения к исполнителю.
• Одной из приоритетных целей проекта являлось сокращение сроков формирования и согласования проектов договоров в холдинге. Для решения данной задачи был доработан конструктор договоров, который позволил формировать договоры из текстовых блоков, полностью соответствующих законодательству РФ и внутренним положениям холдинга. Благодаря этому согласующие лица могут не проверять весь договор, а изучать только те части, которые внесены инициатором вручную, при этом данные части проекта договора автоматически выделяются цветом, что позволяет согласующему лицу явно видеть текстовые блоки, указанные инициатором.
• Был разработан уникальный механизм автоматического формирования текста корпоративного вопроса на основе параметров, указанных пользователем. В рамках реализации данной задачи необходимо было проанализировать большое количество исторических данных, которые были только на бумажных носителях, а также дополнительно изучить правовые нормы, приказы, положения и другие документы холдинга относящихся к процессу корпоративного управления.

Результаты проекта

• Создана единая среда работы корпоративных юристов холдинга.
• Все документы корпоративного заседания, доверенностей и корпоративных вопросов формируются автоматически и согласно нормативным документам холдинга.
• Создан функционал формирования проектов и шаблонов договоров. Заказчик самостоятельно может управлять настройками конструктора договоров без привлечения ИТ специалистов.
• Настроены интеграционные потоки, таким образом сохранены механизмы проведения согласования и визирования документов в холдинге.

Экономический эффект от внедрения:

• Оптимизированы сроки согласования договоров и корпоративных вопросов на 75%.
• Оптимизировано время подготовки договоров и документов корпоративного заседания на 30%.
• Сокращены трудозатраты корпоративных юристов на 10%.
• Увеличилось качество проектов договоров на 25%.