О компании
ООО «Трейд-Бизнес» (торговая марка «Трейд-Такси») – один из ведущих операторов такси в Москве, обладающий собственным парком автомобилей комфорт-класса и действующий как официальный партнер сервиса «Яндекс Такси».
Что было сделано
Для автоматизации был привлечен партнер-интегратор WiseAdvice-IT, который предложил решение автоматизации финансовых процессов на базе собственного продукта WA:Финансист, работающего на платформе «1С:Предприятие 8». Это позволило быстро и качественно организовать финансовый учет в 2 организациях. Также под метаданные WA:Финансист была адаптирована обработка из базы 1С:Бухгалтерия с автогруппировкой входящих платежей по одинаковому признаку назначения.
Ситуация до проекта
В связи с активным ростом компании – увеличением числа поездок, водителей и контрагентов – ручные методы финансового учета стали неэффективными. Это проявлялось в следующих негативных факторах:
- Рост числа операций и усложнение учетных процессов;
- Значительная нагрузка на бухгалтерию из-за рутинных операций и дублирования данных;
- Задержки в формировании финансовой отчетности, критически важной для руководства компании, и снижение ее достоверности;
- Трудности в контроле денежных потоков, приводящие к рискам просрочек и финансовых потерь.
Цели и задачи проекта
- Обеспечение высокой прозрачности и точности финансовых данных.
- Минимизация ошибок, вызванных человеческим фактором.
- Ускорение и упрощение процессов учета.
- Налаживание оперативного получения отчетов для управленческих решений.
- Усиление контроля над движением денежных средств.
Архитектура решения и этапы проекта
- Базовая настройка. Для 2-х юридических лиц в системе установлены основные учетные параметры, что обеспечило единообразие данных, автоматическое заполнение документов и снижение количества ошибок.
- Унификация статей оборотов. Внедрена единая структура статей для бюджета, что позволило автоматически распределять платежи, контролировать лимиты и формировать отчеты по движению денежных средств (БДДС, платежный календарь).
- Разграничение прав доступа. Настроены ролевые профили пользователей, что повысило безопасность и сделало интерфейс персонифицированным для каждого сотрудника.
- Автоматизация согласований. Внедрены гибкие маршруты согласования документов. Система автоматически направляет документы нужным ответственным лицам в зависимости от суммы, ЦФО и других параметров, что исключает задержки.
- Сопоставление статей учета. Настроено соответствие между управленческими и бухгалтерскими статьями для корректного автоматизированного отражения операций.
- Перенос нормативно-справочной информации (НСИ). Выполнена загрузка данных из исторической базы, что позволило быстро и точно заполнить справочники без ручного ввода.
- Интеграция с бухгалтерской системой. Настроена автоматическая выгрузка данных из WA:Финансист в 1С:Бухгалтерию ПРОФ, это устранило дублирование операций.
- Автоматизация обработки массовых платежей. Разработана процедура консолидации многочисленных мелких платежей, характерных для таксопарка, что сократило трудозатраты на их учет.
- Обучение и поддержка. Проведено обучение сотрудников работе с системой, предоставлены учебные базы и организована консультационная поддержка на этапе ввода в эксплуатацию.
-
-20%
сокращение трудозатрат на финансовые операции
-
х2
ускорена подготовка управленческой отчетности
-
-50%
снижен срок согласования платежных поручений
Результаты проекта
Внедрение системы WA:Финансист позволило создать надежную операционную основу для ключевого партнера «Яндекс Такси» и достичь следующих результатов:
Ключевые итоги:
- Трудозатраты на ручные финансовые операции сокращены примерно на 20%;
- Контроль над денежными потоками усилен за счет автоматизации сверок с водителями и контрагентами;
- Скорость формирования управленческой отчетности (БДДС и др.) увеличилась в 2 раза;
- Прозрачность и достоверность финансовых данных заметно повысились;
- Время согласования платежных поручений сократилось с 8 до 4 рабочих часов.
