Страховая компания CiV Life

Компания CiV Life, созданная в 2007 году, является российской страховой компанией, входящей в немецкую международную страховую группу Talanx AG. CiV Life входит в десятку лидеров российского рынка страхования жизни по сумме собранной премии, предлагая наиболее востребованные продукты по страхованию жизни, отвечающие мировым стандартам. Обеспечивая высокий уровень сервиса для клиентов и партнеров, компания является лидером банковского страхования в России.

В 2017 году в компании появились проблемы, связанные с увеличением казначейских операций, что приводило в свою очередь к частым ошибкам, связанным с человеческим фактором. Такие проблемы, как «оплатили несвоевременно», «оплатили частично», «оплатили менее приоритетные заявки», вызывали просрочки в оплате по договорам и привели к финансовым потерям компании. Кроме этого были выявлены проблемы с расширением требований к составу, срокам формирования и детализации отчетности, необходимой для план-фактного анализа и принятия важных управленческих решений.

Руководство CiV Life приняло решение об автоматизации казначейских процессов. Для решения данной задачи был выбран программный продукт «WA: Финансист. Управление денежными средствами и Контракт-Менеджмент». Среди его преимуществ в первую очередь были отмечены: простое построение и наглядная форма бюджета движения денежных средств, система прогнозирования финансовых потоков, а также автоматизация рутинных операций, проводившихся с помощью электронных таблиц, при сохранении привычного интерфейса. Партнером по автоматизации стал разработчик решения – Департамент автоматизации компании «WiseAdvice».

Выбор программного продукта был определен следующими возможностями программы:

• Учет плановых показателей бюджетов движения денежных средств;
• Формирование предварительного графика поступлений и платежей;
• Формирование заявок на расходование денежных средств;
• Согласование заявок и других документов по различным вариантам маршрутов;
• Отражение фактических данных;
• Формирование отчетности, необходимой для план-фактного анализа и принятие управленческих решений;
• Уведомление о событиях, произошедших с заявкой и другими документами;
• Гибкое разграничение прав доступа пользователей;
• Управление договорными отношениями.

В процессе внедрения были выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
• Продажа и установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация);
• Начальные настройки типового программного продукта;
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика.

Под нужды заказчика были произведены следующие доработки:

• В форму списка заявок на платеж добавлена возможность вывода информации о подтвержденных по этим заявкам документам расчета «О наличии такого документа в», а также «Об отметке принятия бухгалтерией документов по этому документу расчетов».
• Доработана схема запроса дополнительной информации: при получении уведомления «Запрос на доп. информацию» отображается текст сообщения при рассылке уведомления внутри системы и при получении уведомления на почту.
• В «Документе расчета», при указании признака «Оригинал получен» и проведении данного документа в системе, запрещено изменение документа (документ становится закрытым для внесения любых изменений).
• Доработан механизм рассылки уведомления/задачи «Создать документ оплаты».
• Создана роль «Исполнитель по заявкам». После получения статуса «Утвержден» у документа «Заявки на расход ДС», система автоматически отправляет ответственному пользователю уведомление/задачу «Создать документ оплаты».
• Уведомление приходит ответственному пользователю с ролью «Исполнитель по заявкам» в тот день, который указан на закладке «Казначейство» в столбце «Дата списания», первое уведомление приходит в 9.00 утра, а если задача не исполнена, повторно отправляет уведомление в 14.00.
• Добавлена возможность задавать любое время рассылки уведомлений по задаче «Создать документ оплаты». Если заявка на расход ДС создана текущим днем и дата оплаты стоит текущая, то уведомление/задача должна приходит ответственному пользователю в тот же день.
• Пользователей с ролью «Исполнитель по заявкам» может быть несколько, поэтому уведомления/задачи отправляются параллельно, при этом, если один из них завершает задачу, с другого пользователя она должна сниматься автоматически.

Результаты проекта

Автоматизировано 20 рабочих мест. Была создана автоматизированная система централизованного казначейства, в оперативном режиме позволяющая контролировать и управлять потоками денежных средств.

Автоматизировано согласование контрагентов и любых юридических документов, что экономит время сотрудников, задействованных в процессе согласования, и повышает контроль процесса.

Автоматизирован контроль соблюдения сроков выполнения договоров, отслеживания сроков завершения договорных обязательств. При этом автоматически отслеживаются графики поступлений и платежей по договорам, что позволяет контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность, избегать штрафных санкций и контролировать финансовые ресурсы компании.

Построена система контроля пользователей, ответственных за получение оригиналов документов, в системе. Благодаря этому уменьшился процент возникновения ошибок и проволочек, связанных с отсутствием документов.