О клиенте
Компания CiV Life, созданная в 2007 году, является российской страховой компанией, входящей в немецкую международную страховую группу Talanx AG. CiV Life входит в десятку лидеров российского рынка страхования жизни по сумме собранной премии, предлагая наиболее востребованные продукты по страхованию жизни, отвечающие мировым стандартам. Обеспечивая высокий уровень сервиса для клиентов и партнеров, компания является лидером банковского страхования в России.
Что сделано
Страховая компания CiV Life совместно с WiseAdvice-IT создала автоматизированную систему казначейства, а также управленческого учета на базе программы «WA:Финансист. Управление денежными средствами и Контракт-менеджмент». Было создано единое информационное пространство для оперативного управления движением денежных средств. Проведен ряд доработок под нужды заказчика. Всего в результате проекта автоматизировано 20 рабочих мест.
Как выполнялся проект
В 2017 году в компании появились проблемы, связанные с увеличением казначейских операций, что приводило в свою очередь к частым ошибкам, связанным с человеческим фактором. Такие проблемы, как «оплатили несвоевременно», «оплатили частично», «оплатили менее приоритетные заявки», вызывали просрочки в оплате по договорам и привели к финансовым потерям компании. Кроме этого были выявлены проблемы с расширением требований к составу, срокам формирования и детализации отчетности, необходимой для план-фактного анализа и принятия важных управленческих решений.
Руководство CiV Life приняло решение об автоматизации казначейских процессов. Для решения данной задачи был выбран программный продукт «WA:Финансист. Управление денежными средствами и Контракт-Менеджмент». Среди его преимуществ в первую очередь были отмечены: простое построение и наглядная форма бюджета движения денежных средств, система прогнозирования финансовых потоков, а также автоматизация рутинных операций, проводившихся с помощью электронных таблиц, при сохранении привычного интерфейса. Партнером по автоматизации стал разработчик решения – компания WiseAdvice-IT.
Выбор программного продукта был определен следующими возможностями программы:
- Учет плановых показателей бюджетов движения денежных средств;
- Формирование предварительного графика поступлений и платежей;
- Формирование заявок на расходование денежных средств;
- Согласование заявок и других документов по различным вариантам маршрутов;
- Отражение фактических данных;
- Формирование отчетности, необходимой для план-фактного анализа и принятие управленческих решений;
- Уведомление о событиях, произошедших с заявкой и другими документами;
- Гибкое разграничение прав доступа пользователей;
- Управление договорными отношениями.
В процессе внедрения были выполнены следующие работы:
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
- Продажа и установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация);
- Начальные настройки типового программного продукта;
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика.
Под нужды заказчика были произведены следующие доработки:
- В форму списка заявок на платеж добавлена возможность вывода информации о подтвержденных по этим заявкам документам расчета «О наличии такого документа в», а также «Об отметке принятия бухгалтерией документов по этому документу расчетов».
- Доработана схема запроса дополнительной информации: при получении уведомления «Запрос на доп. информацию» отображается текст сообщения при рассылке уведомления внутри системы и при получении уведомления на почту.
- В «Документе расчета», при указании признака «Оригинал получен» и проведении данного документа в системе, запрещено изменение документа (документ становится закрытым для внесения любых изменений).
- Доработан механизм рассылки уведомления/задачи «Создать документ оплаты».
- Создана роль «Исполнитель по заявкам». После получения статуса «Утвержден» у документа «Заявки на расход ДС», система автоматически отправляет ответственному пользователю уведомление/задачу «Создать документ оплаты».
- Уведомление приходит ответственному пользователю с ролью «Исполнитель по заявкам» в тот день, который указан на закладке «Казначейство» в столбце «Дата списания», первое уведомление приходит в 9.00 утра, а если задача не исполнена, повторно отправляет уведомление в 14.00.
- Добавлена возможность задавать любое время рассылки уведомлений по задаче «Создать документ оплаты». Если заявка на расход ДС создана текущим днем и дата оплаты стоит текущая, то уведомление/задача должна приходит ответственному пользователю в тот же день.
- Пользователей с ролью «Исполнитель по заявкам» может быть несколько, поэтому уведомления/задачи отправляются параллельно, при этом, если один из них завершает задачу, с другого пользователя она должна сниматься автоматически.
Результаты проекта
Автоматизировано 20 рабочих мест. Была создана автоматизированная система централизованного казначейства, в оперативном режиме позволяющая контролировать и управлять потоками денежных средств.
Автоматизировано согласование контрагентов и любых юридических документов, что экономит время сотрудников, задействованных в процессе согласования, и повышает контроль процесса.
Автоматизирован контроль соблюдения сроков выполнения договоров, отслеживания сроков завершения договорных обязательств. При этом автоматически отслеживаются графики поступлений и платежей по договорам, что позволяет контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность, избегать штрафных санкций и контролировать финансовые ресурсы компании.
Построена система контроля пользователей, ответственных за получение оригиналов документов, в системе. Благодаря этому уменьшился процент возникновения ошибок и проволочек, связанных с отсутствием документов.
