О клиенте
Открытие Банк Арена — домашний стадион футбольного клуба Спартак-Москва вместимостью почти 45,5 тыс. зрителей. Это второй по заполняемости стадион столицы и один из крупнейших многофункциональных площадок для организации спортивных мероприятий.
Здесь проводят не только футбольные матчи, но и крупные шоу-программы, в том числе концерты. На территории стадиона расположены выделенные ложи, оборудованная зона для open-air мероприятий, конференц-зал, гостиницы, административные здания и детский городок.
Что сделано
На фоне комплексной автоматизации учета деятельности стадиона Открытие Арена была создана система электронного документооборота на платформе 1С:Предприятие. И обеспечен практически 100%-й уход от бумажного обмена документами.
Автоматизирован процесс работы с договорами компании, что позволило полностью перейти на электронный формат с партнерами, в том числе по договорам аренды и тендеров стадиона ФК Спартак-Москва. Автоматизирована обработка и учет корреспонденции.
Организован внешний обмен документами с контрагентами по ЭДО. Выстроена единая 1С-инфраструктура за счет реализации бесшовной интеграции 1С:Документооборот с корпоративной финансовой учетной системой на базе 1С:Бухгалетрия. Создан также электронный архив с индивидуальными правами доступа сотрудников, что обеспечивает безопасное хранение документов заказчика. 
Результаты автоматизации
Снижение операционных затрат на все этапы работы с договорами
С помощью ECM-системы минимизировано на 35% затрачиваемое на заключение договора время. Этого удалось достичь за счет автоформирования документа по шаблонам, которые были сформированы в системе и управляемы. Система сама извлекает нужную информацию из базы данных и генерирует ее в создаваемые или уже редактируемые документы.
Рост качества договоров
1С:Документооборот помогает держать под контролем поэтапное следование требуемым стандартам на пути заключения договоров. Автоматизация работы с договорами также позволила исключить ошибки человеческого фактора, обеспечив высокое качество формируемых документов.
-
35%
Экономия времени сотрудников на договорные операции
-
х3
Утроена скорость создания договоров с контрагентами
-
50%
Снижение расходов на бумагу
Управление договорами
В новой системе организовано удобное и безопасное хранение электронных договоров, что способствует простому поиску нужного документа и легкой прослеживаемости движения всех файлов с сохранением истории изменений. Пользователи 1С:Документооборот могут управлять сроками действия договоров, контролировать исполнения договорных условий и создания отчетов.
Сопутствующие документы тоже не остались в стороне
Благодаря внедрению 1С:ДО стало в разы упростились процессы добавления, хранения и отслеживания взаимосвязанных с договорами документов: актов выполненных работ, счетов и протоколов. В целом, единое инфопространство учетных систем заказчика упростило доступ к целевым данным по всем контурам учета.
ЭДО с контрагентами
Перевод документооборота в электронный формат позволил Стадиону Спартак cократить вполовину расходы на бумагу, канцелярию и логистику, в 3 раза ускорить и упорядочить процессы обмена внешними документами, включая документы по тендеру. Удалось практически исключить случаи потери документов и корреспонденции, в то же время снизить время на их обработку втрое, а также упростить подготовку к внешним проверкам.
Обмен документацией с партнерами по организации мероприятий в стенах стадиона стала в разы проще, прозрачнее и оперативнее. 
