Скандинавия

О клиенте

Сеть многопрофильных клиник Скандинавия и Скандинавия АВА-ПЕТЕР более 25 лет представляет российскую частную медицину. Является одной и наиболее крупных компаний частной медицинской помощи Северо-Западного федерального округа России. Действует 19 клиник в Санкт-Петербурге, Казани и Вологде, работающих по 80 направлениям. Более 2 тыс. пациентов выбирают услуги клиник Скандинавия, куда входит: поликлиники, служба скорой помощи, хирургический госпиталь, отделение педиатрии, травмпункты 24/7, диагностика, стоматология, пластическая хирургия и косметология, родильный дом, отделение реабилитации и спортивной медицины, а также аптеки. В клиниках работает более 2000 сотрудников.

Что было сделано

Осуществлен переход с устаревшей системы 1С:УПП на современное решение 1С:ERP Управление предприятием ред. 2.5. Создана эффективная учетная система на базе техплатформы 1С:Предприятие 8.3 по управлению бизнес-процессами в территориально-распределенной компании по 3 городам РФ. В том числе автоматизированы бизнес-процессы финансового управления в соответствии с текущими потребностями бизнеса.

Как выполнялся проект

Предпосылки проекта

Ранее финансовый учет в Скандинавии вели в устаревшей системе 1С:Управление производственным предприятием, которая была со временем сильно доработана внутренними IT-специалистами. Развитие системы было прекращено вендором еще в 2018-м, а завершение поддержки запланировано на 2026 год. В связи с этим фактором, а также множеством возникающих проблем на фоне растущих потребностей компании и нехваткой типового функционала 1С:УПП, было решено перейти на следующее поколение ERP-системы от 1С. Кроме того, для быстрого роста сети клиник необходимо было объединить процессы, в котором участвуют несколько подразделений верхнего уровня.

В ходе предпроектного обследования специалистами WiseAdvice-IT был выявлен невысокий уровень автоматизации текущих БП. Требовалось оптимизировать и частично автоматизировать с нуля управленческие и учетные процессы. В компании не было возможности полноценного планирования и управления фин. и мат. ресурсами. Особую потребность в автоматизации испытывали в части сбора и анализа расходов, финансируемых за счет средств ОМС на смену работы в Excel. Формирование управленческой и аналитической отчетности было затруднено, занимало много времени и не исключало ошибок.

До обращения в WiseAdvice-IT штатными сотрудниками IT-службы Скандинавия уже был внедрен 1 блок приобретенного решения 1С:ERP, отвечающий за кадровый учет и расчет зарплаты. Для реализации остальных целей проекта привлекли специалистов федерального 1С-интегратора.

Цели и задачи проекта

• Сохранение действующего в 1С:УПП функционала и данных при переносе в 1C:ERP;
• Автоматизация ранее неавтоматизированных БП и оптимизация существующих процессов;
• Улучшение процесса обмена данными с Федеральной госсистемой мониторинга движения лекарственных препаратов Честный ЗНАК;
• Обеспечение партионного учета для 50+ тыс. видов лекарств с контролем сроков годности и удобный расчет потребностей подразделений, исполнение их заказов;
• Развитие возможностей ИС в части автоматизации казначейства, финучета и упручета с ускорением предоставления всегда актуальной упротчетности;
• Сокращение трудозатрат при учете расходов, которые компенсируются за счет средств Федерального фонда обязательного медицинского страхования за счет автоматизации процессов;
• Выход на новый уровень качества ведения учета с минимизацией ошибок и ростом детализации отчетной информации по всей компании.

Особенности проекта

Учитывая масштаб бизнеса и его разнонаправленность, проектное внедрение 1С:ERP в сети клиник Скандинавия было разделено на 2 очереди:

1. Перенос функционала 1С:УПП в 15 подразделениях: Формирование НСИ, Управление складами и запасами (включая обмен с Честным ЗНАКом), Регучет с учетом особенностей учета целевого финансирования из средств фонда ОМС, Упручет (ведение упручета на плане счетов регучета для всех клиник), Учет затрат и расчет себестоимости услуг и полуфабрикатов (ооцитов), Казначейство.
2. Развитие 1С:ERP: Управление договорами и бесшовная интеграция 1С:Документооборот, Бюджетирование. Доработка доп. функциональности с 1-й очереди проекта.

Проект выполнен на основе технологии корпоративного внедрения (ТКВ) с адаптацией под стандарты проектного офиса департамента автоматизации WiseAdvice-IT.

Архитектура решения

На базе типовой конфигурации 1C:ERP последней на момент реализации проекта редакции 2.5 были автоматизированы процессы оперативного и регламентированного учета (казначейство, закупки, продажи, склады), сбор и распределение всех расходов организаций, расчет себестоимости и формирование финансового результата на счетах управленческого и регучета для 4 юрлиц и 3 филиалов ГК Скандинавия в Санкт-Петербурге, Казани и Вологде.

При автоматизации процессов казначейства и финучета ставилась цель роста эффективности управления ликвидностью с обеспечением своевременности платежей. Что для этого было сделано:

• с помощью внедрения продукта 1С:Библиотека интеграции с МДЛП уведомления от Честного ЗНАКа связали с документами оперучета. Это привело к быстрой подготовке документы поступлений;
• за счет интеграции с 1С:Документооборотом обеспечен процесс сканирования внутренних документов с учетом различных алгоритмов работы пользователей;
• налажен процесс хранения данных контрольных идентификационных знаков в разрезе номенклатура, КИЗ, серия, характеристика;
• создан процесс комплексного прослеживания движения номера КиЗ в разрезе 100+ складов;
• стала доступна печать этикеток для организации списания упаковок по утери;
• автоматизирован процесс пересчета данных и их отправки между документами оперучета и уведомлениями МДЛП;
• реализован контроль исполнения, обеспечения и автозакрытия заказов на перемещения по специальному алгоритму;
• автоматически содаются пакеты документов «Внутреннего потребления» по методу FEFO;
• также реализован автоподбор номенклатуры, характеристики и серии в документах перемещения и списания по указанному методу сортировки;
• обеспечено распознавание 10 разных форматов файлов от поставщиков при формировании документов «Приобретения товаров и услуг»;
• создам комплексный отчет для сбора реестра поступлений, списаний, счетов-фактур с формированием стоимости по себестоимости данных регучета.

Часть расходов Скандинавии, как медицинского учреждения, компенсируется за счет целевого финансирования из средств фонда ОМС. Потому типовой функционал 1С:ERP был доработан для более эффективной работы финансовых служб. И именно:

• создан новый тип операции для отражения доходов от фонда ОМС без формирования проводок в регучете;
• реализован раздельный учет для услуг, нефинансируемых фондом, но требующих подтверждение от ведомства;
• выручка по программам фонда теперь отражается как в оперучете, так и на регламентированном плане счетов в разрезе Управленческий учет;
• по закрытию месяца в упручете автоматически идет рассчет общего финансового результата с учетом доходов/расходов по программам целевого финансирования;
• настроен учет прямых и косвенных расходов ОМС, создан специальный отчет;
• в 1С:ERP зафиксированы операции переноса как прямых, так и косвенных расходов на счет 86 Целевое финансирование, включая отправку данных в филиалы;
• теперь можно отражать целевого финансирования приобретения ОС. При проведении соответствующего документа в 1С:ERP создаются проводки по формированию дохода будущих периодов на сумму привлеченных целевых средств.

Результаты проекта

Основные результаты внедрения 1С:ERP для 7 клиник группы компаний Скандинавия:

1. Через год после начала проекта с января 2023-го система 1С:ERP запущена в эксплуатацию, а доступ в 1C:УПП закрыт.
2. В ходе переноса данных в 1С:ERP поступило 50+ тыс. номенклатур с сериями по 140 складам, сроками годности, а также КиЗ.
3. Обеспечен обмен данными напрямую из 1С с Честным ЗНАКом с возможностью автоформирования документов поступления по уведомлениям из госсистемы и наоборот.
4. Организован раздельный учет НДС для облагаемого и необлагаемого вида деятельности.
5. Автоматизирован учет доходов и расходов целевого финансирования в упр. и регучете с переносом прямых и распределением косвенных расходов (материалов, работ и услуг, заработной платы).
6. Рассчитана себестоимость и закрыт период по 4 юрлицам и 3 филиалам Скандинавии.
7. Сформированы данные для управленческого отчета по доходам и расходам компаний Скандинавии.

С максимально возможным сохранением типовой функциональности 1C:ERP 2.5 создано уникальное решение с потенциалом применения при автоматизации медицинских клиник и предприятий сервисного обслуживания, финансируемых сторонними организациями.