О клиенте
АО «Щербинский лифтостроительный завод» – флагман российского лифтостроения с 1943 года, который производит различные виды лифтов и подъемников с электрическим и гидравлическим приводом, представленные на рынке в России и за ее пределами. Всего за годы работы завод выпустил более 220 тыс. лифтов, которые смонтированы на жилищных, производственных, медицинских и специальных строительных объектах. Предприятие стало градообразующим для города Щербинка, а его продукция удостоена Государственного Знака качества.
Что сделано
Специалисты компании WiseAdvice-IT провели внедрение системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», ред. 3.1 для АО «Щербинский лифтостроительный завод». Новая система обеспечила своевременный и точный расчет заработной платы более 1500 сотрудников в 60 структурных подразделениях. Помимо этого, система помогла команде специалистов по кадровому администрированию и расчету заработной платы сократить трудозатраты на сбор регламентированной отчетности и сведению информации по табелям сотрудников.
Как выполнялся проект
В холдинге работает более 1500 сотрудников, а организационная структура АО «ЩЛЗ» состоит более чем из 60 подразделений. Поскольку деятельность компании охватывает полный цикл производства высококлассного лифтового оборудования, – в нем работают специалисты самого разного профиля и квалификации, к должностям которых применяются также разные требования и нормы, а значит – и разные схемы мотиваций и расчета оплаты.
Кадровая служба обрабатывает более 2000 кадровых документов в месяц. Заработная плата рассчитывается с учетом тарифных ставок согласно разрядам сотрудников, надбавок и дополнительных премий. Расчет повременной оплаты труда работников производится по окладам и тарифным ставкам в зависимости от отработанного времени. Оплата работы в выходные и праздники осуществляется ежемесячно вместе с зарплатой. Помимо этого компании поощряет профессиональное развитие сотрудников.
Ранее для управления персоналом и расчета заработной платы в компании использовался соответствующий функциональный блок комплексной системы, которая морально устарела и была снята вендором с поддержки. Из-за этого у команды специалистов по кадровому администрированию и расчету заработной платы возник ряд проблем:
- За несколько дней до начала расчета зарплаты отдел кадров переставал вводить документы неявок, кадровые переводы и т.д. В связи с этим стопорились все операции, при этом специалистам отдела кадров зачастую приходилось работать сверхурочно, поскольку данные по отработкам могли предоставляться в последний момент.
- Подготовка отчетности для руководства и для контролирующих органов требовала ручной проверки данных, что было весьма трудоемким процессом, занимало много времени и не исключало «человеческого фактора».
- Были сложности с поддержанием существующей информационной системы в актуальном состоянии, вследствие чего существовали риски возникновения ошибок при формировании регламентированной отчетности. Приходилось отслеживать новшества законодательства и силами штатных специалистов дорабатывать программу для соответствия этим нормативным нововведениям и исключения штрафов со стороны контролирующих органов.
- Сильно доработанная ИТ-архитектура не позволяла оптимизировать затраты на сопровождение, а также не обладала нужной гибкостью настройки для проведения оперативных организационных изменений в компании.
Руководство компании приняло решение о внедрении модернизации информационной системы в части кадрового учета, чтобы ускорить и упростить сбор и формирование внутренней и регламентированной отчетности, ускорить расчет заработной платы, ввести единые корпоративные стандарты мотивации и развития сотрудников.
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», ред.3.1. Партнером по внедрению стала компания WiseAdvice-IT, имеющая обширный опыт автоматизации кадровых процессов на производственных предприятиях.
Основной задачей проекта стала миграция данных по расчету зарплаты и кадров из исторической системы в «1С:ЗУП КОРП», а также разработка единого подхода к формированию расчета начислений и удержаний в регламентированном учете компании.
Цель проекта – ведение учета в современной базе данных с возможностью удаленного доступа через терминальный режим, веб-интерфейс или с рабочих мест пользователей при четком разграничении доступа к объектам конфигурации на основании типовых ролей, а также снижение стоимости владения и обновления системы.
Автоматизировано 50 АРМ и такие процессы, как:
- Кадровый учет;
- Расчет и выплата аванса и зарплаты;
- Регламентированная отчетность;
- Учет рабочего времени;
- Воинский учет.
Особенности и уникальность проекта
Несмотря на большие массивы исторических данных, которые необходимо было перенести, проект был завершен менее чем за 11 месяцев. Были загружены кадровые по всем сотрудникам, работающим на момент переноса, а также уволенным в 2019 году и бывшим сотрудникам, получившим доход в 2019 году. Расчетные данные загружались за 2018, 2019 года.
Переход с исторической системы на 1С:ЗУП 3.1 произошел путем переноса данных по разработанным правилам миграции. Из системы-источника выгружались файлы в формате .xls (шаблоны файлов разработаны и предоставлены специалистами WiseAdvice-IT), содержащие НСИ, кадровую и расчетную информацию, откуда загружались в систему-приемник.
За счет того, что перенос данных происходил по четко согласованному расписанию, на работу кадровой службы сам переход никак не повлиял – сотрудники работали в штатном режиме, параллельно проходя обучение работе в новой системе.
Результаты проекта
- Единая информационная среда и формализация методологии кадрового учета и расчета заработной платы позволили сократить трудозатраты на ведение стандартизированных процессов на 20%, при значительном уменьшении количества ошибок, связанных с ручным вводом данных.
- Установлен общий подход и детальная схема расчета начислений и удержаний в регламентированном учете компании. Подготовка и сбор регламентированной отчетности по структурным подразделениям компании ускорились в два раза.
- Теперь данные учета рабочего времени сотрудников (графики работы и табели) вводятся непосредственно в систему. Для осуществления этого в системе настроена роль «Табельщик», содержащая в себе соответствующий интерфейс и настроенные права доступа к информации. Это позволило оперативно отражать данные о неявках в системе, и следствием этого стало снижение количества перерасчетов, сокращение времени ввода первичных данных, снизилась вероятность возникновения ошибок.
- Ввиду минимальной модификации механизмов системы стоимость сопровождения системы осталась на планируемом уровне.
- Достоинством организации информационной системы по архитектуре «клиент-сервер» является удачное сочетание централизованного хранения, обслуживания и коллективного доступа к общей корпоративной информации с индивидуальной работой пользователей над персональной информацией.
