Производитель кофе

О компании

Крупная международная компания, специализирующаяся на производстве и оптовой торговле кофе, чая, какао-продуктов и шоколада. Российское подразделение группы работает на рынке с 2015 года, располагает собственной производственной площадкой в Ленинградской области и ведёт деятельность в нескольких регионах России.

Что было сделано

Разработан механизм загрузки данных из системы SAP в «1С:Бухгалтерия КОРП» (редакция 3.0) на базе технологии расширений — все новые объекты созданы в отдельном расширении с назначением «Дополнение», типовая конфигурация осталась без изменений. Это позволило сохранить возможность обновления системы без потери доработок и уйти от двойного оперативного учета с переходом на российское программное обеспечение.

Предпосылки автоматизации и выбор подрядчика

Основной управленческий и оперативный учет компания исторически вела в ERP-системе SAP. Однако для соблюдения российских требований к бухгалтерскому и налоговому учету требовалось формировать отчетность в «1С:Бухгалтерия КОРП». Параллельное ведение двух систем приводило к двойному вводу данных, росту трудозатрат и риску расхождений между управленческими и регламентированными данными. Компания нуждалась в автоматизированном механизме регулярной передачи учетных данных из SAP в 1С без потери качества и с минимальным вмешательством персонала.

Для реализации проекта была приглашена WiseAdvice-IT — федеральный интегратор, обладающий экспертизой как в решениях SAP, так и в разработке на платформе «1С:Предприятие». Ключевыми факторами выбора стали: опыт интеграций между разнородными системами, компетенции в области расширений конфигураций 1С без изменения типового кода, а также успешные проекты автоматизации финансового учета в промышленности.

Цели и задачи проекта

Цели, поставленные руководством ЦТП:

• Разработать алгоритм и технологию переноса данных бухгалтерского учёта из SAP в «1С:Бухгалтерия КОРП».
• Определить состав и форматы выгружаемых данных (счета, суммы, валюта, субконто, справочники).
• Создать обработку загрузки данных из файлов формата XLSX.
• Разработать систему соответствий (мэппинг) между объектами SAP и 1С для автоматической идентификации счетов, справочников и документов.
• Обеспечить возможность регулярного обмена и проведение успешной опытной эксплуатации.

Техническое решение

В ходе работ специалисты WiseAdvice-IT:

• разработали три непериодических регистра сведений для хранения соответствий: «Соответствие счетов учета» (сопоставление кодов счетов SAP и счетов бухгалтерского учета 1С с учетом организации), «Соответствие объектов SAP» (связывание элементов справочников SAP с объектами 1С) и «Соответствие номеров документов» (идентификация ранее загруженных документов по номеру, месяцу и организации);
• создали обработку загрузки, которая считывает XLSX-файлы и наполняет справочники, остатки и обороты. Предусмотрено обновление реквизитного состава ранее загруженных элементов;
• выполнили мэппинг восьми загружаемых справочников (банковские счета организации, физические лица, контрагенты, договоры аренды, склады, номенклатура, основные средства) и девяти справочников, заведенных вручную (организации, валюты, единицы измерения, номенклатурные группы, статьи затрат, прочие доходы и расходы, НМА, страны мира, регистрации в налоговом органе);
• реализовали загрузку начальных остатков по основным средствам, НМА, материалам, товарам, готовой продукции, незавершенному производству и расчетам с контрагентами, а также загрузку оборотов за месяц, включая обороты по внеоборотным активам и амортизации, и последующую проверку корректности загруженных данных;
• подготовили сценарий функционального тестирования и провели опытную эксплуатацию, в ходе которой подтвердилась работоспособность системы и были выверены загруженные данные.

Обмен выполняется в файловом формате через Excel-файлы, система работает в web-клиенте. Важная особенность: расширение нельзя отключать, так как в противном случае данные, введенные в созданные регистры сведений, будут очищены.

Результаты проекта

Опытная эксплуатация прошла успешно: система признана работоспособной, все данные загружены и сверены с источником. Компания получила автоматизированный механизм регулярного переноса учетных данных из SAP в 1С, что позволило:

• исключить двойной ввод информации и снизить трудозатраты бухгалтерии;
• обеспечить достоверность и сопоставимость данных двух систем;
• сократить сроки подготовки российской отчетности;
• создать масштабируемое решение на базе расширения, не затрагивающее типовую конфигурацию.

Интеграция полностью соответствует требованиям компании к гибкости и безопасности, а также готова к дальнейшему развитию при изменении учетных процессов.