О клиенте
ИНКАХРАН - одна из крупнейших компаний России по предоставлению полного комплекса безопасного обслуживания наличного денежного обращения для финансово-кредитных институтов, правительственных организаций и бизнеса. На рынке более 30 лет.
Инкасаторы ИНКАХРАН работают почти во всех регионах РФ. Это помогает федеральным клиентам организовать обслуживание наличных денег в территориально-распределенных точках, что особенно актуально для крупных российских и международных ритейлеров.
Что сделано
В результате проекта на базе программного решения 1С:Доукментооборот версии КОРП внедрен электронный архив внутренней документации банка, договорных документов и делопроизводства. Автоматизированы процессы входящей и исходящей корреспонденции, распорядительной и информационно-справочной документации, договорной и другой внутренней документации компании.
Предпосылки автоматизации
До внедрения 1С:Документооборот в компании ИНКАХРАН была следующая ситуация:
- процессы обработки документов не были регламентированы;
- отсутствовала единая точка регистрации документов;
- не было системы контроля исполнения документов и поручений;
- не было централизованного хранилища документов.
Помимо этого, сотрудники некоммерческой финансовой организации сталкивались со такими неудобствами:
- ставить внутренние задачи приходилось через приказы и по e-mail контролировать их статусы исполнения;
- документы проходили этапы согласования критично долго;
- управленческие решения затягивались;
- скорость обработки документов оставляла желать лучшего;
- поиск каждого документа осуществлялся в физическом архиве и требовал немало времени;
- учет документов компании велся в электронном виде в Excel-таблицах.
Задачи проекта
- Разработка видов документов, структуры электронного архива, маршрутов и условий маршрутизации обработки документов.
- Настройка новой программы в соответствии с план-графиком.
- Внедрение программного решения 1С:Документооборот 8 КОРП в типовом функционале.
- Разработка механизма ролевой адресации по рабочим группам.
- Разработка инструкций пользователей.
- Очное обучение сотрудников компании ИНКАХРАН перед началом работы с системой.
- Ввод в эксплуатацию и осуществление технической поддержки 1С:ДО.
Результаты проекта
- Сокращены до 40% сроки и объем ресурсозатрат сотрудников на работу с документами и задачами за счет автоматизации процессов корреспонденции, распорядительной и информационно-справочной документации, договорной и прочей корпоративной документации.
-
40%
Снижение трудозатрат на работу с документами
-
х3
Ускорился поиск документов в электронном архиве
-
35%
Руководство быстрее и точнее реагирует на задачи сотрудников
- Вся документы хранятся в едином электронном архиве на базе 1С:Документооборот, что гарантирует их сохранность, обеспечивает быстрый поиск по реквизитам и удобный доступ к ним с возможностью разграничения прав.
- Обеспечен контроль доступа к документации по разрезам прав сотрудников.
- Повысилась прозрачность процессов обработки входящих, исходящих и внутренних документов, а также выполнения конкретных задач.
- Появилась возможность контролировать процесс прохождения и исполнения документов по заданному интервалу времени и по исполнителям. Руководители теперь могут намного быстрее реагировать и вносить коррективы в ходе выполнения задач сотрудниками своего подразделения. Стали очевиднее реальные объемы обрабатываемых документов и персональная загрузка сотрудников по задачам.
Дальнейшее развитие инфраструктуры
Следующим шагом на пути комплексной автоматизации корпоративных процессов компании ИНКАХРАН стало внедрение программного решения для финансового управления. Для этого обратились уже в нашу компанию.
Специалисты WiseAdvice-IT в рамках проекта по созданию системы управления процессами казначейства внедрили собственную разработку WA:Финансист с сертификацией «1С-Совместимо».
