Крупная розничная сеть

Одна из крупнейших розничных торговых сетей в мире по продаже одежды объединяет более 4000 магазинов со штатом более ста тысяч сотрудников. Работая в режиме фаст-фэшн, компания обновляет ассортимент несколько раз в сезон, а также выпускает капсульные коллекции совместно с известными дизайнерами. В России сеть работает с 2009 года.

На момент начала проекта штат компании-заказчика составляли 2.5000 сотрудников. Кадровый учет и расчет заработной платы был отдан на аутсорс и проводился в системе собственной разработки на базе универсальной веб-платформы.

Первичная кадровая информация сканировалась и отправлялась обслуживающей фирме. Оперативные изменения в порядке расчета заработной платы и кадрового учета были крайне затруднены. Помимо ошибок в сборе первичной информации, обусловленных «человеческим фактором», бизнес-процессы, касающиеся кадровой политики, имели сложную схему, не позволяющую оперативно реагировать на изменения ситуации в законодательстве, контролировать качество работы сотрудников и отслеживать претензии.

В условиях расширения присутствия сети на территории России и увеличения числа сотрудников, уровень достоверности, полноты и оперативности кадровой информации упал ниже приемлемого.

Руководством компании-заказчика было принято решение о создании централизованной системы управления кадрами, способной решить задачи не только кадрового учета, но и внутрикорпоративной политики. Были обозначены цели:

• Вести кадровый учет самостоятельно;
• Обеспечить достоверность, полноту и оперативность кадровой информации, прозрачность проводимых расчетов;
• Иметь возможность оперативно получать любую информацию из системы;
• Разработать эффективные процессы кадрового делопроизводства и учета рабочего времени.

Особенности проекта

Создание централизованной системы полностью меняло схему кадрового учета организации. Самостоятельный учет предполагал разделение функций: ведение первичной кадровой документации, а также «простые» кадровые операции – учет «отклонений» и рабочего времени, были возложены на администраторов торговых точек; за «сложные» операции отвечали кадровики центрального офиса. При этом курировавшие группы сотрудников руководители должны были иметь возможность видеть документы и начисления не только в рамках своего подразделения, но и по своей должностной иерархии. Расчет зарплаты предполагалось передать на аутсорсинг новому провайдеру.

Технической особенностью проекта стало отсутствие возможности установки и запуска любых программ в магазинах, кроме веб-браузера Microsoft Internet Explorer. В некоторых магазинах для связи использовались радиоканалы или каналы с низкой пропускной способностью, что исключало повсеместную стабильную работу RDP-сеансов.

Исполнение проекта

В качестве основы системы было выбрано программное решение «1С:Зарплата и Управление персоналом». Партнером по автоматизации стала компания WiseAdvice, специализирующаяся на внедрении продуктов 1С и предоставлении бухгалтерских услуг. В течение 6 месяцев система должна была быть запущена в тестовую эксплуатацию и проведено обучение сотрудников. По истечении 9 месяцев система, наполненная накопленной персональной, кадровой и расчетной информацией, вводилась в промышленную эксплуатацию.

Реализация проекта

• Помимо стандартных этапов, в части доработок 1С: ЗУП КОРП, выполненных под корпоративные нужды заказчика, специалистами компании WiseAdvice реализован эскизный проект, на основании которого был разработан веб-интерфейс «личного кабинета» для администраторов магазинов. Появилась возможность работы с основными функциональными блоками и набором отчетов для контроля срочных договоров, заявлений на отпуск, отработанного времени и т.д.
• Для упрощения и повышения достоверности ввода первичной информации, налажен механизм ввода через пошаговых помощников с контролем корректности данных.
• Была произведена загрузка и обработка данных из внешней СКУД Staff Planer. Кроме того, был создан отдельный механизм формирования и экспорта данных для загрузки в корпоративную систему планирования А-Plus.
• Реализован инструмент, позволяющий в пакетном режиме формировать ведомости на выплату зарплаты, расходные кассовые ордера, платежные поручения и выписки банка, как в рамках зарплатного проекта, так и на индивидуальные счета сотрудников.
• Автоматизирован процесс рассылки расчетных листков на e-mail адреса сотрудников.
• Помимо этого был реализован механизм контроля долгосрочных командировок и загрузки данных по страховым удержаниям из xls-файлов, настроена проверка уникальности ввода нового сотрудника по паспортным данным и переработаны печатные формы расчетных листов, ведомостей и приказов. На примере существующего механизма «Анализ неявок» был создан инструмент «Анализ увольнений» и автоматизирован процесс расчета при увольнении.
• Информационная база кадрового учета заказчика была размещена на площадке в дата-центре WiseAdvice.Организован защищенный доступ. Специалисты компании-интегратора оказывают услуги по сопровождению и расчету заработной платы сотрудникам заказчика.

Результаты проекта

В результате проекта заказчик получил эффективный инструмент реализации кадровой политики, средство обработки и анализа информации о состоянии персонала, возможность планирования и развития кадрового состава. Все этапы проекта были завершены в установленные сроки, автоматизировано 1000 рабочих мест. Система передана в промышленную эксплуатацию и переведена в режим поддержки.

Система, созданная на базе конфигурации 1С: ЗУП позволила синхронизировать данные, полученные по всем объектам сети, установив права доступа к информации. Были автоматизированы:

• Учет кадров и персонифицированный учет;
• Расчет и учет заработной платы;
• Выплаты и депонирование;
• Исчисление налогов и страховых взносов;
• Формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды;
• Подготовка регламентированной отчетности.