ГК WiseAdvice

О клиенте

Группа компаний WiseAdvice – крупнейшая консалтинговая компания России, созданная с 2003 года с нуля. Предоставляет интеллектуальные услуги для бизнеса: юридические, финансовые, бухгалтерские, аудиторские, услуги автоматизации бизнес-процессов на базе программных решений 1С и собственных разработок и др. – всего более 200 услуг. В рамках проекта внедрения ЭДО для 10 юридических лиц группы компаний было охвачено 3 подразделения WiseAdvice: департаменты автоматизации, бухгалтерских услуг и правовой поддержки.

Что было сделано

Корпоративное внедрение единой системы ЭДО для ГК WiseAdvice – юридически значимого электронного документооборота с контрагентами. Использовано решение собственной разработки WA:ЭДО на базе 1С, которое было успешно протестировано в данном проекте и оптимизировано для дальнейшего внедрения клиентам.

Как выполнялся проект

Ситуация до проекта

На момент старта проекта в ГК WiseAdvice получение сертификатов электронной подписи не было централизовано. По каждой компании срок окончания сертификатов отслеживали и получали ЭП разные ответственные сотрудники.

ЭДО был реализован через оператора Контур.Диадок с использованием веб-интерфейса с ручной загрузкой/выгрузкой документов из системы провайдера в корпоративную информационную систему (КИС) WiseAdvice.

Цели и задачи проекта

1. Стратегическая. Использовать разработанный сервис WA:ЭДО в КИС для получения пользовательского опыта для дальнейших продаж/продвижения клиентам;
2. Операционная. Применять сервис WA:ЭДО внутри компаний WiseAdvice:
   • унифицировать ведение ЭДО с контрагентами;
   • использовать ЭДО в интерфейсе учетной системы;
   • автоматизировать и ускорить внутренний документооборот;
   • централизовать контроль и оптимизировать денежные потоки.

Особенности проекта

Настройка ЭДО с контрагентами за счет внедрения системы «Светофор». При добавлении контрагента в справочник по нему сразу выполняется проверка на подключение к операторам ЭДО. А в карточках контрагента и договора появляется идентификатор:

• красного цвета, если по данным операторов 1С-ЭДО и Контур.Диадок контрагент не выявлен;
• желтый, если идентификаторы контрагента определены Операторами;
• зеленый идентификатор виден только в карточке договора с организацией. Он говорит о наличии настроенного маршрута и возможности использования ЭДО.

«Светофор» позволяет оценить возможность перехода на ЭДО с контрагентом уже в момент внесения данных о нем в базу. При наличии желтого идентификатора из карточки договора достаточно нажать «пригласить» и ожидать принятия приглашения контрагентом. Если контрагент сообщит иной идентификатор, то для отправки приглашения из системы достаточно ввести его в специальное поле и далее снова «пригласить».

Приглашения организации отправляются из 1С-ЭДО и Контур.Диадока одновременно как мультиприглашения, или делая конкретный выбор системы.

Еще одна функциональность, которая важна в случае холдинговой структуры «Реализация распределения прав в отношении согласования документов». Создана матрица полномочий, критерии выбора согласующего сотрудника:

• организация;
• тип и формат документов;
• сумма по формализованному документу.

На каждом этапе сервис указывает статус согласования и ФИО технических сотрудников, которые могут согласовать именно этот документ, исходя из полномочий.

Для ручного администрирования остались только входящие документы произвольного формата, по которым не удалось распознать критерии выбора согласующего.

Согласование возможно через интерфейс учетной системы, через кнопку «согласовать» в специальной форме сервиса WA:ЭДО или через интерфейс электронной почты. Здесь согласующий сотрудник в специально отправленном письме может открыть документ на просмотр и, используя кнопки действий с документом, принять по нему решение. При отказе в согласовании комментарий, указанный в интерфейсе электронной почты передается в форму сервиса на стороне учетной системы и инициатор документа получает уведомление (задачу) для продолжения работы.

Большой плюс такой функциональности оценен пользователями в случае, когда у организации или холдинга нет отдельной системы для внутреннего документооборота и согласования.

Архитектура решения

Корпоративная информационная система ГК WiseAdvice, основанная на 1С:УПП, интегрирована с доработанным 1С:Клиент ЭДО, который включает в себя модуль ЭДО-провайдера Контур.Диадок.

Порядок отправки исходящего документа:

1. Пользователь в КИС по кнопке отправляет документ по ЭДО:
   • если документ подлежит согласованию, то согласователь на электронную почту получает письмо с данными документа, визуализацией в формате PDF в виде вложения и возможностью сразу из письма Принять или Отклонить;
   • если документ НЕ подлежит согласованию, то он считается согласованным;
   • правила согласования документов регулируется настройками в КИС.
2. Данные документа передаются в 1С:Клиент ЭДО:
   • если документ формализованный, то в программе создается учетный документ и на его основе электронный;
   • если документ произвольный, то в регистре сведений делается запись с данными документа, и на ее основе создается произвольный электронный документ.
3. Далее электронный документ уходит оператору ЭДО по установленному маршруту:
   • если с контрагентом создано и действуют несколько маршрутов, то один из них будет установлен как основной. Именно по нему документ и будет отправлен.

Порядок получения входящего документа:

1. Все электронные документы получает 1С:Клиент ЭДО, в том числе служебные и визуализацию документа от операторов.
2. Далее данные документа передаются в КИС ГК WiseAdvice.
3. Входящие документы подлежат согласованию: согласователь по e-mail получает письмо с данными документа, визуализацией в формате PDF в виде вложения и возможностью сразу из письма Принять или Отклонить.
4. Правила согласования документов регулируется настройками в КИС.
5. Создание учетного документа на основании электронного не предусмотрено, т.к. КИС не является учетной бухгалтерской системой.

Решение WA:ЭДО использует несколько групп пользователей. Количество автоматизированных рабочих мест плавающее без ограничений. Изменяется в зависимости от количества доверенных сотрудников по всем юрлицам ГК WiseAdvice, у которых есть полномочия на согласование и подписание документов. В один период используется 30 АРМ, в другой до 50 может дойти.

Результаты проекта

1. Для 10 юрлиц ГК WiseAdvice внедрена единая система ЭДО.
2. Оптимизированы процессы движения документов по цепочкам внешних и/или внутренних авторизующих лиц:
   • Оперативная отправка и получение документов непосредственно в локации рабочего места;
   • Контроль статуса документа при прохождении цепочек авторизации;
   • Снижение затрат на бумагу, печать, доставку и хранение документов;
   • Оптимизация оборачиваемости ОС:
     • своевременное получение вычета по НДС;
     • снижение дебиторской задолженности за счет ускорения документооборота;
   • Контроль действий с документом, отслеживание истории;
   • Передача документа по настроенным шагам/маршруту и целевое распределение по сотрудникам;
   • Отказ от ручного ввода и снижение числа ошибок;
   • Возможность оперативной коррекции ошибок в заполнении документов;
   • Коллективный доступ к документам;
   • Скорость создания и обмена документами;
   • Детализированный контроль потока документов;
   • Минимизация риска утери и порчи документов;
   • Облегчение поиска и управления документами.
3. Расширены настройки маршрутов. Созданы прямые маршруты благодаря подключению оператора Калуга-Астрал.
4. Решение WA:ЭДО успешно протестировано в рамках проекта и подготовлено для дальнейшего продвижения компаниям, заинтересованным во внедрении системы ЮЗ ЭДО.