ГК Спектр

О клиенте

ГК «Спектр» с 1997 года занимается разработками, производством и поставкой сухой «молочки» и молочных заменителей для с/х животных по всей РФ и странам СНГ. В состав группы компаний входит 8 юридических лиц по самостоятельным видам деятельности, которые покрывают полный жизненный цикл продукции и товаров: от производства и складского хранения до продажи и доставки. У «Спектра» есть 2 своих логистических зоны в Брянской области.

Что было сделано

На фоне роста бизнес-требований у «Спектра» возникла потребность автоматизации комплексных процессов на базе современной системы ERP-класса. В компанию было внедрено решение на основе конфигураций «1С:ERP Управление предприятием 2.5», «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP» и «1С:Документооборот КОРП» с реализацией бесшовной интеграции. Проект способствовал уходу от множества учетных систем в компании, стандартизации и унификации процессов по всей группе компаний с централизованным управлением.

Как выполнялся проект

Ситуация до проекта

«Спектр» занимается изготовлением кормов для животных и премиксов, производством сухих пищевых смесей, а также расфасовкой сливочного масла и сыров. Последнюю продукцию закупают в готовом виде у производителей и расфасовывают частично сами, частично с помощью партнеров-переработчиков.

На логистических базах в п.Белевица и п.Погар (зона Полевая) находятся производственные цеха и склады раздельного хранения продукции.

• Весь учет деятельности компании вели в 4 несвязных между собой системах 1С и Excel, а фиксация процессов происходила в них же или посредством бумажного документооборота. Это сильно увеличивало трудозатраты и время исполнения любого бизнес-процесса. Управленческие и бухгалтерские данные вводились «руками» в 2 системы без автоматического дубля информации – в 1С:ERP 2.0 и 1С:БП 7;
• Нецентрализованное хранение данных сильно затягивало принятие стратегически важных решений руководства «Спектра». Часть данных оставалась в разных информационных базах, часть – на бумаге, а для их выгрузки требовалось участие немалого количества сотрудников. Отсюда затянутые сроки предоставления и нередко сниженное качество запрашиваемой информации. В целом, весь документопоток и обмен данными внутри группы компаний проходил через e-mail или на бумаге;
• Также на предприятии не было объемно-календарного планирования, и планировать приходилось исходя из ресурсов отдела продаж по сбыту продукции «Спектр»;
• Нельзя было быстро получить актуальные данные о фактической себестоимости продукции. В основном она высчитывалась вручную с использованием нескольких учетных систем.
• Необходимой стала и автоматизация процессов планирования, распределения и привлечения собственного и наемного автотранспорта. Требовалось вести в единой системе учет работы транспорта, расхода горюче-смазочных материалов, километража, расчета путевых листов. Помимо этого под учет попадала эксплуатация запчастей. Для финансового отдела острой стала нужда в корректной и быстрой оценке, анализе и учете прямых затрат на грузоперевозки с использованием личного транспорта.

Выбор подрядчика и программного решения

На фоне перемен в самой структуре группы компаний «Спектр» и дополнения новых направлений деятельности нужно было оперативно осуществить переход на новую ERP-систему, отвечающую всем текущим потребностям. В качестве партнера по автоматизации выбор пал на опытного 1С-интегратора WiseAdvice-IT, имеющего сертификацию на оказание проектных и консалтинговых услуг по международному стандарту ГОСТ Р ИСО 9001-2015 и статус «1С:Центр компетенций по ERP-решениям».

Специалисты WiseAdvice-IT порекомендовали внедрить уже знакомое программное решение для крупных производственных компаний с принципиально новыми функциональными возможностями – «1С:ERP Управление предприятием 2.5». Для поддержки перехода на корпоративный электронный документооборот с перспективой организации кадрового ЭДО и необходимого на данный момент функционала управления договорами была внедрена и интегрирована с 1С:ERP конфигурация «1С:Документооборот КОРП». Для автоматизации процессов управления личным и наемным грузовым транспортом внедрен специализированный модуль УАТ для 1С:ERP.

Цели и задачи проекта

Ключевая бизнес-цель проекта:

• Комплексная автоматизация бизнес-процессов ГК «Спектр» благодаря созданию централизованной системы управления и учета для всех 8 юрлиц на базе типовой 1С:ERP.

Задачи проекта:

• Оптимизировать БП, в том числе сократить операционные дубли и максимально уйти от ручного ввода данных;
• Сформировать единое информационное пространство с подконтрольными сроками исполнения процессов;
• Обеспечить централизацию аналитической отчетности по всем корпоративным данным;
• Ускорить принятие решений для управленцев благодаря более быстрой и корректной подготовке отчетности;
• Привести все процессы и справочники к единым корпоративным стандартам;
• Сократить риски появления ошибок из-за влияния «человеческого фактора»;
• Ускорить процессы согласования за счет электронного обмена документами;
• Автоматизировать складской учет с применением ячеистого хранения товаров;
• Создать и внедрить системы упр. учета и бюджетирования;
• Внедрить систему управления взаимоотношениями с клиентами и оптимизировать эти процессы;
• Автоматизировать процессы управления собственным и наемным автотранспортом.

Особенности проекта

1. Ранее в ГК «Спектр» уже эксплуатировалась 1С:ERP старой редакции 2.0. Первый раз систему внедряли 6 лет назад силами своих IT-специалистов, а впоследствии еще несколько раз ее пытались настроить и доработать. Была и попытка «переложить» логику построения упр. учета из бухгалтерской системы в ERP. Но намеченных целей достичь не удалось, программа не соответствовала текущих нуждам компании.
   
   Данный проект внедрения 1С:ERP новой редакции 2.5 с привлечением специалистов WiseAdvice-IT помог уйти от 5 разрозненных систем, реализовать стандартизацию и унификацию бизнес-процессов по всей группе компаний «Спектр» и, что особенно важно, наладить управленческий учет, обособленный от постоянно меняющихся норм рег. учета причем без изменений типового функционала ERP-системы.
2. Проект выполнялся по технологии корпоративного внедрения 1С в 6 этапов. Технология позволяет создавать целевые системы любой сложности и масштаба. Проектная документация велась в соответствие с требованиями стандартов ГОСТ 34 серии. 1С:ТКВ позволила существенно снизить ряд характерных для IT-проектов рисков в части содержания проекта, сроков и бюджета, архитектурных ошибок и пр.
3. Проект был выполнен в 2 очереди. В первую очередь в 1С:ERP был автоматизирован опер. учет, планирование производства и расчет себестоимости. Сюда же вошла реализация обмена данными с действующими системами заказчика на базе 1С:Предприятие 8 для бухгалтерского и кадрового учета. Параллельно внедрили и интегрировали 1С:ДО в части управления договорами. 1-я очередь успешно завершилась вводом систем в ОПЭ с 1.01.2022 года. В конце марта в ГК «Спектр» уже получили корректный расчет себестоимости. После этого в течение трех месяце пользователей системы сопровождали специалисты WiseAdvice-IT и развивали ее по запросам. С августа запустили 2-ю очередь проекта, где была внедрена подсистема 1С:ERP Бюджетирование и расширен функционал доставки и учета автотранспорта с помощью модуля УАТ для ERP. C 1.01.2023 года новые возможности успешно запущены в эксплуатацию, а поддержка и развитие системы завершены уже к 15.03.2023 года.

Архитектура решения

Комплексная ИС управления ГК «Спектр» реализована на классической 3-хуровневой архитектуре: клиентская часть, сервер приложений, сервер БД. В ходе проекта внедрены 8 подсистем 1С:ERP:

• Управление продажами;
• Управление закупками;
• Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM);
• Управление доставкой;
• Управление складом;
• Учет затрат, расчет себестоимости и формирование финансового результата;
• Управление денежными средствами;
• Управление производством;
• Бюджетирование

В рамках подпроекта организации внутреннего документооборота внедрена подсистема Учет договоров решения 1С:ДО КОРП. Настроена интеграция со смежными системами «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Внедрен дополнительный продукт «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP».

Схема интеграционных потоков компании «Спектр»:

Архитектура модуля 1С:УАТ:

Результаты проекта

• Создана централизованная система управления процессами группы компаний «Спектр», что повлияло на повышение оперативности, прозрачности и точности учета. Это позволило повысить скорость предоставления оперданных в среднем на 30-40%;
• Автоматизирован процесс упр. учета и расчета себестоимости продукции на регистрах без использования плана счетов, что на 40% ускорило получение актуальной для управленцев информации. Также на основе встроенных возможностей 1С:ERP настроено автораспределение постатейных расходов для 8 юрлиц ГК «Спектр» согласно распоряжениям в заданиях на перевозку;
• За счет автоматизации процессов бюджетирования и финансового планирования достигнуты все поставленные цели в части управленческого учета и экономии бюджета по группе компаний;
• Производительность труда в производстве возросла на 25%, производственные издержки сократились на 18%, брак снизился на 10%, а себестоимость продукции сократилась на 8%;
• Автоматизировано корпоративное взаимодействие сотрудников и служб предприятия за счет внедренной и интегрированной с 1С:ERP системы 1С:ДО КОРП. Единая база данных помогает эффективно управлять процессами, на 100% исключая потерю информации и полностью контролировать их выполнение. Этап согласования между сотрудниками компании ускорился в 2 раза;
• За счет интеграции с Бухгалтерией и ЗУП с реализованной разницей в рег. и упр. учете удалось оставить нетронутыми типовые механизмы 1С:ERP с полной независимостью УУ от требований РУ. Через 1С:ERP все процессные данные проходят быстрее на 30%, но при этом РУ получает информацию в нужном формате для представления отчетности в контролирующие органы;
• Создана единая архитектура связанных справочников с разработкой их структуры по корпоративным стандартам, что значительно повлияло на удобство для пользователей. Вместе с тем оптимизированы и стандартизированы БП компании, ускорив их исполнение и сократив общие трудозатраты по фиксации операций в ИС на 25-30%;
• Усовершенствована система резервирования по отслеживанию остаточных сроков годности, автоматизирован подбор серий в клиентском заказе по заданным остаточным срокам годности товара, что ставит на полный контроль этот показатель: от заявки до отгрузки;
• За счет внедрения подсистемы CRM автоматизирован механизм торгового маркетинга в основном с применением типовых объектов 1C:ERP (маркетинговых мероприятий, сделок, и подсистемы планирования);
• Теперь в системе ведется учет товара с нефиксированным весом, в т.ч. при ордерном, ячеечном хранении и в упаковках. Появился выбор при размещении или сортировки товаров на адресных складах: с применением терминала сбора данных или сканера штрихкода;
• Разработано специальное автоматизированное рабочее место обеспечения материалами. Теперь кладовая цеха пополняется только нужными материалами под целевой этап производства;
• Обеспечено многофункциональное управление доставкой в части сложных логистических процессов с промежуточными складами перегрузки;
• Автоматизируя операции склада и производства, стало возможным быстро получать актуальные данные об остатках и движении товарных запасов по всей группе компаний. Оборачиваемость складских запасов увеличилась при этом на 15%;
• В целом автоматизация бизнес-процессов ГК «Спектр» позволила значительно повысить качество учета, его корректность и доступность, что непосредственно повлияло также на ускорение обработки заявок на 45%, сокращение сроков исполнения заказов на 25%. В ближайшем периоде ожидается увеличение объема выпускаемой продукции на 7% и общий рост прибыли на 10%.