Энергетическая компания

Существующая в головном офисе компании система электронного документооборота, потребовала существенных доработок и модернизации в связи с необходимостью масштабировать ее и охватить всю разветвленную оргструктуры, для максимального ухода от бумажного документооборота.

Имеющаяся система не полностью охватывала бизнес-процессы в управляющей компании и, по предварительным оценкам, существенно теряла в производительности при масштабировании. При этих ограничениях, высокая стоимость обновления и доработки, привели руководство к решению о смене системы.

Цели проекта

Целью проекта стало создание автоматизированной системы документооборота, построение контролирующей схемы за исполнительской дисциплиной и утверждение единого регламента делопроизводства и работы с документами по всей компании, включая филиалы. На первом этапе было принято решение автоматизировать систему документооборота управляющей компании.

Проект

Для создания системы документооборота было выбрано решение «1С:Документооборот», поскольку действующая ИТ-инфраструктура базировалась на продуктах «1С:Предприятие». Помимо этого программа обеспечивала необходимую производительность, легко масштабировалась и ее логика и интерфейс была знакома сотрудникам. В части функционала решения было отмечены следующие преимущества:

• Обеспечение полного цикла обработки документов;
• Учет входящих, исходящих, внутренних документов, файлов и заявок;
• Постановка и контроль процессов и задач, планирование;
• Организация хранилища, полнотекстовый поиск;
• Электронная подпись, юридически значимый документооборот;
• Мобильный документооборот, доступ через Интернет.

Партнером по проекту стала компания WiseAdvice, официальный партнер фирмы 1С с 2003 года, имеющий сертификат «1С:Центр компетенции по производству» и широкие компетенции по внедрению продуктов 1С.

Специалисты WiseAdvice провели экспертное обследование и сформировали регламент работы будущей системы, предполагающий максимальное использование стандартного функционала внедряемого решения. Это позволило избежать крупных доработок, минимизировать риски проекта и провести работы в кратчайшие сроки. Перед сдачей системы в промышленную эксплуатацию было проведено нагрузочное тестирование, внесены нормативно-справочные документы, проведено обучение специалистов со стороны заказчика.

Результаты проекта

Было автоматизировано 13 рабочих мест. Передача системы в промышленную эксплуатацию позволила оптимизировать бизнес-процессы делопроизводства, документооборота и управления архивом в управляющей компании. Повышена эффективность контроля исполнения поручений, налажена оперативная работа с документами, сокращены трудозатраты на формирование и анализ отчетности в части документооборота. Заказчик получил эффективный инструмент развития безбумажного документооборота в филиалах.