Эл 6

О клиенте

Холдинг «Эл 6» специализируется на выпуске углеграфитовой продукции. Основное направление деятельности – производство высокотехнологичной электродной, катодной и другой углеграфитовой продукции для предприятий сталелитейной, алюминиевой, ферросплавной, кремниевой, химической и машиностроительной отраслей. Компания входит в ТОП-5 крупнейших мировых производителей углеграфитовой продукции, и первая в России. География поставок – более 60 стран мира.

В структуру компании входят 3 крупных завода, расположенных в разных регионах РФ, управляющая компания ООО «Эл 6» и еще ряд компаний-участников бизнес-процессов холдинга.

Что было сделано

Крупнейший производитель углеграфитовой продукции «Эл 6» в период санкционного давления повысил эффективность с «1С:ERP. Управление холдингом» в связке с «1С:Документооборот КОРП».

Менее 1 дня теперь уходит на расчет и декомпозицию затрат целого года. Повысилась скорость и точность работы с документами, этап согласования между сотрудниками компании ускорился на 20%. Реализованная автоматизированная система обеспечивает бесшовную автоматизацию всех контуров учета и управления в рамках распределенных бизнес-единиц холдинга по 4-м регионам России.

Как выполнялся проект

Ситуация до проекта

В качестве используемых на момент начала проекта автоматизированных систем, у Заказчика использовались различные (существенно кастомизированные) программные решения, включая «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Документооборот», «1С:ЗУП», «1С Штучный учет», «1С Мониторинг», «1С:CRM», «1С:ТОИР», система диспетчеризации и сбора архивных данных с приборов учета и ряд других сервисов.

Вдобавок к зоопарку систем:

• В качестве инструментов формирования управленческих данных в значительной степени использовались таблицы MS Excel, данные в которых обрабатывались в ручном режиме;
• В группе отсутствовала единая методология (логика) бизнес-процессов и их автоматизации. Информация загружалась из различных источников в консолидирующие системы (1С и Excel) и там обрабатывалась пользователями;
• Нормативно-справочная информация была неунифицированной, разрозненной между различными предприятиями, входящими в холдинг;
• Учет договорной деятельности компаний группы «Эл 6» и управление документами осуществлялись ранее в системах разных разработчиков: в российских продуктах линейки «1С:Предприятие» и зарубежной СЭД;
• Разделение функций и фиксация процессов посредством этих же систем или с помощью бумажного документооборота значительно увеличивали срок их исполнения;
• Любые доработки используемой архитектуры автоматизированной системы осуществлялись сложно, длительно и с возникающими проблемами в качестве. Стоимость владения действующей до проекта автоматизированной системы была значительной.

Все это приводило к значительным задержкам в предоставлении данных для анализа и принятия управленческих решений. Одновременно имела место неподтвержденность достоверности данных, а возможности тотальной проверки их качества были существенно ограничены человеческими ресурсами.

Как итог, одна из крупнейших в отрасли (в мировых масштабах) компаний испытывала системные проблемы в области управления на стратегическом и операционном уровнях.

Выбор подрядчика и программного решения

Группа компаний «Эл 6» приняла решение о реализации проекта автоматизации и цифровизации бизнес-процессов с привлечением внешнего подрядчика из числа ведущих проектно-ориентированных компаний 1С:Франчайзи. В результате проведенного конкурса, была выбрана компания WiseAdvice-IT.

В основу решения о выборе WiseAdvice-IT в качестве стратегического партнера по комплексной автоматизации, легли следующие факторы:

1. Подтвержденное понимание подрядчиком проблематики, предпосылок и целей проекта.
2. Наиболее эффективная и прозрачная для Заказчика технология реализации проекта.
3. Наличие квалифицированных специалистов, доступных в ожидаемый период начала проекта.
4. Наличие релевантного и подтвержденного проектного опыта.

В результате оценки охвата бизнес-процессов «Эл 6» будущей автоматизированной системой, выбор однозначно был сделан в пользу прикладного решения «1С:ERP.Управление холдингом». Система в типовом варианте покрывала максимальное количество бизнес-процессов группы компаний и, одновременно, обеспечивала задел для дальнейшего расширения области своего применения в структуре «Эл 6».

Помимо этого, в ходе комплексной автоматизации бизнеса было решено внедрить новую систему электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» с целью эффективного взаимодействия сотрудников группы компаний.

Цели и задачи проекта

Для успешной реализации стратегии цифровой трансформации бизнеса холдингу «Эл 6» требовалась современная система ERP-класса, которая будет обеспечивать сквозную автоматизацию всех процессов холдинга по корпоративным стандартам и в едином информационном поле.

Несмотря на то, что проект охватывал все цепочки процессов - от учетных (бухгалтерских) и до производственных, одной из ключевых целей проекта являлась возможность точного планирования и расчета фактической себестоимости каждой единицы выпускаемой продукции.

Эта цель была бы недостижимой без автоматизации всех смежных процессов производственного предприятия. Реализованная архитектура системы, в результате всех протекающих в ней потоков данных в каждом контуре (подсистеме), должна была сформировать детальную калькуляцию прогнозной и фактической себестоимости сложной продукции, выпускаемой в результате многопередельного производства.

Дополнительной задачей встало параллельное построение корпоративной системы электронного документооборота на базе отдельной ECM-системы с последующей бесшовной интеграцией с мастер-системой.

Ключевой целью проекта являлось повышение эффективности и управляемости бизнеса группы компаний «Эл 6» в период санкционного давления на отрасль и, как следствие, - реорганизации рынков сбыта, а также адаптации производства, логистики и закупок к новым реалиям.

Особенности проекта

Уникальность проекта заключается не только в том, что в результате были автоматизированы все области бизнес-процессов мирового лидера в производстве сложной продукции.

Самое интересное, что это был успешный опыт параллельной постановки и автоматизации бизнес-процессов большого территориально-распределенного производственного холдинга в единой информационной среде и в рамках единой методологии, логики бизнес-процессов.

В классическом виде подобные задачи решаются путем реализации еще до начала проекта автоматизации, проектов по разработке методологии учета и управления: описываются существующие процессы, производится реинжиниринг и описываются процессы «to be». В результате, зачастую случаются ситуации, когда реализованная «на бумаге» процессная модель:

• или не ложится в реалии организационной среды компании;
• или не может быть автоматизирована в целевой системе (без глобального, длительного и дорогостоящего переписывания ядра решения).

И тогда заказчик вынужден снова и снова возвращаться к методологии, вносить в нее изменения. А так как для таких задач, чаще всего, привлекаются крупные специализированные консалтинговые компании и их услуги достаточно затратные и длительные по времени, Заказчик сталкивается с рисками или совсем не добиться результата, или добиться, но в условиях слишком большого объема инвестиций, сроков реализации проекта, необоснованной стоимости владения и сложности поддержки такой системы.

WiseAdvice-IT и «Эл 6» доказали, что консалтинг и автоматизация в параллельном режиме - это самый практичный, безрисковый и эффективный для Заказчика подход к реализации комплексных проектов. Каждое принимаемое методологическое решение сразу реализовывается в системе и проходит верификацию на реальных данных. Реализованный функционал внедряется в продуктивную среду только после полного завершения цикла всех связанных процессов.

К уникальности проекта можно отнести и интеллектуальный механизм расчета сквозной себестоимости (план и факт) сложной продукции, выпускаемой холдингом «Эл 6». Инструмент обеспечивает разузлование себестоимости продукции до атомарных значений и представляет пользователю как полную итоговую себестоимость, так и позволяет анализировать формирование себестоимости на каждом переделе (а также сравнивать план и факт в любых разрезах). Такое решение имеет существенные отличия от всех существующих аналогов и может быть использовано в качестве самостоятельного уникального готового продукта, встраиваемого в «1С:ERP» или «1С:ERP.УХ» (реализовано максимально универсально).

Архитектура решения

На базе прикладного решения «1С:ERP. Управление холдингом» было автоматизировано, а предварительно приведено к единой методологии 12 блоков бизнес-процессов. Создано 200 автоматизированных рабочих мест.

В том числе реализовано:

• интеграция с целым рядом автоматизированных систем как на основе 1С, так и на базе других платформ;
• единая среда для управления нормативно-справочной информацией;
• оптимизация производительности работы единой информационной базы для всех предприятий холдинга в условиях большого объема данных.

Важно, что в результате постановки и автоматизации бизнес-процессов по всем блокам, в итоге удалось достичь главной цели проекта, которая стояла первоначально, а именно: сквозная калькуляция плановой и фактической себестоимости сложной продукции «Эл 6». Реализованная система предлагает пользователям возможность формирования детализированного сквозного дерева себестоимости продаваемой продукции (в разрезах: на единицу продукции, на тонну и пр.).

Получив такой инструмент, компания может достоверно планировать свою бизнес-деятельность и анализировать фактические результаты и отклонения: проанализировать, какие (постатейно: прямые и косвенные) затраты, на каком переделе, ложились (или лягут, если говорить о плановой калькуляции) на продукцию на всем производственном цикле, которые составляет приблизительно 4 месяца (от начала и до завершения).

Наличие такого функционала в существенной степени позволило повысить оперативность и точность планирования показателей и ресурсов по всем предприятиям «Эл 6», что, в конечном итоге, привело к общему повышению эффективности и прозрачности бизнеса.

Стоит отметить, что в процессе проведения столь огромных расчетов, были в максимальной степени решены вопросы производительности с сокращением скорости расчета себестоимости продукции как минимум в 10 раз!

В период трансформации компании (ранее Группа ЭПМ), унификации процессов и масштабной автоматизации на базе «1С:ERP Управление холдингом» компания WiseAdvice-IT также реализовала для группы компаний «Эл 6» успешный проект по внедрению «1С:Документооборот 8 КОРП», в результате чего:

• создана единая модель бизнес-процессов (блоки «Делопроизводство», «Договоры»), а система была успешно запущена в эксплуатацию в феврале 2024 года;
• система глубоко доработана под строящиеся процессы компании (17 процессов блока «Делопроизводство» и 11 процессов блока «Договоры» – всего свыше 90 видов внутренних документов);
• перенесено более 106 000 договорных документов, более 39 000 контрагентов, разработана и запущена загрузка данных из исторических систем документооборота;
• создана возможность многоступенчатого согласования, с одновременной работой сотрудников, что позволяет избежать потери информации, дублирования и противоречивости решений по документам;
• создано порядка 500 автоматизированных рабочих мест.

Управление проектом осуществлялось по гибридной методологии WiseAdvice-IT (элементы Waterfall + Agile), а с т.з. коммуникаций по проекту между Заказчиком и Исполнителем - было организовано единое проектное пространство на базе Atlassian Jira и Confluence (является частью проектной технологии WiseAdvice-IT и распространяется при реализации любых проектов компанией).

Результаты проекта

1. По итогам проекта была создана и введена в промышленную эксплуатацию «Эл 6» единая комплексная информационная система на базе «1С:ERP.Управление холдингом», в которой задействованы все контуры бизнес-процессов крупного производственного предприятия (холдинга), распределенного по 4-м регионам России.
2. Реализованная автоматизированная система обеспечивает бесшовную автоматизацию всех контуров учета и управления.
3. Все потоки данных проистекают в единой информационной базе, без использования технологии распределенных баз данных, что обеспечивает максимальную оперативность актуализации данных во всех подсистемах.
4. Последовательно к 1 января 2024 г. в эксплуатацию «Эл 6» были переданы все блоки «1С:ERP.Управление холдингом», кроме контуров «Бюджетирование» и «Управленческий учет». Эти подсистемы были переданы в эксплуатацию в конце 2024 года.
5. Повысилась скорость и точность работы с документами, этап согласования между сотрудниками компании ускорился на 20%.
6. Cкорость расчета плановой и фактической (детализированной) себестоимости 1 месяца по всему холдингу удалось сократить более чем в 10 раз: с первоначальных 20 часов - до 2 часов! Таким образом, расчет и декомпозиция затрат целого года осуществляется системой менее чем за 1 сутки. Этого удалось достичь благодаря разработке уникального механизма расчета сквозной себестоимости высокотехнологичной углеграфитовой продукции и правильно выстроенной архитектуре системы.