О клиенте

DHL – это международная команда из более чем 380 000 профессионалов в сфере грузоперевозок, которых объединяет увлеченность логистикой. DHL отличается инновационностью стартап-компании и обладает широкими возможностями международной организации.

DHL вышла на рынок России в 1984 году, став первой международной курьерской компанией, пришедшей в СССР. Сегодня DHL является лидером российского рынка экспресс-доставки. 130 офисов компании работают более чем в 120 городах страны, обслуживая более 6000 населенных пунктов в Российской Федерации; транспортный парк DHL в России – около 950 единиц. Компания является зарегистрированным таможенным брокером.

Центральный офис DHL в России находится в Москве. Там же находится один из основных сортировочных центров компании в России. Второй крупный центр обработки отправлений находится на юге Москвы. DHL является единственным экспресс-оператором, имеющим возможность перевозить с помощью собственных чартерных рейсов до 32 тонн грузов из России в Европу ежедневно.

Что сделано

Создание централизованной автоматизированной системы для ведения кадрового учета и расчета заработной платы на базе прикладного программного решения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3.1», реализованном нашей компанией для международного грузоперевозчика компании DHL.

Как выполнялся проект

Группа компаний DHL представлена в России двумя юридическими лицами. Кадровый учет и расчет заработной платы осуществлялся в системе «1C:Зарплата и управление персоналом ПРОФ, ред. 2.5» в московском офисе Заказчика подразделениями HR и Payroll соответственно. При этом за ведение учета рабочего времени для расчета премий сотрудникам отвечали руководители и/или специалисты табельного учета (в том числе региональных подразделений Заказчика), формируя данные для передачи в файлах MS Excel.

Обеспечением работоспособности сильно переработанной системы «1C:Зарплата и управление персоналом ПРОФ, ред. 2.5» занималась служба IT. Объем доработок решения идентичен для двух организаций, как и методика учета.

Причины внедрения

• Обновление конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ, ред. 2.5» требовало больших временных затрат, поскольку ее типовой функционал был сильно кастомизирован под нужды заказчика (в данной базе Заказчик работал с 2008 года);
• Прекращение поддержки конфигурации компанией-разработчиком 1С;
• Изменения, принятые на уровне законодательства в части регламентированной отчетности, не отражались автоматически в текущей версии программы. Сотрудникам заказчика приходилось самостоятельно отслеживать законодательные новшества и заказывать в соответствии с ними обновления у стороннего разработчика. Подобные обновления проводились не всегда, и сотрудники заказчика зачастую вручную обрабатывали донные, затрагивающие регламентированный учет;
• Высокие трудозатраты на консолидацию информации из файлов MS Excel и перенос информации в учетную систему, из-за чего сотрудники тратили много времени на проверку отчетности;
• Функционал системы устарел и перестал отвечать потребностям Заказчика.

В связи с этим, было принято решение о создании централизованной автоматизированной системы для ведения кадрового учета и расчета заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3.1». В качестве партнера по автоматизации мы выбрали компанию WiseAdvice-IT – официального сертифицированного партнера фирмы 1С с 2003 года, имеющего сертификат соответствия международным стандартам в области качества ГОСТ Р ИСО 9001-2015, обладающую богатым опытом в области автоматизации, что подтверждают положительные рекомендации о работе, и качественно поставленную службу технического сопровождения.

Цели и задачи проекта

• Оптимизация бизнес-процессов кадрового учета и расчета заработной платы;
• Стандартизация и унификация основных бизнес-процессов расчета заработной платы и управления персоналом DHL;
• Обеспечение своевременного формирования регламентированной и управленческой отчетности;
• Сокращение трудозатрат подразделений HR и Payroll на выполнение рутинных операций;
• Ускорение обновления системы;
• Снижение трудозатрат на консолидацию информации;
• Ускорение расчета заработной платы для 2500 сотрудников;
• Разработка и автоматизация управленческой отчетности.

Результаты проекта

• Важнейшим требованием со стороны заказчика стало внедрение системы 1С:ЗУП в кратчайшие сроки. Это требование было выполнено и система запущена за 9 месяцев;
• При реализации проекта использовалось дополнительное ПО – Atlassian Jira и Confluence, что сделало прохождение проекта полностью «прозрачным», то есть контролируемым, для специалистов заказчика и исполнителя. В любой момент заказчик мог отследить состояние того или иного процесса, готовность и соответствие поставленным целям;

• В процессе реализации задачи по формированию проводок, в 1С:ЗУП был разработан механизм настройки проводок, позволяющий оперировать с большим количеством счетов, субсчетов и аналитик (в т.ч. управленческих) без привлечения программистов. На 5% ускорилось получение регламентированной отчетности;
• Реализован механизм выплаты аванса и заработной платы сотрудников на разные банки, в т.ч. в процентном соотношении. Была сделана отдельная доработка, позволяющая отражать в настройках сотрудника данные по конвертации в валюту, в которой ему выплачивается заработная плата;
• Был разработан уникальный механизм загрузки данных табельного учёта из HR-портала в ЗУП 3.1, позволяющий не только автоматизировать создание в системе документа «Табель», но и параллельно с ним создавать другие документы (оплата праздничных и выходных, оплата сверхурочных и т.п.);
• В рамках задачи ведения учета рабочего времени были проработаны механизмы и значительно расширен функционал по учету режимов работы, смен и суммированного учета рабочего времени. В частности, механизм учета регистрации и оплаты переработок и недоработок сотрудников на суммированном учете рабочего времени по учетным периодам;
• В рамках задачи ведения учета рабочего времени были проработаны механизмы и значительно расширен функционал по учету режимов работы, смен и суммированного учета рабочего времени. Было учтено множество особенностей ведения кадрового учета, учета рабочего времени и расчета заработной платы, обусловленных самой деятельностью компании, подразумевающей разъездной характер работы, и наличием большого количества региональных подразделений, из-за чего множество сотрудников работает в различных условиях:
  1. сотрудники, работающие в районах крайнего севера;
  2. сотрудники, работающие во вредных и опасных условиях труда;
  3. командировочные сотрудники;
  4. иностранные специалисты;
  5. сотрудники, работающие на суммированном учете рабочего времени.
• На 10% ускорилось получение управленческой отчетности.

Все цели проекта были достигнуты. В частности, была обеспечение возможности дальнейшего обновления системы на основе релизов, поставляемых компанией 1С в рамках ИТС.