Деметра Холдинг

О клиенте

Деметра-Холдинг — самый крупный инфраструктурный зерновой холдинг РФ, занимающаяся инвестированием и управлением активами в сельском хозяйстве и зерновой промышленности в России и СНГ. Холдинг имеет свою сеть элеваторов общим объемом вместительности более 200 000 тонн, глубоководные морские зерновые терминалы по перевалке зерна на экспорт и логистическую инфраструктуру - около 78 тыс. вагонов в управлении, 41 тыс. вагонов-хопперов, 59,5 млн тонн годовой объем перевозимых грузов. Это также крупнейший в России зерновой трейдер, предоставляющий агрохолдингам и с/х производителям финансовые инструменты, а также создающий глобальные рамочные программы развития торгового и логистического партнерства в регионах. Компания развивает цифровые решения как для крупных фермеров, так и для средних и малых хозяйств. География поставок - 37 стран мира. Число сотрудников по всем компаниям группы переходит за 2000.

Что было сделано

Реализована централизация и унификация 12 HRM-систем для 5 групп компаний Деметра-Холдинг на базе прикладного программного решения 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП. В единой системе централизованы все процессы холдинга по кадровому учету и выплатам заработной платы 2000+ сотрудникам. За счет централизации учетных систем 1С удалось высвободить 25% времени сотрудников кадровых и расчетных подразделений. Сокращены затраты на обслуживание территориально-распределенной 1С-инфраструктуры на 50%.

Как выполнялся проект

Предпосылки проекта

Перед обращением к федеральному 1С-интегратору WiseAdvice-IT в каждой из 5 групп компаний Деметра-Холдинг была своя система политик в части оплаты труда и справочников. То есть вдобавок текущие программы 1С:ЗУП были доработаны и имели противоречия между собой, что значительно усложняло их поддержку. Возникла острая потребность в унификации процессов кадрового учета и расчета заработной платы.

Нужно было актуализировать также настройки интеграций с другими корпоративными системами 1С, внедренными ранее во всех компаниях холдинга (1С:УХ, 1С:Бухгалтерия, 1С:УПП, 1С:ERP).

При этом сложность добавляли отличия настроек систем бухучета в каждой компании, как в части плана счетов, так и в части отдельных методик учета. К примеру, где-то есть процесс создания резервов по премиям, а в других его не используют.

Необходимой также стала централизация всех HRM-систем. В компаниях Деметра-Холдинг действовала разветвленная организационная структура. Кадровые и расчетные отделы компаний проводили все учетные операции в 12 разных базах 1С:ЗУП 3.1 версий КОРП и ПРОФ, причем по-своему доработанных. Нужно было максимально быстро в несколько этапов мигрировать данные для всех пяти групп компаний холдинга. Период переносимых данных составлял два календарных года.

По ходу присоединения новых баз в единую систему следовало актуализировать справочники и доработки. В конце каждого этапа миграции необходимым условием была сверка начальной и целевой баз, и 1 мес. единовременной работы исторической и централизованной систем 1С плюс сверка отчетности по смигрированным компаниям. Последним этапом должно была стать добавление пользователей Деметра-Холдинг в централизованную базу 1С:ЗУП КОРП с настройкой разграничения прав доступа.

Цели и задачи проекта

Постоянное развитие холдинга сопровождалось ростом штатных единиц по всей стране, что привело к формированию основной цели проекта — реструктуризации разветвленной IT-инфраструктуры на базе 1С-систем с переходом на централизованную ИС в части HRM и расчетов з/п более 2 тыс. сотрудников на базе платформы 1С:Предприятие 8 КОРП для всех юрлиц Деметра-Холдинг.

Для достижения поставленных целей было намечено несколько основных задач:

• Приведение к единым стандартам процессов кадрового делопроизводства и расчета зарплаты по всем компаниям холдинга;
• Перенос данных из 12 систем 1С:ЗУП 3.1 ПРОФ и КОРП);
• Создание единой IT-среды для ведения HR-учета и расчета зарплаты с постепенным объединением юрлиц всей ГК;
• Минимизация затрат на техподдержку, обновление и развитие систем управления персоналом за счет перехода на единую конфигурацию;
• Систематизация и оптимизация КЭДО;
• Обеспечение передачи всех актуальных, оперативных, детализированных и непротиворечивых данных по сотрудникам Деметра-Холдинг по принципу 1 окна;
• Обеспечение полноценного контроля руководящим составом всех процессов автоматизируемого контура учета без возможности обхода установленных корпоративных правил;
• Доработка механизмов обмена данными с ERP-системами и системами бухучета компаний Деметра-Холдинг на платформе 1С:Предприятия 8, а также другими корпсистемами.

Архитектура решения

Единая централизованная ИС управления кадрами и зарплатными выплатами реализована на классической 3-хуровневой архитектуре: клиентская часть, сервер приложений, сервер баз данных.

При организации тех. архитектуры в программной среде все серверы используются только для поддержки 1С:УХ, 1С:ЗУП, 1С:Документооброт, 1С:Бухгалтерия и 1С:ERP.

В ходе проекта команда WiseAdvice-IT унифицировала и актуализировала ряд процессов:

1. Кадровый учет (ведение штат. расписания, учет перс. данных, учет отпусков и командировок, учет раб. времени, оформление всех кадровых мероприятий).
2. Расчеты с сотрудниками (расчет з/п, начисление платы за работу в нерабочие дни и сверх графика, начисление премий, доплат и надбавок, расчеты по отпускам и командировкам, расчет средней з/п, начисления выплат за неотработ. время/пособий/мат.помощи, пр. выплат и компенсаций, расчеты при увольнении, налоги и взносы.
3. Реготчетность. По окончанию каждого этапа переноса исторических данных сверяли полные комплекты отчетности (ежемесячной и квартальной) между 12-ю ИС и новой 1С:ЗУП КОРП. По мере возникновения задач на стороне 1С:ЗУП обновлялись интеграционные настройки с системами бухучета и корппорталом - после миграции данных в централизованную базу.
4. Права доступа. В новую базу были добавлены пользователи с индивидуальной настройкой прав для доступа в систему.

Внедрение новой мастер-системы проходило в 3 этапа по ГК Деметра-Холдинг:

• Группы компаний 1-3 (6 юридических лиц);
• Группа компаний 4 (3 юридических лица);
• Группа компаний 5 (3 юридических лица).

Результаты

• Создана целевая мастер-система на базе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП, объединившая 12 ранее разрозненных баз;
• Мигрированны все данные компаний за последние 2 календарных года, применяемые для расчета среднего для отпусков, больничных и формирования карточки Т-2 сотрудников;
• Все охватываемые в рамках проекта процессы приведены к единому корпоративному стандарту;
• На 40% увеличилась скорость подготовки управленческой отчетности;
• Выросла прозрачность процессов кадровиков и сотрудников расчетных отделов;
• На 25% сократились трудозатраты ответственных подразделений;
• Исключен риск ввода данных задним числом без согласования вышестоящих руководителей;
• Разработано руководство пользователя и инструкция по эксплуатации новой системы с описанием всех доработок и настроек, что станет полезным инструментом для самостоятельной корректной работы с 1С:ЗУП 3.1 КОРП;
• Унифицировано, модифицировано и добавлено: 28 расширений, 19 обработок, 60 печатных форм и отчетов, 35 профилей групп доступа с обеспечением безопасности на уровне физлиц, а также доработанными ролями, 5 интеграций со смежными системами 1С и сторонними (Столовая, Битрикс).