Бинергия

Российская фармацевтическая компания «Бинергия» занимается разработкой, регистрацией, производством и выводом на рынок лекарственных препаратов, предназначенных для оказания стационарной и амбулаторной медицинской помощи. Основным направлением деятельности компании является регистрация и производство препаратов-анестетиков для стоматологии, общехирургической анестезии, а также пакет противотуберкулезных препаратов и препаратов пероральных форм.
Компания постоянно вводит в продуктовый портфель современные и доступные лекарственные препараты. Научно-исследовательский центр компании в тесном сотрудничестве с ведущими российскими институтами занимается разработкой технологических процессов производства лекарственных средств, организует проведение доклинических и клинических исследований, проводит валидацию методов анализа, изучает стабильность наработанных образцов субстанций и препаратов, составляет пакеты документов для государственной регистрации. Компания производит более 20 лекарственных препаратов и субстанций.

Цели и задачи

Целью проекта стало создание единого информационного пространства на базе «1С:ERP. Управление предприятием 2» для синхронизации регламентированного, оперативного, финансового, складского и производственного учета.

Для достижения заданных целей требовалось выполнить задачи по автоматизации ключевых бизнес-процессов:

• Обеспечение производства сырьем и материалами (по давальческой схеме);
• Складской учет готовой продукции, сырья и материалов в разрезе серий и сроков годности;
• Ведение НСИ;
• Оперативного получения информации об остатках товаров на складах;
• Управление отношениями с заказчиками. Сохранение информации по объемам выкупа для реализации скидочной политики;
• Контроль дебиторской задолженности, в том числе просроченной, с разными интервалами по времени. Реализация возможности использования стоп-листов по отгрузке в случае наличия просроченной дебиторской задолженности;
• Ценообразование и контроль продаж.

Помимо этого важнейшей целью проекта стало удовлетворение требований законодательства в части введения обязательной маркировки лекарственных препаратов. Для этого требовалось провести интеграцию новой системы с информационной системой мониторинга движения лекарственных препаратов (ГИС МДЛП).

Ситуация до старта проекта

Ранее на предприятии был автоматизирован только регламентированный учет. Данные по производству, продажам, складу и закупкам заносили в разрозненные электронные таблицы и дублировали на бумаге. Деятельность отдела продаж, закупок, склада, и производства не была синхронизирована. Вносить данные в систему регламентированного учета бухгалтерам иногда приходилось руками. Такие данные могли расходиться. Отдел снабжения ориентировался в работе на данные за предыдущие периоды, не имея возможности оперативно получить данные по запасам, вследствие чего потребность в сырье и материалах не всегда рассчитывалась верно. Также было достаточно сложно оценить загрузку производства. Возникали сложности с согласованием: в случае отсутствия руководителя на рабочем месте процесс согласования и подписания документов стопорился. Контроль сроков годности и сертификатов отнимал у сотрудников склада много времени. Руководители не могли оперативно получить управленческие данные для анализа, в результате чего не всегда опирались в своих решениях на актуальные данные.

Помимо этого компания столкнулась с необходимостью, вызванной изменениями законодательства, в момент проведения любых операций с лекарственными препаратами отправлять уведомления в информационную систему мониторинга движения лекарственных препаратов (ГИС МДЛП).

Архитектура решения и масштаб проекта

Внедрена система «1С:ERP. Управление предприятием 2». Автоматизированы следующие блоки:

• Управление и планирование продаж
• Управление производством
• Интеграция с МДЛП
• Складской учет и управление запасами
• Формирование управленческой отчетности
• CRM
• Управление и планирование закупок
• Управление НСИ

Особенности и уникальность проекта

«1С:ERP» интегрирована с ГИС МДЛП. В МДЛП необходимо отправлять уведомления обо всех процессах производства и хранения лекарственных препаратов – отборе образцов, работе с упаковкой, уничтожении, приемки и пр. Для работы со всеми уведомлениями сразу было разработано удобное рабочее место, где отображаются все уведомления, находящиеся в работе. Благодаря этому сотрудники в режиме реального времени отслеживают, какие уведомления следует оформить, какие отработать, заполнив необходимые данные, и по каким уведомлениям ожидается ответ от ИС МДЛП. В РМ можно произвести отбор уведомлений по организации, месту деятельности и ответственному лицу, а также создать уведомления вручную. Помимо этого прямо в рабочей базе можно запрашивать и получать индивидуальные коды на упаковки.

Результаты проекта

• «1С:ERP» интегрирована с ГИС МДЛП, благодаря чему обеспечено выполнение обязательств по предоставлению информации в систему мониторинга движения лекарственных препаратов в установленные законом сроки.
• Прямо в рабочей базе можно запрашивать и получать индивидуальные коды на упаковки. Поскольку все это происходит в учетной системе 1С, установленной на предприятии, сотрудникам производства не приходится дважды вводить документы, что исключает вероятность ошибки. Подключение сканера позволяет считывать коды на упаковках и автоматически формировать сопровождающие документы, что исключает их потерю «внутри» компании.
• Менеджеры по продажам в режиме реального времени получают полную и достоверную информацию о наличие запасов. Налажен оперативный контроль за сроками годности лекарственных препаратов. Препараты с критическими показателями оперативно вводятся в оборот, с ними разрабатываются акции, в результате объемы запасов удалось снизить.
• Обработка полученных заказов ускорилась. Сотрудники отдела продаж, склада и производства теперь работают в одной системе. Это дает возможность менеджерам по продажам быстро резервировать подходящий товар на складе или оформлять заказы «одним кликом».
• Данные о деятельности всех подразделений консолидируется теперь в одной системе. Для формирования отчетности и получения необходимой аналитики теперь не нужно сверять данные по телефону и использовать электронные таблицы. В итоге получение управленческой отчетности ускорилось, а подготовка регламентированной отчетности – более чем в два раза.
• Создана общая база договоров и контрагентов с едиными финансовыми справочниками. Установлены четкие правила доступа сотрудников к информации. Упрощена совместная работа по изменению договоров, стандартизировано их формирование и согласование. Время согласования договоров и подготовки аналитических отчетов по договорам значительно сократилось.
• Автоматизирован контроль сроков оплаты по договорам и анализ структуры дебиторской задолженности по различным критериям. Механизм «стоп-листов» помогает менеджменту принимать оперативные решения для защиты финансовых интересов компании. В результаты величина дебиторской задолженности снижена.