Avito

О клиенте

Avito — одна из крупнейших и популярных web-платформ объявлений в мире. Основана в Швеции в 2005 году, принадлежит южноафриканской компании Naspers, одним из ведущих мировых инвесторов в технологии. На сайте Avito.ru уже более 100 000 000 активных объявлений, порядка 22 000 000 посетителей в день. Каждый день на Avito появляется 900 тысяч новых объявлений, ежесекундно оформляется в среднем 7 покупок, а в год насчитывается более 80 000 000 клиентов. Действует интегрированный сервис Avito Доставка, гарантирующий получение заказов по всей России.

Что было сделано

Avito в России автоматизировала юридически значимый электронный документооборот для 5 юридических лиц с помощью программного комплекса WA:ЭДО на базе продуктов 1С, разработанного компанией WiseAdvice-IT.

Обеспечена поддержка отправки до 200 000 документов в месяц и настройки ЭДО с 200 000 контрагентами. Уникальная архитектура решения позволяет сотрудникам Авито работать с несколькими операторами ЭДО единовременно в режиме 1 окна. Применяются корпоративные правила подписания и согласования электронных документов. Подготовлена база для формирования электронного архива.

Как выполнялся проект

Ситуация до проекта

На момент обращения в компанию WiseAdvice-IT в российском представительстве Avito (ООО «КЕХ еКоммерц») внешний обмен юридически значимыми документами с клиентами осуществлялся с помощью типового функционала сервиса «1С-ЭДО» в составе основной системы «1С:Управление холдингом».

При этом процесс движения документов с контрагентами значительно осложняло не только их количество - несколько десятков тысяч, но и подключение к разным операторам ЭДО (ОЭД). Это подтягивало за собой множество роуминговых операций, большие трудозатраты сотрудников при подготовке и отправке документов и нередкие задержки на всех этапах документооборота.

Необходимость реорганизации системы ЮЗЭДО после рассмотрения ряда коммерческих предложений привела к уникальному решению от 1С-Интегратора WiseAdvice-IT. Для реализации проекта автоматизации внешнего обмена электронными документами для Avito был выбран вариант системы на базе программного комплекса WA:ЭДО и доработанной 1С:УХ.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

• Создание и внедрение системы ЮЗЭДО, отвечающей потребностям Avito;
• Снижение расходов на ДО с контрагентами благодаря уходу от бумажных документов;
• Минимизация трудозатрат сотрудников при работе с клиентской документацией;
• Сокращение сроков представления документов контрагентам, фиксации расходов и проведения регламентированных операций;
• Уменьшение налоговых рисков.

Задачи проекта:

• Обеспечение поддержки массовую отправки до 200 000 ЭД за 1 рабочий день;
• Реализация автоматической настройки маршрутов для роуминга;
• Обеспечение возможности работы с различными ОЭД в режиме «одного окна»;
• Автоматизация поиска по подключенным к ОЭД контрагентам, выбора главного маршрута отправки ЭД и установки соглашений с контрагентами по обмену ЭД;
• Реализация автоотправки приглашений контрагентам к ЭДО по ID с Avito.ru;
• Обеспечение автовыбора подписывающего лица с настройкой правил;
• Настройка маршрутов исходящей документации через ОЭД с более выгодной стоимостью услуги;
• Настройка окон согласования через e-mail и 1С:УХ, а в перспективе и через 1С:ДО;
• Настройка взаимодействия с ОЭД по API;
• Сохранение ранее доработанного кода 1С:УХ в реализации решения WA:ЭДО.

Особенности проекта

Основная уникальность проекта - применение программного комплекса WA:ЭДО и готовых компонент операторов с интеграцией в ИС Avito, что помогло достаточно оперативно развернуть внешний ЭДО с единым пользовательским окном и автонастройками роуминга.

Плюсы технологии WiseAdvice-IT для организации ЮЗЭДО:

• Исключение настройки роуминга вручную;
• Поддержка большого количества операторов в одной системе;
• Решение с развитым API;
• Больше возможностей за счет своих разработок (интеграционные коннекторы, механизм работы с серверными подписями, автоматизированный поиск контрагентов);
• Поддержка маршрутов согласования.

Другие особенности проекта:

• сложная IT-инфраструктура компании;
• единые правила действий сотрудников вне зависимости от настроенных маршрутов;
• поддержка массовой отправки ЭД;
• сложная кастомизация решения WA:ЭДО с учетом наличия доработок 1С:УХ;
• уменьшение нагрузки на 1С:УХ за счет переноса функционала ЮЗЭДО в подсистему, разработанную WiseAdvice-IT;
• разделение потоков ЭДО, когда документ стартует и заканчивает процесс в одной и той же базе:
  • если документы «улетели» из 1С:УХ через 1С-ЭДО, они вернутся туда же;
  • новые ЭД - в WA:ЭДО.
• разработка на внутреннем контуре заказчика;
• дополнительное погружение специалистов WiseAdvice-IT в использованные на проекте специальных сервисов для разработки и передачи кода заказчику.

За счет использования комбинированной проектной технологии (ТБР+Agile) стало возможным быстро подстраиваться под текущие задачи, когда разработка и управление проектом происходило по коротким спринтам. Помимо этого, работа с проектными документами и обсуждение этапов в сервисах Atlassian (Jira и Confluence) позволила представителям Avito всегда быть в курсе всех деталей и моментально реагировать на вопросы аналитиков. Это привело к минимизации доработок и подготовке кастомного продукта для полноценной автоматизации ЭДО за 9,5 месяцев.

Архитектура решения

Ядром автоматизации ЮЗЭДО в Avito стал программный комплекс собственной разработки WA:ЭДО, состоящий из двух частей:

• серверная часть – отдельная система, созданная на базе «1С:Клиент ЭДО»;
• клиентская часть – новая подсистема WA:ЭДО, размещенная в 1С:УХ.

Реализованное решение консолидирует системы разных ОЭД, включает функции согласования и подписания ЭД, может быть использовано в качестве электронного архива документов.

Новая система внешнего электронного документооборота собирает данные от операторов в одном месте, обрабатывает по корпоративным правилам и направляет в учетную систему (любую, какая есть в компании. В Avito - это 1С:УХ). В этом решение WA:ЭДО имеет принципиальное отличие от типовых системных модулей или операторов API, что также помогает создавать действительно сложное многосистемное IT-пространство. К примеру, сейчас рабочее место ответственных за документооборот сотрудников Avito базируется в 1С:УХ, а архив ЭД планируется создать в дальнейшем в ECM-системе 1С.

Результаты проекта

Проект завершился при достижении всех поставленных целей и задач: 

• Минимизированы расходы на ЮЗЭДО с ежегодной экономией до 5 200 000 рублей за счет исключения затрат на приобретение бумаги, логистические услуги, содержание документов в физических архивах;
• Колоссально снижены трудозатраты ответственных за внешний ЭДО сотрудников 5 компаний Avito на 434%, в то же время административные и операционные расходы сокращены на 527%;
• Сроки доставки юридически значимых документов контрагентам теперь исчисляются секундами, а не днями. Вести учет расходов и закрывать период также стало в разы быстрее;
• Обеспечена «страховка» от претензий налоговой из-за недостающих документов с вероятностью возмещения налога на добавленную стоимость за счет имеющихся оригиналов электронных документов;
• Реализовано «одно окно», где пользователи могут работать с несколькими разными операторами электронного документооборота;
• Увеличен перечень ОЭД, с которыми настроены прямые маршруты обмена ЭД;
• Исключен процесс отправки ЭД вручную;
• Полностью автоматизирован процесс отправки/приема приглашений к обмену электронными документами контрагентами по определенным правилам отдельно клиентам и поставщикам;
• С Avito.ru автоматически поступают ID контрагентов, отправляются приглашения с приоритезацией маршрута;
• Число исходящей документации увеличено на 320%: массово отправляются порядка 10 000 ЭД в месяц, поштучно – 1000 ЭД в день;
• Реализованная система ЮЗЭДО позволит в дальнейшем:
  • настраивать ЭДО с 200 000 контрагентами;
  • отправлять массово 200 000 ЭД.