Электронный документооборот – все более популярная форма процессов, связанных с ведением документации, во многих организациях. При этом сотрудники непросто иногда отправляют документы таким образом, они ежедневно используют на своих рабочих местах большую часть функционала систем ЭДО. В процессе ЭДО имеется одно (заключительное) звено, которое во многих организациях зачастую не развито в нужной мере, за что сегодня многие уже расплачиваются, сталкиваясь с хаосом – это проблема хранения накопленных документов.
Далее мы поговорим об электронном архиве, его преимуществах перед бумажным, об организации такого вида архива в части информационных технологий, особенностях учета документов в нем и многих других аспектах. Отметим, что данная статья написана, основываясь не только на опыте использования, но и на опыте внедрения систем ЭДО и электронных архивов, поскольку наша компания уже много лет предлагает на российском рынке свои услуги в этой области.
Проблемы бумажного архива документов
Бумажный архив по сей день сохраняется во многих организациях и имеет массу недостатков, которые легко решить внедрением электронного хранения документации (при этом, перевод бумажного архива в цифровую форму – сама по себе огромная проблема).
Проблема | Описание и последствия |
Утеря документов | Данная проблема зачастую возникает и до передачи документов в бумажный архив и после долгого хранения, а также в процессе релокации архива |
Скорость поиска документа | Как правило, поиск документов очень трудоемкий процесс, особенно, если речь идет о поиске документа двадцатилетней давности, а локаций бумажного архива несколько, и находятся они в разных городах |
Стоимость аренды помещения для хранения | Наряду с огромным количеством документов приходит необходимость их где-то хранить, но не у всех учреждений есть свободные помещения для организации бумажного архива. В этом случае аренда дополнительных помещений – дорогостоящая, но все же необходимость. |
Возможность работать в документе совместно | Зачастую существует необходимость работы с одним документом нескольким сотрудникам удаленно, что невозможно, используя бумажный носитель без перевода его его в цифровой формат |
Отсутствие версионирования | При изменении архивного документа, а такие случаи тоже встречаются, особенно когда проводится изменение в приказе по личному составу или отпускам, нет возможности хранить историю изменений этого документа, кроме как завести повторный бумажный бланк |
Подготовка отчетности | Отчетность – достаточно трудоемкий процесс, а при отсутствии быстрого доступа к единому электронному архиву, он затягивается на длительный срок |
Зависимость от ЧС | Пожар или затопление архива грозит тем, что часть данных на бумажных носителях может быть утеряна и не подлежать восстановлению. Резервных копий документов на бумажных носителях, как правило, не предусмотрено |
Эти и другие недостатки стандартного архива делают его ведение устаревшим процессом, который давно пора заменить электронным архивом.
Что такое электронный архив и каковы его преимущества?
Электронный архив представляет собой хранилище, в котором из ЭДО или прочих цифровых источников поступает поток документации, который по определенным правилам разбивают, организуя учет и архивирование документов
Правила регламентируются организацией, ее локальными нормативными актами и ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492.
Организация архива электронных документов:
- Локальный архив – хранение документов в электронном виде на сервере пользователя;
- Облачное хранилище – хранение документов в электронном виде на стороннем сервере и организация доступа через Интернет;
- Хранилище системы ЭДО и архива – хранение документов у провайдера ЭДО. Организация и доступ оговариваются с провайдером.
Преимуществами электронного архива являются:
Простота и скорость работы с архивом, обусловленные доступностью любого документа за любой период в несколько кликов. Все документы хранятся в единой базе.
Быстрый ответ на требования налоговой. Облегчается и ускоряется поиск документов для ответа на многочисленные требования проверяющих органов.
Подтверждение ставки НДС 0%. Подтверждать обоснованность льготного налогообложения, в том числе ставку НДС 0%, становится проще Надежность и безопасность. Организация электронного архива происходит таким образом, что доступ на запись и изменение файлов, по сути, имеет только автоматизированная система, а пользователям доступно только чтение документов. Хранение документации выполняется на носителе информации, с которого создаются резервные копии на других носителях, при этом сервера должны находиться на разных (физически) машинах. Если каким-то образом сгорит или будет затоплен один сервер, то всегда есть его резервная копия, которую нетрудно было сделать. Также отсутствует возможность несанкционированного доступа к данным, поскольку работает система разграничения доступа и прав.
Эффективность работы. Архив электронного вида позволяет не только структурировать, но и сортировать документы относительно явных признаков, например, дата, наименование и пр.
Возможность масштабирования. С ростом компании постепенно растет поток документации и соответственно место, занимаемое на носителях. В случае с электронным архивом достаточно приобрести дополнительный носитель информации и подключить его к системе архивирования. При этом для некоторых документов можно задавать «срок годности», после истечения которого они будут автоматически стерты.
Отсутствие необходимости в помещениях. В отличие от архива с бумажными носителями с ростом электронного архива не требуется расширения помещений, а значит компания получает большую экономию, сумму которой можно рассматривать как часть прибыли при переводе с бумажного варианта архива на электронный.
Создание электронного архива: поэтапный план
Продумывание этапов и четкое следование плану по организации архива в электронном формате поможет выявить основные потребности к самому архиву и всей системе в целом. Нижеперечисленные пункты обязательно должны входить в этапы планирования перехода на электронный архив.
Определение функционала системы. На первом этапе необходимо определиться с требованиями к системе, а именно – какие действия должна выполнять сама система, откуда будут поступать данные, способ хранения, функционал пользователя и пр. На этом этапе формируется представление о системе в целом.
Анализ деятельности компании или определение видов бумаг под хранение. Выявление видов бумаг, которые подлежат оцифровке в первую очередь. Формирование понимания потоков документации.
Планирование приоритета блоков по внедрению. На этом этапе определяется очередность реализации блоков электронного архива. Зачастую блоки представляют собой поэтапное введение видов документов.
Анализ существующего бумажного архива. Пересмотр правила принятия документации в архив. Определение системы учета и оформление описей. Оцифровка бумажных носителей. Данный этап подразумевает постепенное сканирование имеющегося архива при необходимости. Обычно оцифровка архива проводится за последний год, т.к. вероятность использования таких документов при работе высока.
Введение оцифрованных данных. Заключительный этап, позволяющий ввести необходимые данные в систему и начать работу.
В кратчайшие сроки создадим электронный архив для оперативной работы с документамиДанный перечень не конечен, каждая организация ввиду своих особенностей может изменить или дополнить план другими этапами.
из мира 1С для ИТ-Директоров
Комплектование архива и организация работы с электронными документами в нем
Существует огромное количество нормативных документов, которые определяют понятие электронного документа и регламентируют взаимодействие с системой их оборота. Чтобы не разбираться во всех тонкостях, а также сэкономить массу времени на организации электронного архива, обратитесь в компанию, которая предоставляет услуги по ЭДО, ведь процесс этот потребует не только экспертных знаний по внедрению и анализу системы документооборота, но и человеческих ресурсов – сотрудников, наполняющих архив. Наша компания предоставляет услуги по настройке безбумажного документооборота на предприятиях любого масштаба, к которым относится и внедрение системы управления электронным архивом.
Перед передачей документов в электронный архив проводится экспертиза ценности этих документов, что также регламентировано. Критериями такой экспертизы можно считать возможность обеспечения продолжительного хранения, способ содержания, степень сохранности и пр.
Основным этапом комплектования архива является запись упорядоченных документов на электронные носители. К предъявляемым требованиям в этой области может относиться соответствие определенным форматам записи файлов или их шифрование, применение лицензионного ПО, соответствие ГОСТу и другие требования.
Заключительным этапом является проверка носителей с записанными файлами, создание на них соответствующей документации и направление в архив для хранения.
Особенности учета электронных документов в архиве
Учет электронных документов ведется в определенных единицах – делах. Каждое дело получает свой учетный номер, который является частью шифра. Шифр и некоторые учетные данные могут быть нанесены на вкладыш футляра цифрового носителя. Архивный шифр должен содержать:
- Номер архивного фонда;
- Номер описи дел;
- Номер единицы хранения согласно описи.
Вкладыш цифрового носителя должен содержать:
- Наименование компании;
- Наименование подразделения;
- Тип экземпляра;
- Номер описи;
- Дата записи на электронный носитель;
- Отметки об ограничении доступа.
ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492 регламентирует правила, по которым электронные документы направляются в архивную библиотеку. Согласно этому ГОСТу установлена необходимость создания описи, в которой будут перечислены документы, входящие в определенное дело. Такая опись прикладывается к делу, и по ней может осуществляться поиск для дальнейшей обработки документов или утилизации. Описи необходимо объединять в реестр описей, что также способствует быстрому поиску нужной документации.
Любая передача документов в архив должна быть отражена в учетной книге поступления носителей, и факт хранения должен быть отражен в книге учета единиц хранения (дел). Все эти и другие записи могут производиться также в электронном виде. Это позволяет полностью автоматизировать архив, как в сочетании с системой ЭДО или СЭД, когда вся документация, включая документы бухгалтерского учета, поступает в уже отсканированном виде, и ее нужно только поместить в архив, так и в сочетании с ручной оцифровкой документации, что, конечно, менее эффективно, но все равно не мешает использовать все преимущества электронного архива, которые были описаны выше. В заключение отметим, что внедрение безбумажного документооборота подразумевает создание электронного архива.
консультация эксперта
самые свежие новости 1 раз в месяц
