Обмен электронными документами в 1С 8.3

Обмен файлами через почту, мессенджеры или специальные формы на сайте – обычная на сегодняшний день практика делового общения. У такого обмена есть и ряд понятных преимуществ, и немалое количество существенных недостатков, которые ярче всего иллюстрирует, например, обмена документами с контрагентами, то есть передача сведений, подтверждающих договоренности бизнеса, по электронной почте.

Помимо того, что письмо или сообщение с файлом может просто не дойти до адресата, из-за фильтров почтовых систем попав в спам, документы, переданные таким образом, не могут быть подписаны электронной подписью. Соответственно, стороны не могут предоставить никакие гарантии в юридической достоверности данных.

Значительно снизить риски передачи можно, используя программы, в которых реализован механизм обмена электронными документами с электронной же подписью, которая гарантирует получателю, что присланный документ подлинный и обладает юридической силой

Помимо этого, системные инструменты – классификация документов, организация папок и т.д., позволяют грамотно организовать хранение всей документации, что значительно облегчает и ускоряет ее поиск и работу с ней.

В «1С:Бухгалтерия» реализованы модули электронного документооборота, которые позволяют обмениваться юридически значимыми сведениями. Отметим, что обмен через оператора предполагает оплату его услуг и затраты на приобретение электронной подписи. Прямой обмен с контрагентами предполагает только наличие ЭП, но имеет ряд ограничений. Мы не будем рассматривать плюсы и минусы того или иного способа организации ЭДО, а остановимся на настройке и функциональных возможностях конфигурации в этом плане.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Подключение к 1С-ЭДО

Чтобы активировать возможность подключения к электронному документообороту, иметь возможность отправить и принять документы по ЭДО, необходимо зайти в раздел «Администрирование-Обмен электронными документами».

Отметим Сервисы ЭДО. Основные сервисы, предусмотренные в стандартной конфигурации – 1С-ЭДО и 1С-Такском.

При настройке подключения к сервису открывается окно мастера настроек. Заполняем все имеющиеся поля для корректной работы ЭДО.

После настройки вы сертификата вы можете использовать подписание документов по ЭДО практически для любого документа в типовой конфигурации на платформе «1С:Предприятие».

Настройка параметров обмена ЭД

Создаем и заполняем профиль настроек (также их можно заполнить в разделе «Администрирование»).

Профиль можно выбрать: для сервиса 1С-ЭДО (который поддерживает несколько операторов) или для 1С-Такском (который сам является оператором), а также можно настроить прямой обмен с контрагентами.

Подключение к прямому обмену потребует указать в помощнике организацию и ее идентификатор, который заполняется автоматом на основании ИНН организации и ее КПП. В качестве способа обмена можно указать обмен через каталог с общим доступом, обмен по электронной почте или с помощью FTP-каталога.

Если установить флаг «Подписывать электронные документы», то включится механизм использования электронных подписей, а значит потребуется заполнить для данной организации сертификат ключа электронной подписи.

Только подписанные документы имеют юридическую значимость при электронном документообороте между организациями!

Как настроить 1С-ЭДО через почту

Далее мы работаем в окне настройки профиля ЭДО через почту. Для 1С-ЭДО 8.3 нужно выделить отдельную учетную почтовую запись, с которой будут отправляться документы и на которую они будут возвращаться от контрагента. Также в профиле необходимо флагами выделить типы документов, которые будут участвовать в обмене.

После установки галочки система понимает, что можно принять документ по ЭДО и отправить его. Также вы можете отправить доверенность по ЭДО или другие виды документов, но для этого нужны дополнительные настройки. Виды электронных документов определяются системой электронного документооборота.

После закрытия формы откроется окно выбора контрагента, с которым требуется установить обмен документами в 1С 8.3.

Настройка контрагента под ЭДО

После выбора контрагента открывается настройка ЭДО с ним. Из настройки профиля переносятся данные об организации, ее идентификатор, список документов, участвующих в электронном документообороте, и их формат. Автоматически формируется идентификатор контрагента. Договор контрагента заполняется только в том случае, когда для данного контрагента будут использоваться более одного идентификатора.

На вкладке «Входящие электронные документы» для каждого входящего можно указать, как системе его обрабатывать и нужно ли создавать одноименный документ в базе.

На вкладке «Дополнительные настройки» указывается адрес почты контрагента, куда будут уходить исходящие документы. При необходимости защиты документов следует установить флаг «Шифровать данные пакета электронного документа», а также выбрать сертификаты для шифрования и расшифровки. Установленный флаг «Проверять сертификаты подписей контрагента для входящих документов» потребует загрузки из файла соответствующего сертификата.

Шифрование обеспечивает только конфиденциальность передаваемых данных, а не контролирует их целостность и авторство. За это отвечает электронная подпись. Поэтому при необходимости такого подтверждения перед шифрованием следует внести в файл электронную подпись.

После включения опций и выполнения настроек в базе появляются новые кнопки по работе с ЭДО.

Работа с документами, участвующими в ЭДО

Созданный электронный документ можно просмотреть, а также отправить его способом, выбранным в настройках профиля – с помощью сервисов, то есть через оператора, или через прямой обмен контрагенту.

При нажатии кнопки «Создать электронный документ» формируется документ и открывается форма его просмотра. Также в этой форме существует пакетная отправка документов – вы можете выделить несколько документов и отправить их одновременно

Вы можете утвердить документ в электронном виде после просмотра путем отправки электронного документа. После отправки документа электронную форму изменить уже нельзя. Нужно понимать, что утверждение документа, по сути, – это процедура подписания документа электронной подписью.

Из открывшейся формы можно сразу отправить сформированный документ. В этой же форме можно просмотреть подписи и составить сопроводительную записку. Полный список документов можно открыть через раздел «Администрирование-Архив ЭДО».

Здесь же можно просмотреть входящие и исходящие, а с помощью различных отборов по виду документов и статусу ЭДО легко настроить удобный список для просмотра.

Также учите, что в системе электронного документооборота для некоторых статусов ЭДО требуется повторная отправка документов. Создать пакет документов вы можете из любой формы списка документов, используя кнопку «ЭДО».

Для текущей работы, получения или отправки электронных документов нужно зайти в «Текущие дела ЭДО» непосредственно из панели кнопок работы с ЭДО в списках документов или через раздел «Продажи или покупки».

В текущих делах можно увидеть документы готовые для отправки и отправить их адресату прямо из списка.

В системе, кроме типовых электронных документов, можно сформировать произвольные. Сделать это можно через меню «Продажи/Покупки-Произвольные документы».

Созданные формы можно отправлять повторно, проверять наличие подписи, сохранять в файл или печатать.

Бесплатно подключим и настроим сервис 1С-ЭДО к любой 1С-системе. Гарантия на услуги до 12 мес.

Другие сервисы ЭДО в «1С:Бухгалтерии»: «Яндекс.Касса»

100%

Сервис представляет услуги по получению оплаты от клиентов (по картам, платежным системам и т.д.), по предварительно выставленному счету на оплату. На следующий день денежные средства зачисляются на расчетный счет, указанный в счете на оплату.

Сервис работает в двух вариантах:

• Без указания договора – сумма оплаты не должна превышать 15 000 р.;
• По договору – сумма оплаты до 250 т. р. или ограничение по договору.

Для подключения к сервису, необходимо постоянное соединение с интернетом и действующая подписка 1С:ИТС. Сервис очень удобен для компаний, которые осуществляют продажи через сайт.

1С:ДиректБанк

Через 1С:ДиректБанк можно обмениваться платежками и получать банковские выписки в онлайн-режиме. ПП формируют, подписывают электронной подписью и сразу отправляют в банк, не выходя из рабочей базы, поскольку обмен происходит напрямую с сервером банка. Доступные следующие опции:

• Отправка рублевых платежей и получение выписки банка (валютные платежи пока не доступны);
• Обмен документами по зарплатному проекту.

В отличие от предыдущего, ДиректБанк не требует выгрузки в промежуточные файлы и устанавливать доп.приложения банков на компьютер. Выписки банка происходят не на следующий день, а в любой момент по команде пользователя.

Сервис доступен для организаций, имеющих действующую подписку на информационно-технологическое сопровождение, но также может потребоваться заключение доп.договора с банком на обслуживание (данную информацию необходимо уточнять непосредственно у вашего банка). В инструкции по настройке имеется список банков, с которыми уже работает данный сервис, и их количество постоянно увеличивается.

1С:Бизнес-сеть

Облачный сервис 1С:Бизнес-сеть нужен для взаимодействия поставщиков и покупателей (поиск новых покупателей или новых поставщиков). Он работает как торговая площадка, где «Поставщик» размещает свое предложение по товарам/услугам, находит покупателя и оформляет сделку. Такой функционал, как правило, интересен малому и среднему бизнесу.

Для подключения к нему нужна действующая подписка 1С:ИТС, так как взаимодействие происходит через механизмы 1С. Регистрация также происходит через программу 1С, откуда и возникает одно из преимуществ данного сервиса – работа без цифровой подписи (что накладывает определенные ограничения на список документов к обмену). На данный момент доступен обмен следующими документами:

• Счет на оплату;
• Товарная накладная (Торг-12);
• Акт выполненных работ (оказанных услуг).

Механизм электронного документооборота позволяет хранить и обрабатывать очень большой объем документальной информации. ЭДО существенно сокращает трудозатраты работников, экономит средства на закупку бумажных носителей и эксплуатацию МФУ. Также не стоит забывать о важном преимуществе ЭДО – безопасность и сохранность данных, отправку которых можно в любой момент подтвердить или продублировать.

Стоимость отправки документов и лимиты на бесплатную отправку

Сколько стоит 1С-ЭДО?

При использовании системы «1С-ЭДО» стоимость отправки документа определяется по тарифам, которые включают в себя расценки за комплект документов. В зависимости от вашей подписки 1С:ИТС стоимость может быть разной, лучше всего обратиться к нашим менеджерам для расчетов.

Сколько документов можно отправить бесплатно?

В вашу подписку информационно-технологического сопровождения 1С:ИТС уже включен пакет из комплекта документов, которые можно отправить бесплатно. На вопрос «сколько документов можно отправить бесплатно» вам также лучше всего ответят наши менеджеры.

Полный цикл подключения к ЭДО от Сервис-партнера 1С. Тарифы минимально рекомендованные вендором