Как в 1С подписать документ электронной подписью

В статье рассказываем, что нужно для установки так называемого квалифицированного сертификата, на котором основана электронная подпись, и как подписать документ электронной подписью в решениях на платформе 1С:Предприятие.

Также узнаете, какое дополнительное программное обеспечение нужно использовать, чтобы реализовать возможность использования электронной подписи для документов в 1С.

Почти все решения на платформе 1С:Предприятие 8 содержат в себе функционал по поддержке электронных подписей. А все законодательные нововведения в части развития электронного документооборота в России так или иначе отражаются в сервисе 1С-ЭДО

Электронная подпись

Электронная подпись (ЭП, ЭЦП) – это реквизит документа в электронном виде, который формируется в результате использования закрытой части ключа подписи.

Подпись в электронном виде используется, чтобы подтвердить действительность электронного документа, его принадлежность владельцу электронной подписи (в данном случае – юридической компании, которая отправляет документ в электронном виде).

Как получить электронную подпись

Электронную цифровую подпись можно получить в инспекции федеральной налоговой инспекции (ИФНС), либо у доверенных лиц федеральной налоговой инспекции (ФНС России), либо в удостоверяющем центре (УЦ).

Например, доверенными лицами ФНС России являются государственные банки Сбербанк и ВТБ, а удостоверяющие центры – это коммерческие компании, которые используют то или иное программное обеспечения для формирования данных электронной подписи.

В целом процедура получения (для юридического лица) электронной цифровой подписи достаточно простая:

• нужно подготовить пакет документов;
• обратиться в УЦ или к доверенному лицу ФНС России;
• получить подпись на электронном носителе.

Как установить корневой сертификат для использования с 1С-ЭДО

Самый простой способ установки корневого сертификата – скачать его с сайта государственных услуг (Госуслуги) для головного удостоверяющего центра.

Корневые сертификаты – это файлы, в которых указаны данные удостоверяющего центра, срок действия сертификата и способ шифрования.

К этому файлу обращается криптопровайдер, чтобы сформировать ЭП для электронного документа.

Настройка сертификата в целом простая процедура, однако заметим, что в данном случае используется не только решение на платформе 1С:Предприятие, но и программное обеспечение Windows. Настройку следует доверить специалистам по взаимодействию с системными программами.

Чтобы поместить ваш электронный сертификат, открытую часть ключа в хранилище, лучше всего использовать мастер импорта сертификатов. Также мастер импорта следует применить, если вам нужно сменить сертификат или удалить его.

Добавить новый сертификат в 1С-ЭДО можно именно таким способом. Обратите внимание, что электронная подпись работает только на той рабочей станции, компьютере или устройстве для которого сформирована лицензия.

Если у вас возникает необходимость поменять сертификат 1С-ЭДО, то это также можно сделать с помощью мастера импорта сертификатов.

Чтобы организовать работу электронной подписи на нескольких рабочих станциях необходимо приобрести несколько лицензий в удостоверяющем центре.

Нужно подключить 1С-ЭДО?

Быстро настроим документооборот с вашей 1С через любых операторов ЭДО. Бонусы с подпиской ИТС ПРОФ

от 3 200 ₽/год

Подробнее

Экономьте свое время с сервисами 1С

Не задерживайтесь на работе, 25 сервисов 1С помогут ускорить учет и сэкономить 20 ч/мес. Работаем по РФ

Бесплатно с ИТС

Подробнее

Как подключиться к 1С-ЭДО

После того, как установлен корневой сертификат и электронная подпись, необходимо включить в разделе администрирования возможность использования электронных подписей.

В том случае, если вы используете сервисы фирмы «1С», нужно указать, что обмен электронными документами пойдет через 1С-ЭДО.

Далее нужно использовать возможности по настройке подключения к сервисам электронного документооборота 1С-ЭДО, сформировать учетные записи для 1С-ЭДО и запустить тестовую диагностику (проверить сертификат ЭДО). Также нужно настроить параметры обмена электронными документами с контрагентами и между вашими организациями.

Как настроить роуминг в 1С-ЭДО

В решениях фирмы «1С» на платформе «1С:Предприятие» есть два варианта организации маршрутов подписания:

• Одной доступной подписью;
• Указание при создании документа.

Если у вас в сервисе 1С-ЭДО хранится одна подпись, то по умолчанию документ подписывается этой подписью. Если же подписей несколько, то вы можете задать маршрут подписания в сервисе 1С-ЭДО и указать, что нужно использовать порядок указания подписей при создании документа.

В случае указания этого порядка набор подписей для документа каждый раз будет загружаться из 1С-ЭДО, и вы сможете выбирать, какие подписи нужно использовать, чтобы подписать электронный документ.

Как подписать документ электронной подписью в 1С-ЭДО

Наконец, самое важное: для документов, которые могут быть использованы в электронном документообороте на форме документа появляется функция ЭДО.

Вы можете подписать документ с помощью этой кнопки и отправить уже подписанный документ в сервис 1С-ЭДО.

После того, как ваш контрагент или ваша организация получит документ, придет оповещение о том, что документ получен, а после того, как документ будет подписан – что документ подписан.

Как узнать состояние электронного документа в 1С-ЭДО

Состояние документа в электронном документообороте вы также можете посмотреть в меню ЭДО по ссылке Посмотреть электронный документ.

В электронном документе будет отображаться состояние, например, «На подписи» или «Подписан». Через настройку отправки будет видна учетная запись организации контрагента, формат электронного документа и настройка подписи по маршруту.

В этой же настройке отправки для электронного документа можно задать вариант ожидания извещения о получении, если это необходимо.

Если же отчеты не отражают ЭП при печати, то следует обратиться к специалистам WiseAdvice-IT Мы оперативно поможем вам настроить эту функциональность.

Использование ЭП в 1С

Практически все решения на платформе 1С:Предприятие 8 содержат в себе функционал по поддержке электронных подписей. В основном ЭП используют в решениях 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Документооборот, 1C:ERP.

Настраивать процесс обмена электронными документами для 1С-ЭДО можно практически для любого вида деятельности или любого предприятия. Особое внимание стоит обращать на настройку обмена документами между юрлицами в справочнике Организации.

Типовые решения и, в частности, сервис 1С-ЭДО разрабатываются с учетом многолетнего пользовательского опыта и актуальных изменений законодательства. Все нововведения ведомств в части развития электронного документооборота в России так или иначе отражаются в сервисе 1С-ЭДО.

Электронную подпись в рамках обмена документами с использованием сервиса 1С-ЭДО и других сервисов можно использовать:

• для взаимодействия с контрагентами и организациями;
• для взаимодействия с налоговыми органами;
• для участия в тендерах;
• во многих других направлениях.

Этот тот самый случай, когда решение хорошее, регламентированное и нет особой нужды вмешиваться в процесс обмена данными.

Если же возможностей сервиса 1С-ЭДО не хватает для решения ваших задач, то обращайтесь к нашим специалистам. Можно настроить электронный документооборот не только для ваших организаций, но и, например, для подразделений компании. Также можно разработать функционал, позволяющий подписывать задачи, которые пользователи ставят друг другу в рамках производственной деятельности.

Возможности обмена данными в электронном виде в решениях на платформе 1С:Предприятие широко представлены, нужно только уметь их использовать.