Бесшовная интеграция с 1С:Документооборот

Одним из ключевых факторов конкурентного преимущества предприятия служит наличие в компании отлаженных бизнес-процессов. Обработка соответствующей документации требует наличия в IT-ландшафте как учетных систем, так систем, направленных на автоматизацию документооборота и хранение корпоративной информации .

Бизнес-процессы могут быть как локальными в рамках системы документооборота (например, учет и обработка корреспонденции), так и сквозными, т.е начинаться в одной системе и завершаться в другой (например, учет и обработка договоров).

Оптимальным вариантом для реализации сквозных бизнес-процессов служит интеграция учетной системы и системы документооборота

Возможности бесшовной интеграции 1C

Библиотека интеграции с 1С:Документооборотом (далее – БИД) предоставляет возможность бесшовной интеграции учетных систем на платформе 1С:Предприятие 8 с 1С:Документооборотом. Использование БИД позволяет, в частности:

• Работать с данными 1С:Документооборота из интерфейса учетной системы;
• Использовать возможности 1С:Документооборота для организации бизнес-процессов (задачи исполнения, согласования, подписания, рассмотрения и т.д);
• Использовать почтовый клиент 1С:ДО и вести переписку по объектам учетной системы;
• Использовать ECM-систему как файловое хранилище;
• Вести учет трудозатрат из интерфейса учетной системы.

Для взаимодействия с 1С:Документооборотом из среды учетной системы БИД использует DMService – веб-сервис решения.

На примере использования конфигураций 1С:Документооборот 8 ред. 3.0 (далее ДО) и 1С:ERP Управление предприятием (далее ERP) мы рассмотрим, как осуществляется настройка бесшовной интеграции и какие возможности получают пользователи при её использовании.

Бесшовная интеграция 1С:Документооборота с 1С:ERP

• Работа с задачами и документами в окне учетной системы без необходимости открывать 1С:Документооборот;
• Создание документов в 1С:Документооборот на основании данных из учетной системы (здесь 1С:ERP);
• Создание документов и элементов справочников в ERP на основании данных из 1С:Документооборота;
• Установка связи между документами из 1С:Документооборота и 1С:ERP;
• Запуск обработки документов из окна учетной системы;
• Своевременное получение информации об изменении статусов документов после их обработки;
• Использование 1С:Документооборота в качестве хранилища данных.

На техническом уровне учетная система и 1С:ДО обмениваются данными при помощи веб-сервисов БИД. Это часть типовой поставки конфигурации, которая может быть опубликована с использованием любого веб-сервера, в том числе бесплатных MS IIS и Apache HTTP Server, без внесения изменений со стороны разработчика.

Веб-сервер можно назвать «основой» бесшовной интеграции, так как именно он отвечает за правильное функционирование связки ДО-ERP у конечного пользователя. Со стороны учетной системы также используется типовой функционал – Библиотека интеграции, при помощи которой в ERP отображаются данные из ДО: задачи, документы, маршруты обработки и др.

Обеспечивается работа сотрудника «в одном окне» без необходимости переключения между двумя разными системами

Некоторые функции, обеспечиваемые бесшовной интеграцией, выделяются из общего ряда, так как не требуют дополнительных настроек. Например, окно задач станет доступно пользователю уже сразу после установления связи между системами ERP и Документооборот.

В случае, если на предприятии планируется использовать 1C:ДО в качестве файлового хранилища, можно в нем выделить отдельную папку, и скан-копии документов из ERP будут перемещаться в базу Документооборота без необходимости создания новых объектов конфигурации.

Настройка бесшовки с 1С:Документооборот

В качестве демонстрационного примера были выбраны конфигурации 1С:Документооборот КОРП, редакция 3.0 (релиз 3.0.12.22) и 1С:ERP Управление предприятием 2 (релиз 2.5.15.49).

Процесс настройки бесшовной интеграции подразделяется на несколько шагов:

1. Установка веб-сервера.
2. Публикация баз ДО и ERP на веб-сервере.
3. Настройка подключения в базах ДО и ERP.
4. Настройка правил интеграции.

Расскажем подробнее о каждом шаге.

Видео эксперта

Настройка бесшовной интеграции 1С:ERP и Документооборот

Подробнее

Настройка бесшовной интеграции 1С:ERP и Документооборот

Подробнее

Установка веб-сервера

Для настройки бесшовной интеграции может использоваться любой веб-сервер, поддерживаемый платформой 1С. В нашем примере будем использовать Apache. Дистрибутив веб-сервера Apache (как для ОС Windows, так и для ОС Linux) можно получить на веб-сайте проекта.

Перед скачиванием дистрибутива следует убедиться, что вместе с основными компонентами платформы установлены и модули расширения веб-сервера.

Публикация баз ДО и ERP на веб-сервере

Чтобы опубликовать базы на веб-сервере, необходимо запустить 1С в режиме конфигуратора от имени администратора.

Зайдя в 1С:Документооборот под учетной записью пользователя с правами администратора, следует перейти в пункт меню Администрирование и из выпадающего списка выбрать Публикация на веб-сервере.

Пользователю нужно указать имя публикации, выбрать веб-сервер, установить каталог и кликнуть Опубликовать.

Убедиться в успешности публикации можно, открыв в окне браузера базу по адресу «http:// local_serv/do_corp/», где «local_serv» – имя компьютера или ip-адрес веб-сервера, а «do_corp» – каталог публикации (например, C:\inetpub\wwwroot\do_corp\).

Аналогичным образом происходит публикация базы ERP.

Настройка подключения в базах Документооборот и ERP

После публикации баз на веб-сервере необходимо осуществить их подключение друг к другу. В базе ДО следует перейти в раздел Настройка – Настройка интеграции.

В открывшейся форме после нажатия на кнопку Добавить интегрируемую систему появляется возможность:

• указать адрес, по которому опубликована база ERP (поле URL);
• внести данные от учетной записи пользователя ERP (поля Имя пользователя и Пароль);
• указать наименование системы, с которой происходит интеграция.

После ввода данных следует нажать кнопку Проверить подключение. В случае установления успешного подключения появится соответствующее сообщение. Далее требуется сохранить информацию об интегрируемой системе по кнопке Добавить.

Затем осуществляется настройка подключения со стороны ERP. Пользователь переходит в раздел НСИ и администрирование, где выбирает пункт Интеграция с 1С:Документооборотом.

В открывшейся одноименной форме в поле URL требуется указать адрес, по которому опубликована база ДО. Затем по ссылке Настроить доступ указать данные учетной записи пользователя ДО. В случае успешного подключения появится возможность установить флаг Интеграция с 1С:Документооборотом редакции 3.

Для всех пользователей ERP, которые будут работать с данными из Документооборота через учетную систему, потребуется настроить доступ к ECM-системе. На начальной странице необходимо воспользоваться командой Настроить доступ и указать учетные данные пользователя из Документооборота. Для подключения потребуется проводить аутентификацию 1С:Предприятия.

В случае успешного подключения на рабочий стол пользователя базы ERP можно будет вынести форму Мои задачи, аналогичную форме в конфигурации ДО.

Автоматизация на базе 1С:ERP

Комплексная автоматизация от ведущего партнера 1С. Оценка стоимости и сроков проекта бесплатно!

от 5 млн ₽

Подробнее

Автоматизация документооборота

Автоматизация внутреннего и внешнего документооборота, создание электронного архива, ЭДО в маркировке

от 500 тыс. ₽

Подробнее

Настройка правил интеграции

Правила интеграции служат для сопоставления данных при их передаче из системы в систему. Иными словами, при помощи интеграционных правил система «понимает», в какие реквизиты объекта в ERP записывать поступившие данные из ДО.

Изначально заполняются Правила загрузки данных со стороны Документооборота (скриншот ниже). Указывается объект ДО (как правило, вид документа) и объект в интегрируемой системе, между которыми будут передаваться данные (скриншот Создание правила загрузки данных).

В зависимости от того, будут ли передаваться данные из ERP в ДО, следует указать, каким образом соотносятся объекты в конфигурациях. Возможны четыре варианта заполнения данных:

1. Из реквизита объекта интегрированной системы. Позволяет выбрать значение реквизита из связанного объекта, относящегося к конфигурации ERP.
2. Из указанного значения. Позволяет выбрать значение, предусмотренное конфигурацией ДО.
3. Из выражения на встроенном языке. Позволяет реализовать сложную логику заполнения реквизита на основании данных из конфигураций путем программирования. Для написания выражения потребуется разработчик 1С.
4. Не заполнять. Оставить поле пустым. В случае необходимости, сотрудник, работающий с документом в системе, сможет заполнить реквизит самостоятельно.

После сохранения Правила загрузки данных система предложит создать связанное правило интеграции в ERP. Для удобства дальнейших настроек следует согласиться.

После этого необходимо перейти в базу данных ERP и донастроить созданное правило интеграции. Доступ к настройке правил осуществляется через меню Интеграция с 1С:Документооборотом.

В типовом функционале конфигурации ERP существуют аналогичные варианты заполнения реквизитов:

1. Из реквизита объекта 1С:Документооборота. Позволяет выбрать значение реквизита из связанного объекта, относящегося к конфигурации ДО.
2. Из указанного значения. Позволяет выбрать значение, предусмотренное конфигурацией ERP.
3. Из выражения на встроенном языке.
4. Не заполнять.

Пример использования бесшовной интеграции

Дальнейшее использование сотрудниками механизма бесшовной интеграции зависит от рабочих регламентов, установленных в организации. Допустим, что обработка договорного документа, инициируемого на стороне ДО, содержит этап создания связанного объекта в ERP сотрудником финансовой службы. Согласующие лица также работают в ERP.

Данные этапы должны быть включены в обработку договорных документов в явном виде.

После создания карточки документа в ДО ответственный сотрудник (например, менеджер) отправляет договор в обработку.

Сотруднику финансовой службы приходит задача по созданию связанного документа в ERP.

По кнопке Создать на основании пользователь создает элемент справочника «Договоры с контрагентами» в соответствии с ранее произведенными настройками интеграции. Информация из карточки договора в ДО попадает в документ в ERP. При необходимости сотрудник дозаполняет информацию.

После выполнения задачи обработка продолжается. Ответственные лица получают задачи на согласование. Из окна задачи они могут перейти в документ ERP и проверить все необходимые данные для вынесения решения.

На открывшейся форме доступна ссылка Документооборот, по которой пользователь может получить основную информацию о состоянии документа в ДО, а также в случае необходимости открыть карточку документа в конфигурации 1С:Документооборот.

Существует множество способов и возможностей использования бесшовной интеграции учетной системы с 1С:Документооборотом. Если у вас остались вопросы, обратитесь к нашим специалистам по сопровождению 1С за консультацией. Удачи в настройке!